Проектування автоматизованої інформаційної системи
Техніко-економічних показників приймальної комісії навчального закладу
Приймальна комісія - це матеріальна база матеріально технічного постачання. Від того, наскільки воно буде добре організовано, оснащене і економічне, у вирішальній мірі залежить діяльність як системи матеріально-технічного постачання і збуту, так і усього господарства. Тому знання сучасних проблем приймальної комісії, причин їх виникнення і шляхів рішення, набуває первинного значення. Необхідно враховувати, що приймальна комісія є найважливішим чинником в економії матеріальних і трудових ресурсів. Вивчення і освоєння нових шляхів розвитку приймальної комісії також є найважливішою стороною матеріально-технічного постачання. Процес управління приймальної комісії знаходиться в стані постійного динамічного вдосконалення, що відбивається на розвитку науково-технічної бази і створення умов, для прискорення науково-технічного прогресу, зростання продуктивності праці, підвищення якості продукції.
Діяльність приймальної комісії
Діяльність приймальної комісії, як було сказано вище, умовно можна розділити на: організацію умов зберігання, оформлення документів. Розглянемо ці завдання послідовно.
Організація умов зберігання
Організація зберігання документів або папок повинна чітко дотримуватися. Документи належить розміщувати по секторах або на стелажі так, щоб його можна було легко знайти, на кожну партію документів прикріпляється спеціальний ярлик, на якому вказується що це за документ або папка, дата здачі в приймальну комісію. Між стелажами повинен строго дотримуватися прохід три метри оскільки, це належить по техніці безпеки і по пожежній безпеці.
Оформлення документів
Оформлення документів відбувається вручну у міру вступу документів до приймальної комісії або видачу документів з приймальної комісії. При оформленні документів заповнюються: журнал ведення документів, заповнюється картка архівного обліку.
1.3.Пропозиція по автоматизація приймальної комісії
На основі аналізу задач приймальної комісії можна стверджувати, що багато процесів при ручній технології займають значимі витрати труда, а як наслідок часу. Ці витрати можна виразити як допоміжні засоби на заробітну плату персоналу, що виконує відповідну роботу. Безсумнівно деякі процеси предметної області вдосконалена в процесі багатолітній роботі приймальної комісії, оптимальні і їх автоматизація не приведе к бажаному результату. Отже, автоматизація приймальної комісії володіє такими властивостями як облік великої кількості інформації, а також виконує такі задачі як:
автоматизація обліку документів та папок.
Так як автоматизації підлягають області, що займають великі витрати часу на їх підготовку то використання комплексу технічних засобів разом з відповідною інформаційною системою автоматизації дозволить значно знизити час що необхідний для отримання інформації а як наслідок результатом автоматизації буде економія засобів на заробітну плату персоналу. Крім того можна підкреслити значне зниження можливості зустріти помилкові данні, що вираховуються за складністю алгоритму, що досягаються використанням ЕОМ.