10.Организационные документы. Состав.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создавать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

-учредительный договор;

-устав организации;

-положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

-регламент работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

-штатное расписание;

-инструкции по определенным направлениям деятельности;

-должностные инструкции работников;

-памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

-устав (чей?) Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления;

-инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

-положение (о чем?) о Совете директоров;

-правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

-должностная инструкция (кого?) бухгалтера

-штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

-структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ___ год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая на бланке. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации. Особенностью организационных документов является, то, что они вступают в юридическую силу после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом. Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятся учредительные документы – учредительный договор, устав или положение.

10. Учредительные документы, правила оформления. Виды уставов.

Учреди́тельные докуме́нты — это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит оторганизационно-правовой формы создаваемого юридического лица.

Документы, которые оформляются в процессе создания предприятия, называются учредительными. К ним относятся учредительный договор и устав. Устав является основным документом предприятия и должен содержать следующие сведения: вид предприятия (организационно-правовая форма); наименование предприятия; местонахождение предприятия; предмет и цели деятельности; органы управления и контроля, их компетенция; порядок образования и использования имущества предприятия; распределение прибыли (дохода); условия реорганизации и ликвидации. Сведения, включаемые в устав, целесообразно сформировать в соответствующие разделы, примерную структуру которых можно представить так: I. Общие положения. II. Предмет, цели и задачи деятельности. Имущество предприятия. Органы управления. V. Регулирование труда и социальных вопросов. VI. Внешнеэкономическая деятельность. VII. Учет, отчетность и контроль. VIII. Реорганизация и ликвидация. Учредительный договор — это документ, который регламентирует и закрепляет отношения между сторонами по поводу участия в создании и управлении предприятием, а также пользования результатами совместной деятельности. В учредительном договоре необходимо четко оговорить: предмет договора (кто, о чем и в каких целях договаривается о совместной предпринимательской деятельности); размер и принципы формирования уставного фонда; принципы распределения прибыли между учредителями; условия выхода учредителей из предприятия; • ответственность учредителей в случае причинения убытков. Учредительный договор подписывают договаривающиеся стороны, их подписи заверяются нотариально. Уставный фонд — совокупность денежных средств и имущества, необходимых для начала и ведения деятельности предприятия. В него входит стоимость основных и оборотных средств. Такой фонд создается за счет учредительных паев (взносов), выручки от продажи акций (если предприятие акционерное), государственных средств, частных вложений, части доходов предприятия. Размер уставного фонда закрепляется в уставе предприятия и учредительном договоре.

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности [5].

В уставе организации изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации организации.

В зависимости от формы собственности различается порядок утверждения устава. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.

Основными видами уставов являются:

– устав государственной организации (утверждается вышестоящим       органом (министерством, комитетом); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

– устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственником имущества) и регистрируется  государственным органом;

– устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

Уставы оформляют на стандартных листах бумаги.

Титульный лист устава (рис. 5) должен иметь следующие реквизиты:

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату (датой устава является дата его утверждения);

– гриф утверждения;

– отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

– место издания (город).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт)

Должностная инструкция

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции надолжности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. В последнем случае в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию с указанием ее реквизитов (номера, даты принятия).

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному. Именные инструкции на практике составлять не рекомендуется, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров.