1. Текст документа та основні вимоги до нього

Текст - головний елемент документа. Підготовка текстової частини - одна з найголовніших операцій у документуванні і діловодстві в цілому.

Текст документа складається, як правило, з таких логічних елементів:

- вступ;

- докази;

- закінчення (висновки).

У вступі - зазначається причина, що призвела до створення документа, викладається історія питання і таке інше.

У доказі - суть питання (докази, пояснення, міркування, що підтверджуються цифровими викладками, посиланнями на закони і інше).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення - коли в тексті зазначається, яку конкретну дію має виконати адресат.

Пасивне закінчення - якщо текст містить в собі лише інформацію про певний факт, обставину.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів.

При прямому порядку за вступом розташовуються докази, пояснення і завершується текст певним висновком.

При зворотному порядку спочатку зазначається в тексті мета підготовки документа, а потім іде доказова частина.

Зміст документа може бути викладений у формі суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму використовують під час оформлення розпорядчих та довідково-інформаційних документів.

Анкета –це форма викладу тексту документа, за якої один об”єкт документа характеризується за певними ознаками.

Таблиця – форма подання тексту, в якому кілька об”єктів характеризуються за рядом ознак.

Текст службового документа може поділятися на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

2. Заголовок до тексту документа

Кожний офіційний документ, крім телеграм і телефонограм, а також документів, виготовлених на папері формату А5, повинен мати заголовок до тексту.

Заголовок до тексту полегшує розгляд і реєстрацію документа. Він повинен бути лаконічним, коротким, точно і повно розкривати зміст документа.

Заголовок починається із зазначенням управлінської дії та об'єкту, на який вона направлена, і, як правило, відповідає на запитання “Про що ?…” (наказ, лист) або “Чого?…”(протокол, акт).

Заголовок формулюється виконавцем (складачем документа) і його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту при довжині рядка у 28 друкованих знаків.

Друкується заголовок на бланку від нульового положення табулятора (від лінії лівого поля). В кінці заголовка крапка не ставиться.

3. Адресування документів

Документи адресують підприємствам, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. При цьому назва установи , її підрозділу вказується у називному відмінку. Наприклад:

Ірпінська об’єднана державна податкова інспекція

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до назви посади адресата.

Якщо документ посилають до кількох споріднених підприємств, установ, тоді адресат зазначається узагальнено.

Державні податкові

служби в Автономній республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі

У документі може зазначатися не більше чотирьох адресатів, при цьому слово “копія” не проставляється.

В разі направлення документа більш як у чотири адреси, складається список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До складу реквізиту “адресат” може входити і поштова адреса. При адресуванні документів юридичним особам поштова адреса зазначається після назви адресату.

Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у називному відмінку прізвищн, ім’я та по батькові одержувача (прізвище та ініціали), потім поштову адресу.

Реквізит “адресат” друкується на бланках у правому верхньому куті під загальними реквізитами бланка.