1. Личные документы.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления - реализация или защита своих интересов. Основные виды заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная).

Реквизиты личного заявления:

1) наименование адресата (расположено в правом углу листа с отступом в треть строки); оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица – в дательном падеже;

2. именование заявителя: Ф.И.О. (адрес, телефон – при адресации от частного лица в организацию) употребляются в родительном падеже без предлога и располагаются под адресатом;

3. наименование жанра документа (пишется в середине строки с маленькой буквы и с точкой);

4. текст заявления, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;

5) список документальных приложений (если они есть);

6) подпись заявителя ставится внизу справа;

7) дата ставится слева.

Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя – в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чьё заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время распространен второй вариант оформления именования адресата – без предлога.

Оформление третьего реквизита документа – наименование жанра – также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает и тот и другой варианты: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово Заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления – дата – может оформляться либо тремя парами арабских цифр (25.05.06.), либо развернуто (25 мая 2006 г.).

Ключевое слово этого жанра документа – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до вашего сведения… Ввиду того, что… В связи с тем, что… Прошу Вашего разрешения… прошу дать ответ… Прошу оказать содействие… Прошу принять меры…

Образец:

Декану физико-математического

факультета Волгоградского

государственного университета

проф. Кузнецову Ю. Н.

студента VI курса

группы ФМ – 403

Иванова В.А.

з а я в л е н и е.

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за летнюю экзаменационную сессию в связи с тем, что в период сессии я должен буду пройти курс лечения в санатории. Ксерокопию путевки в санаторий прилагаю.

20.05.05. Подпись

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и иных платежей, на получение корреспонденции, на распоряжение автотранспортным средством и пр. Официальная доверенность выдается организацией своему представителю на получение денег, совершение сделок, товарно-материальных ценностей и т. д.

Расположение реквизитов доверенности:

1. наименование документа пишется в центре строки;

2. место и дата написания документа с красной строки (цифры пишутся прописью);

3. текст начинается с красной строки;

4. подпись документа – справа;

5. удостоверительная подпись, скрепленная печатью организации.

Иногда дата написания доверенности указывается слева после текста документа, например, 16 апреля 2006 г.

Образец:

Доверенность

г. Саратов, двадцать пятое марта две тысячи шестого года

Я, Иванова Ольга Ивановна, проживающая по адресу: г. Саратов, ул. Советская, д. 50, кв. 39, паспорт: серия 6545, № 184024, выдан 31.02.98 ОВД Ленинского района г. Саратова, доверяю Волкову Дмитрию Петровичу, проживающему по адресу: г. Саратов, ул. Вольская, д. 34, кв. 51, паспорт серия 6393, № 456897, выдан 23 марта 2000 г. УВД Октябрьского района г. Саратова, получить в кассе Социально-экономического университета причитающуюся мне заработную плату за февраль и март две тысячи шестого года.

О. И. Иванова

Подпись преподавателя Ивановой О.И. удостоверяется

(дата)

(печать)