II.Практична частина дипломної роботи

1.Описання апаратного забезпечення секретаря

Організація робочого місця секретаря керівника формується з аналізу змісту його діяльності, вимог ергономіки, гігієни і психофізіології и направлена на проектування оптимальної організації робочого місця.

Приблизний перечень оргтехніки и комп’ютерних засобів, застосованих в роботі секретаря:

1) засобі малої оргтехніки (письмові принади: ручки, папір, олівці, ластики и т. д.);

2) засоби складання та виготовлення текстових документів (комп’ютер, диктофон, принтер, сканер, при необхідності – друкувальна машинка);

3) засоби обробки паперових документів (скріплюючи машини, ріжуче обладнання, адресоване обладнання, машина для знищування документів);

4) засоби збереження та пошуку документів (картотеки різних типів, шафи та полки, сейф);

5) засоби зв’язку (телефон, радіотелефон, радіо, телетайп, факс, мережна плата для локальної мережи засоби оперативної диспетчерського зв’язку, електронна пошта, модем);

6) копіювальні засоби та апарати;

7) шредер для оперативного знищення секретної інформації

8) офісні меблі та обладнання.

Засоби малої оргтехніки необхідні при любому рівні автоматизації роботи секретаря. Ручки та олівці у секретаря повинні бути у практичному стані, папір із запасом, так як у відвідувачів, членів наради їх може не буди в потрібний момент, а технічне забезпечення переговорів та нарад – його посадовий обов’язок.

В засобах складання та створення текстових документів усе найчастіше на перше місце виходить комп’ютер, навіть при дуже маленькому документу-обміну. Створені з його допомогою документи мають естетичні більш наглядний вид завдяки різних шрифтів та кольорового оформлення, що не може не відобразиться на документі та допомагає створити гарі враження автора документа.

Диктофони незамінні в разі, коли необхідно безшумне та точне відображення звукової інформації.

Сканер – зручний пристрій для вводу в комп’ютер великої кількості текстової та графічної інформації, а також документів в систему автоматизованого документообороту.

2.Покрокове створення наказу

Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керівник установи, так і будь-який структурний підрозділ. Керівник може доручити підготовку проекту наказу одному чи кільком структурним підрозділам, а також окремим посадовим особам, діяльність яких стосується питань, що порушуються в наказі, або пов'язана з його виконанням.

Якщо ініціатором підготовки наказу є структурний підрозділ (посадова особа), то необхідність його видання має бути обґрунтована в доповідній записці. Рішення керівника про доцільність підготовки наказу виражається резолюцією на документі, що ініціює його видання. Керівник зазначає також строк, до якого має бути підготовлений проект наказу.

Якщо проект наказу зачіпає інтереси різних підрозділів установи, то за рішенням її керівника для підготовки документа створюється тимчасова робоча група з представників цих підрозділів.

Для розроблення проектів спільних наказів, якщо питання стосується широкого кола установ, можливим є створення робочих груп (комісій), залучення вчених та досвідчених фахівців.

Для того що створити наказ нам потрібно дотримуватись таких інструкцій:

1.Визначити тему питання, з якого планується видати наказ, збирання та аналіз відповідної інформації

2.Відкрити на комп’ютері текстовий редактор (меню пуск – програми – текстовий редактор)

3.Підготувати проект наказу

4.Підписання створеного наказу

5.Доведення наказу до виконавців