2. 2. Розміщення бази даних

Таблиці бази даних, а також інші об'єкти Access - форми, запити, звіти, макроси і модулі, побудовані для цієї бази, і впроваджені об’єкти розміщуються на диску в одному файлі бази даних, який має розширення .mdb. Це спрощує технологію ведення бази даних та її перенесення на носіях.

2. 3. Способи створення таблиць

Вибравши в головному вікні бази даних (див. рис.1) вкладку Таблицы, отримаємо можливість створювати нові, модифікувати або переглядати існуючі таблиці (праворуч кнопки Открыть, Конструктор и Создать). Натиснувши кнопку Создать, отримаємо можливість вибрати спосіб створення нової таблиці (див. рис. 2).

Рис. 2. Способи побудови таблиць у вікні Новая таблица

2. 4. Створення таблиці в режимі Конструктора

У головному вікні бази даних на вкладці Таблицы натискають кнопку Создать. У вікні Новая таблица слід вибрати пункт Конструктор і натиснути ОК.

У вікні бланку Конструктора таблиці, що відкрилося, послідовно вводять імена полів, тип даних і опис (у верхній частині бланку); у нижній частині бланку встановлюють властивості поля (див. рис. 3).

Рис. 3. Вікно Конструктора таблиць

Спочатку вводять ім’я поля, потім у наступних графах вводять тип даних і опис. При активізації відповідного рядку в графі Тип данных у правій частині вибраного рядку з’являється значок випадаючого списку (квадратик з чорним трикутником вершиною вниз); клацанням миші по квадратику відкривається список і вибирається потрібний тип поля. У правій графі верхньої частини вікна Конструктора вводиться опис полів.

Встановлення властивостей поля здійснюють клацанням миші в полі вводу Свойства для його активізації, після цього здійснюють або вибір зі списку, або введення необхідних параметрів.

У області Свойства поля слід звернути увагу на пункт Маска ввода. Вона прискорює і спрощує введення однотипних даних. Для її створення краще користуватись відповідним майстром, який викликається натисненням кнопки в кінці рядка (з’являється після активізації цього рядка:

Наприклад, використання маски дозволяє при введенні номерів телефонів у відповідне поле таблиці обмежитись вводом лише цифр номера. Для міст з тризначним кодом перші дві цифри коду замінюються пробілами.

Для визначення ключового поля (див. п. 2.6) в таблиці виділяють потрібне поле, клацнувши ЛКМ ліворуч від імені поля (або кількох полів у випадку, якщо ключ складний) та натискають кнопку Ключевое поле на панелі Конструктора (або вибирають цей пункт у контекстному меню). Ознакою встановлення ключа є зображення ключа ліворуч від імені поля.

Для того, щоб переконатися, що система автоматично сформувала унікальний індекс для ключа, слід клацнути на кнопці Индексы на панелі інструментів або виконати послідовність команд меню Вид\Индексы. Індекс первинного ключа має ім’я Primary key, у стовпці Имя поля перелічені імена полів, які складають індекс. Індекс ключового поля є завжди унікальним та не припускає порожніх полів у записах.

Для збереження створеної структури таблиці виконують команду Файл\Сохранить та у вікні Сохранение вводять ім’я таблиці згідно до отриманого завдання. Створена таблиця з’явиться у списку об’єктів на вкладці Таблицы.

Для переходу в Режим таблицы слід натиснути кнопку Вид на панелі інструментів Конструктора таблиць. Якщо таблиця закрита, її вибирають у вікні бази даних та клацають на кнопці Открыть.

У таблицю вводять записи згідно до задачі, яка розв’язується. Вводять ключ та інші обов’язкові поля, цього достатньо для створення та збереження запису, інші поля можуть бути введені на будь-якому етапі роботи з таблицею. Запис зберігається при переході до іншого запису.

2. 5. Створення таблиці в режимі таблиці

У головному вікні бази даних на вкладці Таблицы натискають кнопку Создать. У вікні Новая таблица вибирають пункт Режим таблицы.

MS Access |відкриває вікно заготовки таблиці (20 стовпчиків на 30 рядків) зі стандартними установками імен і типів полів;

Для перейменування поля таблиці, в вікні Таблица 1:таблица слід клацнути правою клавішею миші на напису Поле1; заголовок поля виділяється кольором, у ньому з’являється маркер точки вводу; ввести нове ім’я поля згідно до умови задачі. У кожен стовпчик Поле № вводять імена полів згідно до отриманого завдання. У таблицю вводять записи згідно до отриманого завдання. Вводять ключ та інші обов’язкові поля, цього достатньо для створення та збереження запису, інші поля можуть бути введені на будь-якому етапі роботи з таблицею. Запис зберігається при переході до іншого запису.

Перехід від поля до поля здійснюється натисканням клавіші Tab або за допомогою маніпулятора “миша”; по закінченню вводу імені поля натискати клавішу Enter;

Зберігають таблицю, клацнувши на кнопці Сохранить у панелі інструментів вікна таблиці. MS Access виведе вікно діалогу Сохранить как… Ввести ім’я таблиці і натиснути ОК.