График документооборота

Как следует из норм статьи 6 Закона N 129-ФЗ и пункта 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 06.10.2008 г. N 106н, документооборот является одним из элементов учетной политики, правила которого также утверждаются в ее составе. При разработке правил документооборота организации используют рекомендации, изложенные в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105 (далее - Положение N 105). Как следует из Положения N 105, основными этапами документооборота являются:

- создание (получение) первичных бухгалтерских документов;     - принятие их к учету;     - обработка;     - передача в архив.

    Движение документации на каждом из перечисленных этапов регламентируется специальным графиком движения документов. График документооборота следует утверждать не в составе учетной политики, а отдельным приказом руководителя. В самой учетной политике достаточно лишь отметить, что движение документации осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным руководителем. В этом случае компания получит возможность его корректировки по мере необходимости, в отличие от изменений, вносимых в учетную политику, которые могут применяться фирмой только со следующего финансового года.

    Фактически график документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию.    Положением N 105 определено, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации.

    Оформить график можно в виде таблицы, схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.         Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника - исполнителя графика движения документов.

3. Документы строгой отчетности

Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности: денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.

    Использование бланков документов строгой отчетности при оказании услуг населению освобождает организацию и индивидуального предпринимателя от применения контрольно-кассовой техники в своей предпринимательской деятельности, что проявляется в виде значительной экономии Однако в отличие от кассового чека, который формируется автоматически, бланки документов строгой отчетности требуют соответствующего порядка и правил заполнения.      В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели вправе осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи им бланков документов строгой отчетности.

     Порядок регулирования расчетов при использовании бланков строгой отчетности установлен Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 359 (далее - Положение N 359).

    Фактически Положение N 359 разрешило организациям и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим расчеты без применения контрольно-кассовой техники, разрабатывать самостоятельно бланк строгой отчетности в соответствии с требованиями законодательства за некоторым исключением. Исключение касается бланков строгой отчетности, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2009 г. N 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом".

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению (далее - бланки).

Законодательством установлен особый порядок приобретения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет "Денежные документы" и хранению в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).

Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.

Несоблюдение способа изготовления бланка, например печать его на принтере в заполненном или незаполненном виде, не делает документ недействительным, однако изготовленным на бланке строгой отчетности он не признается.

К бланкам строгой отчетности относятся также квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке до момента выдачи под отчет.

Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге по учету бланков. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).