1.2. Ведення аналітичного і синтетичного обліку в «ПриватБанк »

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бугалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бугалтерського обліку.

Регістри синтетичного і аналітичного обліку операцій – це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, книг, журналів, виписок тощо.

Регістри синтетичного і аналітичного обліку повинні мати назву, період реєстрації операцій, прізвища і підписи або інші кодовані знаки, що дають змогу ідентифікувати осіб, які їх склали.

Бухгалтерські звіти здійснюються у бухгалтерських регістрах на постійній основі і повинні охоплювати усі господарські операції кожного операційного дня, які відносяться до періоду.

Бухгалтерські записи повинні виконуватись у такий спосіб, щоб під час періоду зберігання документів вони не змогли бути знищені, зіпсуті чи змінені.

Структурні підрозділи банку зобов'язані правильно застосувати принципи обліку для того, щоб забезпечити повне і вичерпне віддзеркалення фінансового та майнового результату.

Для забезпечення реальності величини фінансового результату:

– усі суттєві складові доходів і витрат обліковуються відповідно до принципу нарахувань.

–Банк створює необхідні резерви, пов'язує з ризиком банківських операцій. Принципи формування резервів регулюють окремі положення і документи.

 Ведення бухгалтерських регістрів полягає у:

– аналітичному обліку господарських операцій банку із застосуванням принципу подвійного запису з забезпеченням формування оборотно-сальдового балансу усіх аналітичних рахунків;

– позабалансовому обліку з деталізацією відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку;

– обліку усіх господарських операцій виключно на призначених для цього аналітичних рахунках, які визначені на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку. (6)

         Обов'язковими регістрами синтетичного та аналітичного обліку є:

– щоденний оборотно-сальдовий баланс;

– щоденний баланс;

– особові рахунки клієнтів та виписки з них;

– описи документів по виконавцях;

– особові рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

– касовий журнал;

– книга реєстрації відкритих рахунків;

– зведений меморіальний ордер переоцінки;

– реєстр документів по переоцінці за дату.

    Аналітичний облік здійснюється з деталізацією, визначеною нормативними вимогами НБУ, банку і полягає на щоденному реєструванні правильно оформлених і затверджених бухгалтерських документів на:

– поточний рахунок клієнтів;

– внутрішньобанківських рахунках;

– інших рахунках, визначених Планом рахунків бухгалтерського обліку.

        Синтетичний облік – це облік операцій однакової економічної суті на синтетичних рахунках, як балансових, так і позабалансових із застосуванням принципу подвійного запису з забезпеченням формування оборотно-сальдового балансу усіх синтетичних рахунків.

          Записи на синтетичних рахунках здійснюються автоматично, як сума здійснених попередньо аналітичних записів.

            На основі записів на окремих аналітичних рахунках в кінці кожного операційного дня друкується оборотно-сальодовий баланс. (11 с.67)

Підставою для бухгалтерського обліку операцій банку є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операцій, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення та можуть складатися у паперовій формі та/або у вигляді електронних записів (у формі, яка доступна для читання та включає можливість внесення будь-яких змін). У разі складання їх у вигляді електронних записів при потребі повинно бути забезпечене отримання інформації на паперовому носії.

Ведення синтетичного обліку забезпечується за допомогою рахунків ІІ, ІІІ, ІV порядків Плану рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України.

Основним регістром синтетичного обліку в банку є щоденний оборотно-сальдовий баланс. У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні залишки за активом і пасивом за кожним балансовим рахунком четвертого порядку з проміжним підсумком за балансовими рахунками третього та другого порядків (аналогічно і за позабалансовими рахунками). В оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків і загальний підсумок всіма рахунками установи банку. Правильність складання щоденного балансу оборотів та залишків контролюється рівністю дебетових і кредитових оборотів та залишків за активом і пасивом. Наявність такої рівності є обов'язковою умовою банківського дня. Щоденний оборотно-сальдовий баланс перевіряється і підписується керівником і головним бухгалтером банку або особами, які ним уповноважені.

Перевірка проведення документів здійснюється щодня на початку наступного робочого дня на підставі реєстру (описів) документів по виконавцях і первинних документів.

Відкриття (закриття) рахунків аналітичного обліку банку реєструються в книзі відкритих рахунків, який ведеться в розрізі балансових рахунків четвертого порядку та включає такі позиції щодо рахунку:

-номер особового рахунку;

-код валюти;

-найменування особового рахунку;

-код контрагента;

-найменування контрагента;

-дата відкриття рахунку;

-дата закриття рахунку.

Щоденна детальна інформація про здійснення банком операції відображається в основній формі аналітичного обліку – особовому рахунку. По кожному балансовому і позабалансовому рахунку відкривається рахунки аналітичного обліку. Віділення особових рахунків залежить від виду активу, зобов’язань і власногокапіталу з розподілом за контрагентами.

Особові рахунки поділяють реєстрації в спеціальній книзі, де для кожного балансового рахунку IV порядку відводяться окремі аркуші.В ній реєструються всі особові рахунки клієнтів.

Особові рахунки клієнтів складаються у 2-х примірниках, передруковуються за встановленими стандартами і вважаються вихідними докуиентами банків. Другий примірник особового рахунку є випискою з особового рахунку і призначений для видачі клієнту.До виписок з особових рахунків додаються документи (їх копії), на підставі яких зроблено записи за кредитом рахунку.

На документах, що додаються до виписок, проставляється штамп банку, який оформляє виписки з особових рахунків, а також календарний штамп дати проведення документа за особовим рахунком, якщо ця дата не співпадає з датою виписки документа.

При закриті рахунку в книзі проставляється дата і вказується причина закриття. Книга зберігається у головного бугалтера; зміни у реєстраційних записах можуть здійснюватись тільки з його дозволу.

Книга відкриття рахунків ведеться автоматизовано із забезпеченням можливостей отримання інформації на паперовому носії (в обов'язковому порядку на 1 січня) і збереження архіву з обов'язковим розрахуванням за станом на число звітного місяця змін, що відбулися протягом минулого місяця. Книга відкриття рахунків, яка роздруковується на паперовому носії, повинна бути пронумерована, прошнурована, засвідчена підписами керівника та головного бухгалтера банку, скріплена відбитком печатки банку та зберігається в головного бухгалтера або його заступника у вогнетривкому сейфі. При веденні Книги з використанням машинних (електронних) носіїв інформації повинно бути забезпечено збереження інформації та її захист від несанкціонованого доступу. Книгу відкриття рахунків банк вести у розрізі окремих балансових рахунків або структурних підрозділів служби бухгалтерського обліку. Кожна підсистема з реєстрації відкритих рахунків та обліку окремих операцій (цінні папери, кредити, депозити, основні засоби, тощо) повинна давати повну інформацію за рахунками цих підсистем і включати їх до загальних даних банку.

У разі закриття рахунків в Книзі проставляється дата закриття рахунку. Номери закритих рахунків не можуть бути присвоєні новим клієнтам банку.

Головний бухгалтер контролює правильність ведення Книги відкритих рахунків.

Внесення змін у Книзі відкритих рахунків може здійснюватись тільки з дозволу головного бухгалтера або його заступника.

Відбитком печатки установи Банку засвідчуються підписи відповідальних осіб. Для засвідчення підписів різних посадових осіб залежно від їхньої компетенції використовуються різні печатки відповідно до Положення про порядок виготовлення, зберігання і використання печаток і штампів «ПриватБанку».

   Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер назви особи, яка підписала документ. При цьому відбиток печатки не повинен закривати підпису, який цією печаткою засвідчується.

   Відбиток печатки ставиться лише на підписані документи. Ставити відбиток печатки на не підписані документи категорично забороняється.

   Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів „Згідно з оригіналом”, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, ініціалів та прізвища, дати засвідчення. Відмітку про засвідчення проставляють нижче підпису.

   Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа та номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

   Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання, слова „До справи”(без лапок), номер справи, у якій документ зберігатиметься, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

   Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

   Відмітка про надходження(реєстрацію) документа до установи Банку містить такі дані: скорочену назву установи, дату(за потреби годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа. Відмітка про надходження проставляється у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надходження документа доцільно ставити за допомогою штампа.

   Документи в установах Банку виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки. Окремі внутрішні документи(заяви, пояснювальні записки і т. ін.), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом. (13 с.145)