Задание для самостоятельной работы:

Представьте сведения о сотрудниках, расположив наименования отделов в алфавитном порядке. Сотрудников, работающих в одном и том же отделе, сгруппируйте по датам приема на работу и далее по возрастанию оклада.

6. Подведение промежуточных итогов

Команда Данные⇒Итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Прежде чем подводить итоги, необходимо произвести сортировку списка соответствующим образом. OpenOffice.org Calc создает промежуточные и общие итоги. При выводе промежуточных итогов OpenOffice.org Calc всегда создает структуру списка; с помощью символов структуры можно отобразить список с нужным уровнем детализации данных.

Ниже рассмотрим пример, когда необходимо подсчитать для каждого отдела предприятия сумму окладов сотрудников.

Задание:

1. Активизируйте лист Итоги1. При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Итоги1, скопируйте на лист базу данных сотрудников.

2. Отсортируйте исходный список по полю Отдел.

3. Выполните команду Данные⇒Итоги.

4. В списке Группировать по в укажите поле Отдел рис. 13. Так как список был отсортирован по полю Отдел, то строки с одинаковым отделом располагаются непосредственно рядом друг с другом. Как только происходит изменение в поле Отдел, значит, информация о сотрудниках одного отдела закончилась, и далее следуют строки, касающиеся сотрудников другого отдела.

5. В списке Операция выберите Сумма – это операция, с помощью которой будут подводиться итоги (данные будут суммироваться).

6. В списке Добавить итоги по укажите поля Оклад и Годовой фонд зарплаты – по этим полям будут подводиться итоги.

7. Установите соответствующие флажки, как показано на рис. 13. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 13.

8. Результат подведения итогов приведен на рис. 14.

Рис. 14

9. Для того, чтобы просмотреть только промежуточные и общие итоги щелкните на кнопке (2-ой уровень списка), расположенной в верхнем левом углу списка. Ре­зультат представлен на рис. 15.

Рис. 15

10. Чтобы вернуть список в первоначальное положение, щелкните на кнопке 3 (3-й уро­вень списка).

11. Отобразите только общие итоги рис. 16.

Рис. 16

12. Разверните весь список. Исследуйте назначение кнопок 3 и -.

13. Сохраните файл.

Задание для самостоятельной работы:

1. На Итоги2 скопируйте базу данных с листа Ввод данных. При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Итоги2, скопируйте базу данных с листа Ввод данных.

2. Подведите промежуточные и общие итоги по полю Вид счета, определив суммарные значения взносов.

3. Примерный результат подведения итогов представлен на рисунке рис. 17.

Рис 17

4. Сохраните файл.

7. Функции баз данных в OpenOffice Calc.

Функции баз данных имеют обобщенное название Д-функции. Д-функции оперируют только с элементами диапазона, которые удовлетворяют заданным условиям.

У всех Д-функций один и тот же синтаксис:

=Д-функция (база_данных; поле; критерий)

• Аргумент база_данных задает весь список, а не отдельный столбец.

• Аргумент поле определяет столбец, в котором производятся вычисления (суммирование, усреднение и т.п.). Если формула с помощью мастера функций, при заполнении второго аргумента достаточно указать ячейку рабочего листа, в котором хранится имя соответствующего поля.

• Аргумент критерий задает диапазон критериев.