7. Книжні слова

К.с. – не закріплені за певною вузькою сферою вживання, за певним видом писемного мовлення слова. Широко використовуються у всіх стилях. До них належать слова, що виражають загальнонаукові поняття і вживаються не в вузькому термінологічному значенні, а в широкому.

При виборі між книжними і розмовними словами, перевага надається книжним словам, бо вони однозначні і висловлюють бажаним чином емоції того, хто укладає документ.

Відтінок книжності може бути різним, від ледве відчутного, до виразного.

8. Іншомовні слова

І.с. вживаються, коли їх не можливо замінити укр. словами. В документації вживаються лише ті і.с., які одержали міжнародне визначення, або не мають еквівалента в нашій мові.

До міжнародних належать фінансові терміні, поштово-телеграфного звязку: банк, бланк.

Правила вживання:

і.с. повинно бути необхідним. Не слід вживати і.с. як терміні, а як загальновживані слова;

вживати точно в тому значенні, з яким воно запозичено;

не рекомендується в одному документі вживати на позначення одного поняття і запозичене, і власне мовне слово.

9. Графічні скорочення та абревіатури

Г.с. – в усній мові вимовлюються повністю і скорочуються на письмі. Стандартні скорочення значень метрічних мір пишуться без крапки. Інші скорочення пишуться з крапками на місці скорочення. В графічних скороченнях зберігається написання великих та малих літер, дефісів, не скорочуються слова на голосну літеру, якщо воно не початкове. При збігу двох однакових приголосних, скорочення робиться після першого. При збігу двох і більше приголосних, скорочення можна робити як після першого, так і після останнього.

Види скорочення слів:

для зорового сприйняття – не мають граматичного оформлення, пишуться маленькими літерами: і д.т., до н.е.;

для вживання в усній і писемній формі – пишуться без крапок і мають граматичні форми: а) назви документів; б) назви посад; в) офіційні форми звертання; г) офіційні назви організацій; д) в планово-обліковій документації: ЗДУ, СНД.

Назви ПУО, утворені з частин слів, пишуться з великої літери, якщо це стосується одиничних установ. Складноскорочені назви, утворені з початкових букв власних і загальних імен.

З малої літери пишуться слова, що є родовими назвами: міськрада.

Складноскорочені слова утворені від загальних назв, які функціонують як звичайні слова (такі слова відмінюються): вуз, неп.

10. Основні риси офіційно-ділового стилю

О.-д.с. задовольняє потреби сус-ва в документальному оформленні різних актів державного, економічного життя і ділові стосунки між людьми.

Риси:

о.д.с. – це послідовність, точність, обєктивність оцінок, що грунтується на логічній основі;

о.д.с. відзначається зростаючою стандартизацією мови, масової документації;

суворі вимоги до лексики, широке використання термінології, відсутність діалектизмів, жаргонів;

синтаксис ділового стилю вимагає прямого порядку слів.

Порушення: 1) використання деяких мовних засобів, властивих іншим стилям мови; 2) вживання нестандартних скорочень.

Підстилі: інформаційний, дипломатичний, законодавчий, адміністративно-канцелярський.

11. Документ. Класифікація документів

Д. – основний вид ділової мови, засіб організації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної дійсності та розумової діяльності людей. Д. сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого ПУО.

Д. використовується як джерело і носій інфо і має правове значення.

Д. має бути достовірним, переконливим, відредагованим і оформленим.

Вимоги:

придатність до тривалого зберігання;

видаватися повноважним органом, або особою у відповідності з її компетенцією;

не повинен суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам;

складається за встановленою формою;

бездоганна оформленість.

Діловодство (справочинство) – діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Класифікація:

за спеціалізацією:

загальні; з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансових питань.

за походженням:

внутрішні; зовнішні. (2 ред – службові і приватні).

за напрямком:

вхідні; вихідні.

за джерелом виникнення:

первинні; вторинні.

за формою:

стандартні; індивідуальні.

за технікою відтворення:

рукописні; механічні.

за секретністю:

для службового користування; секретні; цілком секретні.

за терміном виконання:

звичайні; термінові; дуже термінові.

за складністю:

односкладні; складні (з додатками).

за стадіями створення:

оригінали; копії.

за термінами зберігання:

постійного зберігання (75); тривалого зберігання (понад 10); тимчасового (до 10).

за структурними ознаками:

стандартні; нестандартні.

Кожен вид документа має свої особливості, але за функціональним призначенням їх можна розділити на такі групи:

організаційні (положення, статут, інструкція, правила) – документи, що закріплюють функції, обовязки та права органів протягом тривалого терміну;

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, службові довідки, телеграми, телефонограми) – переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них. Вони містять інфо про фактичний стан справ в закладах. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обовязкові для виконання;

розпорядчі (положення, інструкція) – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність в певній ПУО на підставі документа;

з кадрово-контрактових питаннь – документи, що містять інфо про особовий склад ПУО, зафіксованого в заявах про прийняття, звільнення, в наказах про особовий склад, характеристиках, автобіографіях.

особові офіційні (пропозиції, доручення, розписки) – документи, за допомогою яких громадянин висловлює свої пропозиції, прохання, скарги, передає повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, закріплюють свої права перед державними установами.