1. Установление стандартов 2. Сравнение результатов и стандартов 3. Оценка результатов и осуществление корректирующих действий
Обратная связь
Изменение стандартов
Исправление отклонения
Поддержание существующего положения
Рис. Этапы процесса контроля
О
Ш
И
Б
К
И
П
Р
О
Ц
Е
С
С
А
К
О
Н
Т
Р
О
Л
Я
Неполнота информации
Контроль по случаю
Контроль вдогонку
Невозможность корректирующих действий
Тотальный контроль
Несамостоятельность персонала
Контроль из недоверия
Ухудшение морально-
психологического климата
Контроль ради наказания
Не информирование о результатах контроля
Рис. 81. Ошибки процесса контроля
Классический менеджмент предлагает менеджерам следующие рекомендации по эффективному контролю:
контроль должен рассматриваться как позитивная деятельность, необходимая для сосредоточения людей, времени и средств на выполнение организационных задач;
поддерживать и осуществлять самоконтроль со стороны подчиненных;
сосредотачивать контроль на результатах работы, а не на деятельности вообще или внешнем виде и привычках подчиненных;
внедрять стандарты воспринимаемые сотрудниками;
устанавливать жесткие, но осуществляемые стандарты;
вознаграждать за выполнение стандарта;
регулярно переоценивать и перепроверять отклонения, установленные в ходе контроля для того, чтобы убедиться, что контроль необходим, а результаты соответствуют ситуации;
привлекать подчиненных для разработки методов осуществления контроля;
учитывать как позитивные, так и негативные отклонения в работе, помнить, что они неизбежны;
остерегаться подчиненных, которые сопротивляются контролю, своевременно наблюдать за ними, разъяснять его необходимость, включать их в процесс контроля с целью снижения предконфликтной ситуации.
избегайте чрезмерного контроля.
Анализ как функция управления
Термин «анализ» (от гр. апаlуsis — разложение) традиционно предполагает мысленное или реальное разделение объекта на элементы, части, что позволяет упростить познание объекта. Анализ – деление предмета или явления на составные части для последующего их изучения их внутренней сущности, определения значения и роли каждой составляющей. Анализ — это метод научного исследования путем разложения предмета на составные части или мысленного расчленения объекта посредством логической абстракции. Анализ неразрывно связан с синтезом (объединением частей в целое) и чаще всего выступает синонимом научного исследования как такового.
Анализ — это функция управления, использующая средства и методы изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик объектов исследования по установленным критериям и показателям для определения состояния этих объектов, их особенностей и тенденций изменения.
Главная цель анализа — создание условий для развития организации, а это требует сосредоточения на угрозах внешней среды, недостатках и слабых сторонах управляемой системы, процессов управления, личностей руководителей и др. Анализ – расчленение, разделение на части, представление объекта познания в виде схемы, конструкции из элементов - позволяет вскрывать причины фактов и явлений, отделять их от следствий. Схема анализа очевидна: объект или явление декомпозируется на более мелкие элементы, которые анализируются, а после изучения каждого из них производится синтез, то есть восстанавливается общая картина познанного объекта или явления. Однако качество анализа зависит от учета системных свойств его объекта, то есть от того, насколько декомпозиция соответствует природе и внутренним связям объекта и его целенаправленности.
Анализ результатов. Любая проблема обнаруживает себя как несоответствие «того, что есть» «тому, что требуется». Поэтому сначала следует ответить на вопрос: «Каким требованиям должны удовлетворять результаты работы организации?» Эти требования задаются в социальном заказе или результатах поставленных целей организации.
Затем требования социального заказа или результаты поставленных целей организации сравниваются с тем, что преприятие реализует в действительности, выделяются пункты, по которым существуют наиболее значимые несоответствия, и тем самым определяется совокупность проблем для решения.
Анализ производственного процесса. Продолжая анализ проблем, необходимо дать конкретные ответы на вопрос, из-за каких недостатков производственного процесса существует расхождение результатов и требований социального заказа (результатов поставленных целей), и указать степень несоответствия («сильно», «средне», «слабо»).
Анализ условий. Здесь предполагается ответить на вопрос: «Недостатки каких условий являются причинами дефектов производственного процесса?» (Кадры, научно-методическое обеспечение, материальная база, управленческая деятельность, ресурсы и т.д.)
Завершая анализ, необходимо выделить перечень недостатков, устранение которых является наиболее актуальным.