Составление номенклатуры дел

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дал, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения (рис. 37).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "1". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора

3- коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание (переписка);

- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по основной деятельности);

- слова "копии", если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Составление заголовков типа "Разная переписка", "Документы по общим вопросам" не допускается.  В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например, "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.".

      В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. Для каждого дела в графе 4 по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т. п.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.