6.2. Структура и общая характеристика документопотоков

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток (поток документированной информации) - это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий признак.

Документопотоки различают:

1. по направлению,

2. по отношению к управляемому процессу (объекту).

1) По направлению документопотоки делятся на:

• Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня.

• Вертикальные потоки, связывающие организации различных уровней:

• восходящие потоки - это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

• нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

2) По отношению к управленческому объекту они делятся на:

• входящий документопоток (поступающие в учреждение документы);

• исходящий документопоток (отправляемые документы);

• внутренний документопоток поток (внутренние документы).

Наличие трех документопотоков свойственно не только учреждению в целом, но и структурному подразделению, управленческой функции, автоматизированной системе (подсистеме, задаче), отдельному виду работы и т.д.

Каждый из документопотоков характеризуется определенной направленностью, составом и количеством движущихся документов.

Входящий документопоток несет исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий и включает в себя:

• документы вышестоящих органов управления, директивные указания, нормативные и методические акты. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, решения, приказы, указания, поручения, инструктивные письма и т.д.;

• документы от подведомственных учреждений, организаций и предприятий содержат сведения о выполнении распорядительных действий, отчетные сведения о своей деятельности. К таким документам относятся: отчеты (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативные докладные записки, акты; заключения, справки и т.д.);

• документы от несоподчиненных учреждений, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним: письма (информационные, рекламные, гарантийные, договорные), запросы, предложения и т.д.;

• предложения, заявления и жалобы граждан;

• запросы депутатов.

Входящие документы образуют три направления движения:

• руководству организации,

• руководству структурных подразделений

• непосредственно специалисту.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы (вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам).

Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления и не выходящие за его пределы. К внутренним документам относятся: организационные, распорядительные, информационно-справочные (протоколы, акты, докладные записки и т.д.), а также плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава. Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными, что влечет за собой наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.