10.4. Средства автоматизации создания документов
Поиск и замена фрагментов текста выполняются через меню Правка/Найти... или Правка/Заменить.... В обоих случаях открывается окно "Найти и заменить" с тремя вкладками: "Найти", "Заменить", и "Перейти". Последняя вкладка используется для быстрого перехода в указанное место документа. Наиболее часто используется вкладка "Заменить".
Замена позволяет автоматизировать процесс редактирования документа, например, удаления ненужных пробелов. Для этого следует в поле "Что:" вставить два пробела, а в поле "Заменить на:" – один пробел, и нажать "Заменить все". В специальном окне будет сообщено, сколько сделано замен. Если количество замен больше нуля, то повторно нажать "Заменить все" и т.д.
Организация переноса слов. Автоматический перенос слов в абзацах выполняется через меню Сервис/Язык/Расстановка переносов. В открывшемся окне следует установить флажок "Автоматическая расстановка переносов" и, при необходимости, отрегулировать ширину зоны переноса слов.
Вставка номеров страниц. Для вставки номеров страниц следует выполнить: Вставка/Номера страниц и в окне "Номера страниц" отрегулировать положение номеров. Номера автоматически помещаются в области колонтитулов, расположенные в верхней и нижней частях страниц. Высота области колонтитулов должна быть достаточной для размещения номеров. По умолчанию она равна 1,25 см.
Вставка оглавления.
Оглавление — это список помеченных элементов документа (чаще всего - заголовков) вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Наиболее простой способ создания заголовков — использование встроенных стилей.
Порядок создания оглавления
Выделите заголовок.
В поле "Стиль" панели "Форматирование" выберите стиль заголовка. Более широкий набор форматов дает обращение к меню Формат/Стиль.
Повторите пп. 1, 2 для других заголовков, включаемых в оглавление.
Поместите курсор в то место документа, где необходимо вставить оглавление.
Обратитесь к меню Вставка/Оглавление и указатели и откройте вкладку "Оглавление".
Выберите формат оглавления, установите флажок "Показать номера страниц" и нажмите "Ok".
Если документ редактировался после создания оглавления, то номера страниц в нем могут не совпадать с действительными. Оглавление необходимо обновить. Для этого его следует выделить и нажать клавишу F9.
Вставка указателей.
Указатель — это список понятий и определений со ссылками на страницы, на которых эти понятия встречаются. Создание указателя выполняется в два этапа: идентификация элемента текста, включаемого в указатель, и сборка всех отмеченных элементов.
1. Идентификация элемента указателя:
выделить слово или сочетание слов;
выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;
раскрыть вкладку "Указатель" в окне "Оглавление и указатели";
нажать кнопку "Пометить…";
в окне "Определение элемента указателя" установить метку "Текущая страница".
нажать кнопку "Пометить" — для включения в указатель только выделенного элемента или кнопку "Пометить все" — для включения в указатель всех элементов в документе, совпадающих с выделенным и закрыть окно;
2. Сборка указателя:
установить курсор в позицию начала указателя определений (если указатель дополняется, то установить курсор в раздел указателя);
выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;
на вкладке "Указатель" нажать кнопку "Пометить…";
в поле "Основной элемент" ввести текст отмеченного на этапе идентификации элемента (можно скопировать его через буфер обмена);
закрыть окно "Определение элемента указателя";
нажать клавишу F9 для обновления документа.
Вставка объектов.
Текстовый процессор Word имеет несколько встроенных программ, реализующих различные объекты в создаваемом документе. Доступ к ним осуществляется через Вставка/Объект... . Рассмотрим два наиболее популярных из них: построитель диаграмм и редактор формул.
Построение диаграмм.
Для построения диаграмм используется приложение "Диаграмма Microsoft Graph".
Выделите в таблице ячейки, данные в которых используются для построения диаграммы. Содержимое верхней строки и левого столбца выделенной области используется для надписей к засечкам на осях координат.
Через меню Вставка/Объект.../Создание в списке "Тип объекта" выбрать "Диаграмма Microsoft Graph", после чего будут выведены таблица с данными и диаграмма.
Задать надписи в таблице: надписи из первой строки появившейся таблицы используются для разметки горизонтальной оси, а из первого столбца — для легенды. Легенда — это поясняющий рисунок справа от диаграммы.
Отредактируйте диаграмму. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши по редактируемому элементу диаграммы — появится меню для его редактирования.
Завершите работу с "Microsoft Graph", щелкнув мышью в основном окне вне диаграммы.
Переместите диаграмму в нужное место документа и отрегулируйте ее размеры.
Работа с редактором формул.
Редактор формул "Microsoft Equation" является программой, которая устанавливается при инсталляции редактора Word по желанию пользователя. Редактор имеет большой набор математических символов и позволяет изображать достаточно сложные формулы. В отличие от редактора TEX, в котором формула сначала кодируется, а затем воспроизводится специальной программой, "Microsoft Equation" позволяет видеть формулу в процессе ее записи. После записи формулы ее размеры могут быть изменены как у обычного рисунка.
Для записи формулы необходимо установить курсор в нужное место и обратиться к меню Вставка/Объект/Microsoft Equation 3.0. При этом должны появиться рамка для ввода формулы и панель редактора формул, содержащая два ряда кнопок. Верхний ряд кнопок определяет палитру символов, нижний — палитру шаблонов. Завершение ввода формулы можно выполнить щелчком мыши вне поля ввода.
Рис. 10.2. Редактор формул
Общий порядок набора формул заключается в выборе требуемого элемента на панели редактора формул и его уточнении в появляющемся меню. Вписывание обычных символов выполняется с клавиатуры в обозначаемые поля. При переходе от одного поля к другому и при вводе новых полей необходимо следить за положением и величиной курсора. Например, курсор для обыкновенной дроби больше, чем для ее числителя или знаменателя. Таким способом показывается место для ввода очередного символа.
Вставка пробелов в формулах не может быть выполнена простым нажатием соответствующей клавиши. Различают несколько типов пробелов, которые имеются в палитре символов. Если пробелы приходится вставлять часто, то удобно пользоваться комбинациями клавиш, показанными в таблице 10.1.
Таблица 10.1
Тип пробела |
Клавиши |
Нулевой пробел |
Shift+<Пробел> |
Пробел 1 пт. |
Ctrl+Alt+<Пробел> |
Короткий пробел (1/6 часть длинного) |
Ctrl+<Пробел> |
Средний пробел (1/3 часть длинного) |
Ctrl+Shift+<Пробел> |