2. Работа с файлами

В Microsoft Office 2010 принят формат файлов, впервые использованный в Microsoft Office 2007. Этот формат основан на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2010, как и в Word 2007, сохраняются с расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса " x " или " m " к привычному расширению. Суффикс " x " указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс " m " - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2010 имеют расширение docx.

Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с версиями Word до 2003 года. Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов.

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Word. При открытии в Word 2010 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2010 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.

Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2010 будет невозможно.

3. Редактирование документа Word

Клавиши и переводят курсор на один символ вправо или влево, а клавиши и - на одну строку вниз или вверх. Клавиши Home и End переводят курсор в начало или конец строки, клавиши Page Up и Page Down - на высоту экрана вверх или вниз.

Комбинация клавиш Ctrl + переводит курсор на одно слово вправо, а Ctrl + - на одно слово влево. Ctrl + переводит курсор к началу следующего абзаца, а Ctrl + - к началу текущего абзаца. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up переводит курсор на следующую страницу, а Ctrl + Page Down - на предыдущую страницу (нужно отметить, что эти комбинации клавиш клавиатуры не всегда работают именно так). Комбинация клавиш Ctrl + Home переводит курсор в начало документа к самому первому символу, а Ctrl + End - к концу документа к самому последнему символу.

Также некоторые особенности и дополнительные возможности имеются при перемещении курсора в таблицах. Клавиша клавиатуры Tab переводит курсор в следующую ячейку таблицы, а комбинация клавиш клавиатуры Shift + Tab - в предыдущую ячейку. Комбинация клавиш Alt + Home переводит курсор в первую ячейку строки, а Alt + End - в последнюю ячейку строки. Комбинация клавиш Alt + Page Up переводит курсор в верхнюю ячейку столбца, а Alt + Page Down - в нижнюю ячейку столбца.

Выделение текста:

Выделять фрагменты текста можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все возможные комбинации клавиш для перевода курсора по документу. Например, если необходимо выделить часть документа от текстового курсора до конца документа, то достаточно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + Ctrl + End.

Выделение элементов таблиц:

Одна строка таблицы выделяется так же, как строка текста, то есть щелчком мыши слева от выделяемой строки. Таким же способом, как строки текста, выделяются и несколько строк таблицы.

Для выделения столбца таблицы следует подвести указатель мыши сверху к столбцу, пока он не превратится в маленькую черную вертикальную стрелку, и после этого один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких столбцов надо любым способом выделить первый из выделяемых столбцов, а затем, не отпуская левой кнопки мыши, распространить выделение на следующие столбцы. Несколько столбцов можно выделять также с использованием клавиши клавиатуры Shift. Любым способом выделите первый столбец, а затем выделите последний столбец при нажатой клавише Shift.

Ввод текста в документ:

При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует придерживаться определенных правил и рекомендаций:

Word 2010 допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего будет произведено некоторое автоматическое форматирование и текстовый курсор будет зафиксирован в этом месте. Именно с этого места и можно вводить текст.

Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв строки.

Переход на новую страницу произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая страница. Для принудительного перехода к новой странице нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак - разрыв страницы.

Нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе.

Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.

Знаки препинания ., : ; !? пишутся слитно со словом, за которым следуют.

После знаков препинания ., : ; !? ставится пробел, за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.

Перед знаками " " ( [ { ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела.

Знаки " " ) ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел, за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.

Знак дефиса ( - ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.

Для образования знака тире ( - ) после слова поставьте пробел, затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире.

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов.

автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.

Вставка специальных символов:

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ; буквы греческого алфавита, например, , латинские буквы с надбуквенными значками, например, , или просто символы-картинки

Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы

Вставка даты и времени:

Установите курсор в место вставки даты и/или времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Вставка/Дата и время. В диалоговом окне Дата и время выберите язык и формат вставляемых данных. Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа.

Выбор шрифта:

Шрифт определяет внешний вид символов текста.

По умолчанию в Word 2010 при создании нового пустого документа для основного текста принят шрифт Calibri, а для заголовков - Cambria.

Определенных правил для выбора шрифта документа не существует. Не рекомендуется в одном документе использовать большое разнообразие шрифтов - это затрудняет восприятие текста.

При выборе шрифта следует иметь в виду, что не все шрифты содержат начертания русских букв, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings ).

Установка размера шрифта:

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах - пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм.

Обычно для оформления основной части текста используют шрифты размером от 10 до 14 пт.

Выбор цвета шрифта:

По умолчанию в Word 2010 при создании нового пустого документа для основного текста установлен цвет шрифта авто, который на белом фоне отображается как черный. Режим авто означает, что при использовании заливок (фона) темных цветов цвет шрифта автоматически изменится на белый. Цвет шрифта, принятый по умолчанию для заголовков и других элементов текста документа, зависит от выбранной темы оформления.

Использование надстрочных и подстрочных знаков:

Для оформления надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов) используют соответствующие кнопки группы Шрифт вкладки Главная.

Установка отступов:

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное - от центра к краям страницы

Для установки отступов можно использовать "бегунки" на горизонтальной линейке.

Межстрочные интервалы:

Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Для установки величины интервала обычно используют кнопку Интервал группы Абзац вкладки Главная.

Обычно текст оформляют с межстрочным интервалом в 1,0…2,0 строки. По умолчанию при создании нового документа установлен интервал 1,15.

Списки:

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить какими-либо значками - маркерами. Часто такое оформление применяется не только к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть еще один способ оформления текста - многоуровневые списки. В них можно использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и маркеров определяется уровнем текста.

При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом списка может быть только абзац. Список, набранный в строку, автоматически пронумеровать нельзя.

Для имеющегося списка можно изменить начальный номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как продолжение предыдущего списка в документе. Для этого:

Выделите абзацы, оформленные в виде списка. Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Задать начальное значение. В диалоговом окне Задание начального значения установите необходимые параметры.

При создании многоуровневого списка, если абзацы оформляемого текста не различаются отступами слева, то первоначально этот список не будет многоуровневым.

Для понижения уровня отдельных абзацев списка надо увеличить отступ слева. Для этого: Выделите абзац (абзацы) и нажмите кнопку Увеличить отступ группы Абзац вкладки Главная. Каждое нажатие кнопки понижает выделенные абзацы на один уровень. Для повышения уровня нажмите кнопку Уменьшить отступ.

Для понижения уровня элементов в списке можно также использовать клавишу Tab, а для повышение - комбинацию Shift +Tab.

Изменение порядка нумерации:

Для имеющегося списка можно изменить начальный номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как продолжение предыдущего списка в документе. Для этого:

Щелкните правой кнопкой мыши по первому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Задать начальное значение. В диалоговом окне Определение нового формата номера установите необходимые параметры.