2. Складання і оформлення окремих видів розпорядчої документації

2.1. Наказ

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази.

Наказ це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів i директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу. За призначенням розрізняють накази із загальних питань і з особового складу. Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів. Найповніше уявлення про них дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що протікають в організації, на підприємстві. Реквізити ініціативного наказу такі: назва організації і документа, дата, місце видання, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження.

Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої частин. Перша містить такі елементи: вступ (вказується причина видання наказу); доведення (переказуються головні факти); висновок (викладається мета видання наказу). Починається констатуюча частина словосполученнями: У зв'язку. Згідно із. Відповідно до. Для виконання. З метою.

Другу – позначають словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку. Вона складається з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія, термін виконання і відповідальний за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним і відповідати обсягу намічених робіт. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташовувати нижче підпису керівника.

Проект наказу погоджують із заступником керівника установи -- куратором питань, що порушені у ньому, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу. Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту наказу вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

У наказах, що видаються на виконання ухвал вищих організацій, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього дають посилання на номер, дату і найменування нормативного або розпорядчого документа. Перед підписанням у керівника проект наказу додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань. Текст повинен бути підготовлений в наказовій формі і вміщувати інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).

Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису наказу він може надавати своєму заступнику в межах його компетенції. Зразок наказу із загальних питань.

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом. Відміна наказу стосується тільки майбутнього, анулювання ж скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.