8. Понятие учета архивных документов и его основные принципы.

 

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

· подсчет количества документов в архиве;

· регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­них» учетных документах архива;

· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управле­ния архивным делом субъектов федерации;

· составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представ­ление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­щих принципов:

· централизации учета - регламентация взаимодействия Феде­ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­нящими документы государственной части АФ РФ, и собствен­никами документов негосударственной части АФ РФ;

· унификации учета - преемственность учета архивных докумен­тов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

· динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­ражено в учетных формах;

· полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

· архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция);

· единица хранения;

· отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

· государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

· государственных музеев и библиотек;

· научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

· структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов);

· негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Практически организация учета представляет собой утомитель­ный процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета.

К внутренним документам относится:

· книга поступлений

· список фондов

· лист фонда

· архивная опись

· дело фонда.

Документы централизованного государственного учета

· паспорт архива органи­зации

· паспорт государственного архива

· карточка фонда

 

9. Обеспечение сохранности архивных документов.

 

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­териально-технической базы хранения документов (здания и по­мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ранный).

Требования к зданиям и помещениям архива:

· архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;

· не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений;

· архив должен быть представлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;

· помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход;

· в помещении архива не должно быть газовых и водонесущих труб;

· в помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, а рубильники - распола­гаться вне помещений хранилищ.

Световой режим:

· постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

· естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;

· для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

· документы хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п;

Температурно-влажностный режим:

· бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 ^oС и относительной влажности воздуха 50 - 55%;

· черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;

· документы на магнит­ных лентах и дисковых носителях должны хранится при температуре 15 - 20 °С и влаж­ности воздуха 50-65%;

· в помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности;

· температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим:

· архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

· обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

· при проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

· Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;

· вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке;

· обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище.

· хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­лические шкафы и др;

· расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­лажами, параллельными стене;

· расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

· документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­лярах, пакетах и т.д.