Створення однотабличної форми за допомогою майстрів
Типовий макет форми може бути легко отриманий за допомогою таких майстрів Access, як Майстер форм чи Автоформа .
Майстер форм може створювати форму для однієї таблиці або для декількох взаємозалежних таблиць. Майстер дозволяє користувачу задати, які поля включати у форму, а також вибрати стиль її оформлення.
Найпростіша форма на основі тільки однієї таблиці може бути легко створена вибором одного з режимів Автоформы : Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная Автоформа: табличная. Форма В столбец є однозаписовою, а форми Табличная і Ленточная — багатозаписовими. Вони розміщують усі поля в одному рядку.
Команди Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная й Автоформа: табличная створюють для заданої таблиці форми, що відрізняються від форм, створюваних майстром тим, що включають усі поля таблиці і не надають можливості вибору стилю оформлення. Ці команди, не вступаючи в діалог з користувачем і не відображаючи форму в режимі конструктора, виводять її на екран у режимі форми, тобто заповнену значеннями з таблиці.
Форму, створену майстром, також, як і форму, створену будь-якою командою Автоформа, можна відредагувати відповідно до вимог користувача. Редагування виконується в режимі конструктора форм.
Конструювання однотабличної форми
Для конструювання форм у Access використовується Конструктор. Режим конструктора форм можна використовувати як для створення нової форми, так і для редагування раніше створеної форми, у тому числі за допомогою майстра.
Розглянемо області й елементи форми в режимі конструктора (рис.2). Форма в режимі Конструктор форм має три області: Заголовок формы, Область данных і Примечание формы, що можуть бути утворені по команді меню Вид | Заголовок/примечание формы.
Рис 2. Загальний вигляд форми в режимі Конструктора
Області форми можуть містити різні графічними елементи (елементи управління, див. рис 3).
Рис. 3. Панель елементів управління
Графічні об'єкти, зв'язані з записами таблиць і призначені для відображення даних якогось поля, називаються елементами управління. Основними типами елементів управління є: Поле, Поле со списком, Список. Тип елемента управління, вибраний для поля, за замовчуванням визначається у властивостях поля таблиці даних, з яким зв'язане поле форми. Задається ця властивість при визначенні типу даних поля в режимі конструктора таблиць на вкладці Подстановка.
Вибір елемента управління виконується клацанням ЛКМ на його значку в Панели элементов, після цього наступним клацанням у полі форми відмічається місце, де він повинен бути розташований.. Разом з елементом в полі форми вставляється його приєднаний надпис. За замовчуванням він стандартний. Редагуючи властивості елемента управління (доступ до властивостей відкривається через контекстне меню) можна надати елементу управління більш змістовний підпис.
Основними елементами оформлення форми є текстові написи та рисунки (в даній роботі не розглядаються).
Для створення в формі текстових написів слугують елементи управління Надпись и Поле. В якості напису можна задати довільний текст. Елемент Поле відрізняється тим, що у ньому відображається вміст одного з полів таблиці, на якій побудована форма, тобто при переході від запису до запису текст буде змінюватись.
Графічні об'єкти, не зв'язані з таблицями чи запитами, призначені, насамперед для створення макета форми і містять написи полів (користувацькі назви реквізитів), впроваджувані об'єкти, їхні написи, заголовки. Інформація про ці елементи зберігається в макеті форми.
У формі можуть бути передбачені кнопки управління для різних цілей, наприклад:
переходу до інших записів у таблиці, що переглядається;
роботи з записами (додати, дублювати, відновити, видалити, зберегти);
роботи з формою (відкрити, закрити, фільтрувати, обновити).
Як форма в цілому, так і кожний з її елементів має свої властивості, які можна переглядати і коригувати. Властивості елемента дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місце розташування у формі, режим введення/виводу, прив'язати до елемента вираз, чи макрос програму.
Конструювання нової форми починається з порожньої форми і цілком покладається на користувача.
При створенні нової однотабличної форми визначається таблиця БД, на основі якої створюється форма, вибираються поля таблиці, що повинні бути представлені у формі, здійснюється їхнє розміщення в макеті форми, створюються поля, що обчислюються, й інші графічні елементи (кнопки, перемикачі, елементи оформлення, пояснювальний текст, рисунки). Для настроювання різних елементів форми використовується типовий набір їхніх властивостей.
При редагуванні раніше створеної форми необхідно перейти в режим конструктора форм. У цьому режимі можна виконувати всі зазначені вище дії для створення нових елементів, а також видалення елементів форми їхньої зміни. Зокрема, можна змінити текст написів, місце розташування, розмір, шрифт і інші параметри відображення елементів форми.