5 Індивідуальне завдання
5.1 Задача 1
5.2 Задача 2
Постановка задачі
Дослідити, які інформаційні системи використовуються для автоматизації ресторанів, барів, кафе, фаст-фудів (Приклади програмного забезпечення та призначення цих програм)
Дослідження
Використовуючи накопичений досвід автоматизації закладів громадського харчування, ми створили систему управління рестораном, в якій враховано побажання наших численних і вимогливих клієнтів.
Система покликана автоматизувати процеси роздрібного продажу продуктів і страв у ресторанах, кафе, барах, фаст-фудах та інших підприємствах громадського харчування. Програма істотно підвищує ефективність і зручність роботи персоналу.
Система автоматизації ресторану створена на базі програм «1С:Підприємство 8. Управління торгівлею для України» або «1С:Підприємство 8. Управління торгівельним підприємством для України», і дозволяє при необхідності швидко і недорого її допрацьовувати й адаптувати під потреби конкретного закладу або мережі.
Функціонал фронт-офісу. Система управління може працювати в режимі «ресторан» та в режимі «фаст-фуд».
Режим «Ресторан»
Автоматизація залу класичного ресторану. Замовлення складається офіціантом через POS-термінали, які розташовані в залі або на літньому майданчику. Замовлення починається з вибору столу. Після вибору страв інформація про замовлення відразу друкується в цехах приготування (кухнях) та місцях видачі (бар). Розрахунок проводиться через касира, який бачить всі не оплачені замовлення. Відвідувачу друкується гостьовий чек та, при потребі, фіскальний чек.
Режим «Фаст-фуд»
Автоматизація громадського харчування, їдальні, ресторану швидкого харчування. У такому закладі касир — основний оператор системи. Він заповнює замовлення, він же і проводить розрахунок. Основний критерій роботи — швидкість обслуговування.
Основні функціональні можливості продукту:
автоматичне оформлення замовлень від клієнтів із залу ресторану або бару з використанням номенклатурних позицій;
збереження "історії" зміни складу замовлення;
контроль стану замовлень у залах ресторану;
друк попередніх чеків без проведення через касу;
автоматичний друк сформованих офіціантами замовлень безпосередньо в місцях приготування;
пробиття чека за замовленням на фіскальному реєстраторі;
виконання повернень по пробитих чеках;
прийом готівкової та безготівкової оплати;
облік дисконтних карт і робота з різними видами знижок;
повний або частковий перенос товарного складу замовлення між столами і офіціантами;
закриття касової зміни з формуванням денних звітів про продажі в різних аналітичних розрізах;
збереження архіву пробитих чеків;
отримання звітності за результатами реалізації/списання товарів;
фіксація та аналіз підозрілих дій персоналу
Для полегшення візуального представлення стану ресторану офіціантами й менеджерами залів у конфігурації реалізовано графічну побудову карти столів.
Система повністю покриває завдання автоматизації залу:
реєстрація замовлення
розрахунок замовлення
друк на кухонні принтери
друк гостьових рахунків
фіскальний друк
дві форми обліку
дисконтна система
повний комплект звітів і т.п.
Інтерфейс розроблявся відповідно до побажань як рядового персоналу в залі ресторану, так і враховуючи потреби керівників різних ланок. Покликаний скоротити час на навчання нового персоналу, прискорити обробку замовлень і виключити ненавмисні помилки. Спеціалізовані ергономічні інтерфейси, адаптовані для використання з сенсорними панелями, дозволяють персоналу закладу швидко і зручно виконувати свої функції.
Торговельне обладнання
Володіючи гнучкими можливостями налаштування, продукт дозволяє реалізувати оптимальну конфігурацію робочих місць і торговельного обладнання. При цьому система управління торговельним обладнанням дозволяє з будь-якого робочого місця використовувати пристрої, підключені до різних комп'ютерів мережі.
До торговельного обладнання, яке може бути використане з конфігурацією, відносяться:
фіскальні реєстратори;
програмовані клавіатури;
Touch-Screen монітори (сенсорні дисплеї);
дисплеї покупців;
сканери штрих-кодів;
рідери магнітних карт;
рідери proximity карт;
кухонні принтери замовлень;
електронні ваги;
термінали збору даних;
планшети під управлінням операційною системою Android.
Функціонал бек-офісу.
Управління закупівлями
Функціональність підсистеми управління закупівлями забезпечує менеджерів інформацією, що необхідна для своєчасного прийняття рішень про поповнення товарних запасів та оптимізації
вартості продукції, яку закуповують. Підсистема призначена для планування закупівель і
формування замовлень постачальникам у відповідності до прийнятої стратегії поповнення складських запасів та роботи із замовленнями покупців. Підсистема автоматизує такі операції:
формування потреб і складання календарного плану закупівель;
контроль оплати і постачання товарів по замовленням;
коригування та закриття замовлень постачальникам;
моніторинг цін постачальників.
Передбачено складання плану закупівель за різними сценаріями. Плани закупівель можуть бути складені як по номенклатурних групах, так і по окремих позиціях номенклатури. При складанні плану закупівель можна враховувати обсяг продажів за попередній період, раніше складені плани закупівель, сформовані замовлення покупців. Для створення планів призначений помічник із планування.
Формування потреб відбувається на підставі аналізу оформлених планів закупівель, планів продажів та замовлень покупців. Потреби формуються на певну дату і підтверджуються у програмі за допомогою документів. При формуванні потреб враховується поточний залишок на складах. Таке планування дозволить закладу зменшити обсяг надлишкових запасів на складі і скоротити витрати на їх закупівлю.
Контроль оплати по замовленнях постачальників відбувається у відповідності із вказаною у документі датою оплати. У замовленнях постачальнику вказуються дати постачання товарів, на основі аналізу яких можна скласти графік постачання товарів.
Управління цінами та знижками
Відпускні і закупівельні ціни можна реєструвати у розрізі характеристик товарів, формувати одразу кілька типів цін одним документом. Конфігурація дозволяє реєструвати і порівнювати ціни постачальників, вибирати оптимального постачальника, мінімізувати затрати на поповнення товарних запасів. Порівняння цін різних контрагентів із власними цінами компанії передбачено у звіті «Аналіз цін». Для оперативного внесення змін цін реалізовано механізм автоматичного оновлення цін постачальників при реєстрації оприбуткування товарів. Можна автоматично визначати відпускні ціни на підставі цін постачальників та торгівельної націнки.
У програмі реалізована система знижок:
автоматичні та задані вручну знижки;
знижки по дисконтних картках;
призначення знижок ціновим групам товарів;
вказування періоду і часу дії знижки (дні тижня, нічні години тощо);
гнучкий підбір умов надання знижки: за сумою продажу, за кількістю певного товару, за видом оплати.
накопичувальна система знижок
Оперативний складський облік
У конфігурації реалізовано детальний оперативний облік товарів на складах, що забезпечує повний контроль товарних запасів підприємства у гуртовій і роздрібній торгівлі. Усі складські операції фіксуються відповідними документами – оприбуткування товарів, переміщення, реалізація, інвентаризація тощо. Є можливість вести облік товарів на багатьох складах. Підтримується облік товарів у різних одиницях виміру. Забезпечено окремий облік власних товарів і товарів прийнятих/переданих на реалізацію, товарів, прийнятих на відповідальне зберігання, а також облік зворотної тари.
У конфігурації передбачено також облік некондиційних товарів та можливість їх продажу зі знижкою.
Конфігурація дозволяє проводити інвентаризацію товарів на складах. За результатами інвентаризації автоматично розраховується різниця між обліковою і фактичною кількістю товарів, після чого оформляються документи списання (при виявленні недостач) чи оприбуткування (при виявленні надлишку товару).
Реалізована можливість оформлення оприбуткування, переміщення, реалізації і повернення товару по ордерній схемі, яка дозволяє розділити у часі моменти виписування первинних документів і фактичного оприбуткування/відпуску товарів на склад/із складу. Можливість буде корисною для підприємств, у яких робочі місця виписування первинних документів віддалені від місць зберігання товарів.
Можливість оформлення оприбуткування і реалізації товарів одним документом на
кілька/з кількох складів дозволить уникнути виписування зайвих документів. Можливість відключення контролю залишків товарів на складі буде корисна на початку ведення обліку на підприємстві.
Конфігурація дозволяє підрозділам підприємства (складам, торговим точкам) замовляти товари в інших підрозділів (внутрішні замовлення). При плануванні продажів і закупівель внутрішні замовлення обслуговуються нарівні із замовленнями покупців за тими самими алгоритмами. Виконанням внутрішнього замовлення є оприбуткування товарів на вказаний склад. Документ «Внутрішнє замовлення» можна оформити не тільки з метою переміщення товарів на певний склад, але і як замовлення на внутрішнє споживання підрозділами, тоді замовлення вважається виконаним при відпуску товару вказаному підрозділу документом «Вимога-накладна».
Облік затрат
У конфігурації передбачено облік різних видів непрямих витрат – на транспортування, зберігання, оплату акцизів та зборів, послуг як власних, так і сторонніх організацій тощо. Ці витрати можуть бути віднесені на собівартість товарів. Залежно від характеру непрямих витрат їх розподіл по товарних позиціях може відбуватись пропорційно вартості отриманих товарів, їх вазі чи кількості. Передбачено також розподіл витрат по різних статтях затрат та номенклатурних групах. У звітах можна відобразити динаміку зміни витрат по статтях затрат.
Касові та банківські операції
Конфігурація дозволяє реєструвати усі касові і банківські операції з виписуванням необхідних документів. При цьому передбачена можливість планування вхідних і вихідних платежів за допомогою документів «Заявка на витрату коштів» та «Плановане поступлення коштів». На підставі планових даних можна створити платіжний календар. При реєстрації платежу надається можливість рознесення оплати по кількох договорах, по раніше запланованих платежах чи заявках на витрати коштів. Надається можливість відправлення і отримання платежів за допомогою вбудованої системи Клієнт-банк. Гроші можуть бути розподілені по статтях руху грошових засобів.
Аналітичні звіти
У конфігурації реалізована система звітів, що являє собою потужний і гнучкий засіб для аналізу усіх аспектів торгівельної діяльності і товарообігу підприємства. Список звітів згрупований за призначенням: Продаж, Закупівлі, Запаси (склад), Грошові засоби тощо. Наприклад, у групі «Запаси» представлені звіти, які дозволяють переглянути залишки на складах, оцінити залишки товарів у цінах компанії, провести аналіз оборотності товару, визначити залишки товару, який знаходиться на реалізації, провести ABC та XYZ-аналіз товарів.
Користувач може отримати інформацію про стан складських запасів, замовлень, продажів, взаєморозрахунків у будь-яких аналітичних розрізах з потрібною деталізацією. Наприклад, можна отримати дані про продаж по регіонах, визначити динаміку продажів товарів за період з деталізацією по днях.
Користувач може задавати рівень деталізації, параметри групування та критерії відбору даних у звітах у відповідності до специфіки задач, які розв’язуються. Такі індивідуальні настройки (фактично – створені користувачем спеціальні звіти) можуть бути збережені для подальшого використання. У ряді звітів для більшої наочності передбачено графічне подання даних у вигляді діаграм, а також розшифровки показників.
Система має можливість в он-лайні вивантажувати дані з front-офісу в центральну аналітичну систему, що дозволяє робити оперативний аналіз роботи як окремих ресторанів, так і всієї мережі.
При використанні в якості базової програми «1С:Підприємство 8. Управління торгівлею для України» передбачена можливість обміну даними із програмою «1С:Бухгалтерія 8 для України».