3. Заполнение штатного расписания
Штатное расписание является основным сводным кадровым документом в любой организации. В стандартном виде штатное расписание содержит список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет вести и сохранять историю изменений штатного расписания.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержится ряд отчетов, которые позволяют руководителю кадровой службы анализировать штатную структуру предприятия и ее состояние:
штатное расписание организаций;
штатная расстановка;
штатная расстановка организации.
Отчет Штатное расписание организаций позволяет получить целостную картину состояния штатного расписания, как по всему предприятию, так и отдельно по каждому юридическому лицу, входящему в состав предприятия, по следующим параметрам:
количество запланированных, занятых и вакантных ставок;
диапазон тарифной ставки;
вид тарифной ставки;
график работы;
валюта тарифных ставок;
дополнительные сведения о штатных единицах.
Рис.7 Штатное расписание организации
Рис.8 Унифицированная форма Т-3
4. Оформление документов по организации кадрового учета:
приказы о приеме на работу, о перемещении и об увольнении сотрудников, приказы о предоставлении очередного отпуска сотруднику,
командировочные удостоверения
Приём на работу сотрудника
Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 ).
Рис.9 Приём на работу
Рис.10 Приказ о приёме на работу
Перемещение сотрудников
Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма N Т-2), лицевом счете (форма N T-54), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
Рис.11
Кадровое перемещение
Рис.12 Приказ о переводе работника
Увольнение сотрудников
В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу о прекращении трудового договора с работником прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа о прекращении трудового договора с работником делается запись в личной карточке (форма N Т-2) и лицевом счете трудовой книжке, производится расчет с работником "Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником ".
Рис.13 Увольнение из организации
Рис.14 Приказ о прекращении трудового договора
Предоставление отпуска
Документ предназначен для ввода кадрового приказа по отпуску. Такой
документ отражается в личной карточке работника, однако начислений по
нему не производится до тех пор, пока не будет дополнительно проведен
документ Начисление отпуска на основании кадрового приказа. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
-В журнале Кадровые показаны установить указатель на соответствующий
документ Приказ по отпуску.
-В меню Действия выбрать пункт Ввести на основании.
-В диалоговом окне Выбор вида документа выбрать пункт начисления отпуска.
Рис.15 Отпуска организаций
Рис.16 Приказ о предоставлении отпуска
5.Заполнение в информационной системе документов по учету не выходов на работу по листу нетрудоспособности.
Документ регистрирует в системе факт отсутствия сотрудника на рабочем месте, связанный с обращением в лечебное учреждение.
Для создания нового больничного листа необходимо:
Открыть журнал документов Расчет зарплаты => Неявки => Больничные листы.
Нажимаем кнопку «Добавить».
Откроется форма документа больничный лист, которую необходимо заполнить.
Заполняем реквизиты:
Организация;
Серия и номер больничного листа;
Указываем месяц начисления (месяц в котором производится начисление, может не совпадать с периодом больничного);
Выбираем сотрудника;
Если вводится продолжение больничного листа, то отмечаем «Продолжение листка» и выбираем первичный больничный лист (средний заработок для расчета текущего больничного листа будет браться из первичного);
Указываем причину нетрудоспособности (перечень причин регламентирован и не редактируется в пользовательском режиме);
Заполняем период больничного, количество дней оплаты рассчитывается автоматически;
Процент оплаты заполняется в зависимости от стажа физического лица, но может быть откорректирован вручную;
Ограничение заработка заполняется в зависимости от стажа, но может быть откорректировано вручную;
Если у сотрудника за последние 2 года был заработок у других работодателей:
Отмечаем пункт «Учитывать заработок предыдущих страхователей»
Вводим документ «Справки других работодателей о заработке» (Расчет зарплаты => Неявки => Справки других работодателей о заработке) и при расчете среднего заработка он будет учтен
Нажимаем кнопку «Рассчитать».
Программа автоматически, на основании имеющихся данных заполнит закладку «Средний заработок» и рассчитает пособие по временной нетрудоспособности, их можно откорректировать вручную. После заполнения и расчета документ необходимо провести.
Рис.17 Неявка и болезни в организациях
Рис.18 Неявка и болезни