Логіка організації документообігу

Робочий процес поділяється на завдання — окремі неподільні етапи виконання роботи. Співробітники виконують завдання згі­дно своїх посадових інструкцій, у певній послідовності.

Виконання завдання супроводжується потоком інформації: фіксуються параметри виконання завдання (як мінімум, факт йо­го виконання для сигналу до початку наступного завдання. Для кожного завдання вказується термін, опис та інші параметри. По­тім для кожного завдання вказують необхідні для його виконання вхідні дані та інформація, яка повинна бути внесена за результа­тами виконання даного завдання, тобто вихідна інформація.

Ці дані можуть зберігатись як у виді окремих параметрів, так і у виді самостійних документів. В результаті в організації форму­ється інформаційний потік, пов'язаний із виконавцями та їх фун­кціями. Шаблони та екземпляри документів зберігаються у елек­тронному архіві.

Спроектовані бізнес-процеси містять послідовність виконання завдань та інформацію, яка передається між учасниками, інструкції з порядку операцій з фінансовими та матеріальними ресурсами.

Поняття «бізнес-процес» — ключове поняття так званої про-цесної моделі управління. Наведемо кілька його взаємодопов­нюючих визначень.

Визначення 5

Бізнес-процес

Це сталий інформаційний процес (послідовність робіт), який відноситься до виробничо-господарської діяльності організації. Він містить ієрархію взаємоповязаних функціональних дій, які реалізують одну (або кілька) з бізнес цілей компанії у інформаційній системі компанії (напр., управління, аналіз випуску продукції, при чому під продукцією слід розуміти товари, послуги, рішення, документи).

Визначення 6

Визначення 7

Як приклад, можна навести такі бізнес-процеси у системі до­кументообігу:

• реєстрація і опрацювання вхідних і вихідних документів;

• підтримка внутрішнього документообігу;

• формування і виконання доручень;

—повний цикл узгодження документів, робота з угодами.

Бізнес-процес «Реєстрація і опрацювання вхідних документів» складається з послідовності дій: «зареєструвати документ» (секре­тар) — «направлення на резолюцію» (секретар) — «накладання ре­золюції» (керівник) — «спрямування до виконавця» (керівник) і т. д.

Опис бізнес-процесу складається з опису його операцій та з опису умов переходу між операціями

До опису бізнес-процесу включають інформацію:

• про виконавця операції;

• про опис завдання, яке повинен виконати виконавець;

— про типи об'єктів, над якими виконується операція.

Опис умов переходу між операціями містить дані про:

• початкову операцію;

• наступну операцію;

• умову переходу.

Таким чином, одержують єдину систему, у якій здійснено ін­теграцію співробітників та інформації (документа): кожен вико­навець у заданій послідовності одержує і виконує завдання, на вході одержує необхідну для виконання інформацію і вносить ре­зультати виконання.

Організаційна структура документаційного забезпечення управління

Визначення 8

Служби документаційного забезпечення управління можуть мати різні назви — управління справами, відділ діловодства, від­діл документаційного забезпечення управління, загальний відділ, секретаріат, служба управління документацією та ін. Назва служ­би документаційного забезпечення управління не має принципо­вого значення.

Структура служби документаційного забезпечення управлін­ня залежить від обсягу документообігу, від технології роботи з секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати за­ступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

• канцелярія (експедиція, бюро реєстрації, копіювально-множильне бюро);

• відділ листів (скарг);

• відділ впровадження технічних засобів вдосконалення до­кументообігу;

• архівдокументами і може бути представлена, наприклад, такими підрозділами.

Деякі з цих підрозділів можуть існувати як самостійні струк­тури або об'єднуватись у межах інших структур.

У невеликих організаціях служба документаційного забезпе­чення управління як самостійний структурний підрозділ може не існувати— роботу з документами виконує секретар керівника або інша спеціально призначена особа.

Основними завданнями служби документаційного забезпечен­ня управління є:

• забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації у відповідності з діючими нормативами;

• вдосконалення форм і методів роботи з документами з ура­хуванням автоматизації діловодних процесів.

У відповідності із завданнями служба ДЗУ виконує такі функції:

• функції, пов'язані з документуванням управлінської діяль­ності:

• розробка бланків документів і забезпечення їх виготовлення;

• забезпечення стенографування, копіювання та тиражування документів;

• контроль за якістю підготовки і оформлення документів, а також за дотриманням встановленої процедури узгодження і за­свідчення документів;

• функції, пов'язані з організацією роботи з документами:

• встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу організації);

• опрацювання документів, які надходять в організацію, і ви­ходять з неї;

• реєстрація у облік документів, що надходять в організацію, виходять з неї, а також внутрішніх документів;

• організація інформаційно-довідкової роботи з докумен­тами;

• попередній розгляд документів;

• контроль за виконанням документів;

• систематизація документів, підготовка номенклатури справ, забезпечення зберігання і використання документів;

• підготовка і передавання справ до архіву організації, орга­нізація роботи архіву;

• забезпечення захисту інформації;

• організація роботи із зверненнями громадян.

• функції, пов'язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами:

• розробка і доопрацювання нормативних і методичних до­кументів організації з діловодства;

• проведення робіт з уніфікації документів;

• методичне керівництво і контроль за дотриманням вста­новлених правил роботи з документами у структурних підроз­ділах;

• підвищення кваліфікації працівників організації і їх консу­льтування з питань документування і організації роботи з доку­ментами;

• розробка і впровадження нових форм і методів роботи з до­кументами, вдосконалення документообігу організації, автомати­зації документаційного забезпечення управління.

У 1974 р. у Єдиній державній системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР) був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловод­ства залежно від обсягів документообігу. Відповідно, організації поділяють на такі категорії:

1 категорія — організації з обсягом документообігу більше 100 тис. документів на рік;

2. категорія — організації з обсягом документообігу від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

3. категорія — організації з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

4 категорія — організації з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

Таблиця 2

РОЗВИТОК ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ

СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Обсяг документообігу, тис. док. на рік	Організаційні форми служби ДЗУ
менше 10	Один-два секретарі керівника організації
від 10 до 25	Служба організаційно оформлюється; виділяється група працівників, відповідальних за окремі ділянки роботи (спеціалізація співробітників)
від 25 до50	Створюється підрозділ, який включає кілька ділянок роботи (опрацювання і реєстрації документів, контроль за виконанням, ведення архіву та ін.)
від 50 до 100	Більш розвинута структура, в межах якої організаційно оформлені всі основні ділянки роботи; підви­щується спеціалізація співробітників; як самостійна ділянка (один або кілька співробітників) виділяється організаційне регулювання і вдосконалення системи документаційного забезпечення управління, в тому числі, на основі автоматизації
більше 100	Складна нестандартна структура служби документаційного забезпечення управління, яка залежить від специфіки роботи організації і її структури (іє­рархічна, територіально розподілена) і використан­ня автоматизованих систем