3.32.2.2. Рекомендуемые документы

К документам, которые работодатель вправе, но не обязан издавать (утверждать) можно отнести следующие.

1. Личное дело.

Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например для государственных гражданских служащих (ст. 42 Закона N 79-ФЗ).

Если организация создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью, акционерного общества, то работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел работников самостоятельно. Если в организации они ведутся, то это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям (проведение аттестации, сокращение штата, численности, направление на переобучение, обучение) получить максимально большой объем информации о каждом работнике в кратчайшие сроки.

2. Коллективный договор.

Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 5, 8, 15). Как правило, документ разрабатывается в организациях при наличии первичного профсоюзного органа. Согласно ст. 50 ТК РФ коллективный договор подлежит уведомительной регистрации. Такой договор хранится в организации постоянно (ст. 576 Перечня типовых управленческих архивных документов).

3. Должностная инструкция.

В ней конкретизируется трудовая функция работника. Оформлять должностную инструкцию необходимо в виде приложения к трудовому договору, т.е. как его неотъемлемую часть. Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, предписывающей обязательное наличие должностной инструкции, поэтому если трудовой договор содержит сведения о трудовой функции, то должностная инструкция необязательна.

Индивидуальная должностная инструкция работника хранится в организации 75 лет (ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов).

4. Положение о порядке прохождения испытания.

Такой документ позволит установить, например, порядок составления документов, подтверждающих успешное (неуспешное) прохождение работником испытания при приеме на работу, или определить условия, при выполнении которых работник считается справившимся с испытанием. Положения организации по месту их разработки и утверждения хранятся постоянно (ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов).

5. Положение о структурном подразделении.

Этот документ не является обязательным, но его наличие в организации позволяет разграничить полномочия между подразделениями одного работодателя и определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений. На основании ст. 55 Перечня типовых управленческих архивных документов положения о структурных подразделениях организации имеют постоянный срок хранения.

3.32.2.3. Основания для издания документов

Как правило, перед утверждением, принятием в организации локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения) между подразделениями организации ведется переписка или направляются проекты документов для согласования тех или иных положений, которые являются основанием для принятия окончательного решения работодателем.

В качестве оснований можно привести следующие:

а) для положения - проекты, докладные записки, предложения, отзывы;

б) для приказа о приеме на работу - трудовой договор;

в) для приказа о применении дисциплинарного взыскания - докладная, акт о нарушении, требование предоставить объяснение причин, объяснения работника;

г) для приказа об отпуске - график отпусков или заявление работника;

д) для приказа о премировании - положение о премировании, трудовой договор, служебные записки, документы, отражающие производственные показатели, и др.;

е) для приказа о расторжении трудового договора - заявление работника или соглашение сторон, приказ о сокращении штата (должности), уведомление работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, медицинское заключение или иные документы;

ж) для приказа о выплате материальной помощи - заявление работника, локальный нормативный акт, устанавливающий правила, условия, размер выплаты;

з) для приказа о привлечении к сверхурочной работе - уведомление о привлечении к такой работе с подписью работника о согласии или, например, докладная записка руководителя подразделения о необходимости выполнения сверхурочной работы без согласия работника;

и) для приказа о переводе работника - дополнительное соглашение к трудовому договору, справка, например, медицинской организации, решение суда и др.;

к) для приказа о направлении работника в командировку - служебное задание и др.

Сроки хранения документов, которые являются основанием для издания приказов, различны. Например, служебные задания о командировании работников хранятся 5 лет, а если работник командируется в долгосрочную зарубежную командировку - 10 лет. График предоставления отпусков, на основании которого издается соответствующий приказ, хранится один год (ст. ст. 669, 693 Перечня типовых управленческих архивных документов).