2. Ввод и редактирование данных

Чтобы заполнить таблицу «Маршруты», нужно ее открыть – дважды щелкнуть по ее значку в окне БД. Новая таблица состоит из одной пустой записи. При вводе данных пустая запись смещается в конец таблицы. При вводе данных СУБД Access сверяет их с заданным типом данных и в случае несоответствия выдает предупреждающее сообщение (рисунок 8).

После заполнения таблицу нужно закрыть с помощью кнопки Х, которая находится в правом верхнем углу окна таблицы. Занесенные данные при этом автоматически сохраняются в таблице.

Рисунок 8 – ввод данных в таблицу «Маршруты»

Для  редактирования данных в таблице БД в режиме таблицы необходимо открыть таблицу, а для этого в окне базы данных надо дважды щелкнуть на требуемой таблице. На экране появится таблица БД в режиме таблицы.  Данные в таблице можно просматривать, перемещаясь по ней с помощью клавиш перемещения курсором, клавиш Tab, Enter, Shift+Tab или воспользоваться манипулятором мышь.

Редактирование данных в таблице БД осуществляется аналогично редактированию данных в таблице документа MS Word (рисунок 9).

Рисунок 9 – Редактирование данных

3.Связывание таблиц

Логические связи  устанавливаются между одноименными полями таблиц базы данных. Связь данных в одной таблице с данными в других таблицах осуществляется через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

Связывание таблиц осуществляется посредством кнопки «Схема данных»

на панели инструментов в разделе «Работа с базами данных».

Результат связывания таблиц в базе данных «Автомобильные и железнодорожные перевозки выглядит следующим образом (рисунок 10):

Рисунок 10 – Схема данных

4.Модификация структуры таблиц

Модификация самой структуры БД включает в себя возможности расщепления, объединения таблиц; изменения ключевых полей и структуры связей между таблицами.

Объединим таблицу «Автомобильные перевозки» и таблицу «Железнодорожные перевозки» в одну таблицу «Автоперевозки и Ж/д перевозки» со следующими полями:

• № маршрута

• Место отправления

• Дата отправления

• Время отправления

• Место прибытия

• Дата прибытия

• Время прибытия

Для этого посредством конструктора запросов выполняем команду «Создание таблицы» на панели инструментов, вписываем название новой таблицы и выбираем необходимые поля в поле QBE и выбираем «Выполнить» на панели инструментов конструктора.

Свяжем новую таблицу с таблицей «Маршруты» посредством ключевого поля «№ маршрута» (рисунок 11).

Рисунок 11 – Связывание объединенной таблицы с таблицей «Маршруты»

5. Создание форм

Форма в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов. Форма ускоряет работу с базой данных.

Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать forms, а также новые типы форм и функциональные возможности.

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД (рисунок 12). Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Для создания главной кнопочной формы и её элементов необходимо перейти в закладку «Работа с базами данных» и выбрать пункт панели «Диспетчер кнопочных форм». Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога, в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Рисунок 12 – Окно главной кнопочной формы

Рисунок 13 – кнопочная форма «Ввод и редактирование данных»

Рисунок 14 – кнопочная форма «Запросы»

Рисунок 15 – кнопочная форма «Отчеты»