Этапы работы

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

3. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь­ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанав­ливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

4. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При на­личии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Мicrоsоft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже пере­ключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис.8) с основными элементами базы данных.

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

• Выделите имя таблицы.

• Нажмите клавишу [Delete].

• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 9.

• Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появит­ся пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

• Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Пере­именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

• Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Формат - Пере­именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Преподаватель и нажмите кла­вишу [Enter].­

• Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке - Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная груп­па ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадаю­щего списка.

• Щелкните по кнопке - Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя табли­цы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы.

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

• Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – Переименовать поле. Данные возьмите из табл. 3.

Таблица 3

Старое название	Новое название
Поле 1	Код
Поле 2	Фамилия
Поле 3	Имя
Поле 4	Отчество
Поле 5	Год рождения
Поле 6	Школа
Поле 7	Класс
Поле 8	Учебная группа

• Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке . На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку - Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество - текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа - чис­ловые. С полем, Учебная группа разговор особый. Его тип ­числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, зна­чения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свой­ствах поля следует указать, что здесь имеет место подста­новка по следующей схеме: выберите закладку Подстанов­ка, тип элемента управления - Поле co списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показа­но на рис. 10.

• Сохраните изменения, щелкнув по кнопке .

• Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке - Схема данных.

• В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема дан­ных, появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

• Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля. Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Груп­пы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учеб­ные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 11.

• Включите значок Обеспечение целостности данных. Это не­возможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

• Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

• Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Спи­сок, в которой стояли соответствующие номера групп.

• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-мно­гим». Схема данных представлена на рис. 12.

• Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем пра­вом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

• Заполните ее записями из табл. 4.

Таблица 4

Учебная группа	Преподаватель
101	Верзаков С.А.
102	Белоусов А.И.
103	Масалова В.А.
104	Новикова Е.В.
105	Зачесова Т.П.

• Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

• Выберите закладку Формы.

• Щелкните по кнопке Создать.

• Появится диалоговое окно (рис. 13), в котором следует выбрать Автoформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.

• Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, пред­ставленная на рис. 14.

Замечание. Значения кнопок работы с записями:

• - переход к первой записи;

• - переход к предыдущей записи;

• - переход к следующей записи;

- переход к последней записи;

• - добавление новой записи.

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

• Заполните базу данными, представленными в табл. 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю произ­водится клавишей [Таb], [Eпter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учеб­ная группа выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 5

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
1	Чернова	Кристина	Ивановна	1984	1	9	101
2	Терещенко	Инна	Алексеевна	1983	3	10	102
3	Истратов	Максим	Владимировна	1984	5	9	103
4	Бондарь	Ольга	Петровна	1983	1	10	104
5	Новоселова	Алексей	Иванович	1984	3	9	105

• Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закрой­те форму.

• Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

• Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.

• Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Исправьте учебные группы на 201,202,203,204,205.

• Сохраните таблицу

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что значения групп изменились.

• Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).

• Согласитесь с проверочным вопросом.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201 .

• Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

1) таблицу Список на экране;

2) таблицу Группы на экране;

3)Форму Список на экране.

Зaдaнue 11. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

Выполните команду Файл - Выход.

Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утверди­тельно.