1.2 Организационная структура ооо «БухгалтерФон Сервис»

Управление организацией должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура организация и его подразделений определяется организацией самостоятельно. При разработке организационной структуры общества с ограниченной ответственностью по разработке и сопровождению программного обеспечения необходимо было обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:

- решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;

- все функции управления должны входить в обязанности управляющих под-разделений;

- на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, кото-рые эффективнее решать в другом подразделении.

Известно, что структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления, в связи с изменяющимися требованиями окружающего мира и т.п.

В основу структуры управления организацией положена определенная система. Известно три основные системы управления производством:

- линейная;

- функциональная;

- смешанная.

Линейная - представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

Функциональная - система представляет собой схему подчинения нижестоя-щего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

Наиболее распространена смешанная система, в которой сочетается линейная и функциональная системы.

1.2.1 Функции подразделений

Структура ООО «БухгалтерФон Сервис» имеет централизованный тип, вид структуры «дерево», представлена в приложении А выпускной квалификационной работы.

Возглавляет организацию генеральный директор, который напрямую подчиняется собранию учредителей компании – фирма «1С» и другие. Администрацию «БухгалтерФон» представляют генеральный директор, маркетолог-дизайнер и главный бухгалтер. Администрация компании расположена в г.Одинцово Московской области и состоит их генерального директора, главного бухгалтера и новой с 2014г. должности - маркетолога-дизайнера.

Функции (должностные обязанности) генерального директора:

- занимается развитием бизнеса: позиционированием, функционалом, каналами продвижения, интеграцией, стратегическим партнерством, орг.структурой, ключевыми кадрами, передачей пожеланий в работу;

- отвечает за финансовые вопросы, орг.структуру, общие вопросы управления, нештатные ситуации;

- взаимодействует с учредителями компании и руководителями по стратегическим и тактическим вопросам.

- отвечает за деятельность компании перед «внешним миром» и сотрудниками.

Задачи генерального директора: увеличивать оборот, прибыль, активы и капитализацию бизнеса.

Функции (должностные обязанности) главного бухгалтера:

- занимается учетом первичной документации, ведением бухгалтерского, на-логового и кадрового учета компании и обособленных подразделений, административными функциями (выдача справок, расчет начислений и т.п.), консультирует сотрудников по бухгалтерским и кадровым вопросам;

- отвечает за порядок и правильность ведения учета, своевременность сдачи отчетности, отслеживание финансовых рисков;

- взаимодействует с фискальными органами.

Задачи главного бухгалтера: правильно вести учет, своевременно сдавать отчетность, минимизировать налоги и налоговые риски.

Функции (должностные обязанности) маркетолога-дизайнера:

- занимается формированием торговых предложения для клиентов, партнеров и вендоров, развивает конкурентные свойства и области применения продукта, промо материалы, каналы продвижения и воздействия, контролирует ценовую политику и развитие конкурентов;

- отвечает за продуктовую линейку, «внешний вид», публичные материалы, имидж и восприятие компании, ценообразование продуктов и услуг.

Задачи маркетолога-дизайнера: повышать коммерческую привлекательность, способы и каналы монетизации продуктов компании.

На сегодняшний день сложилась ситуация, когда все чаще в научной (социологической, психологической, экономической и др.) литературе и в бизнесе употребляется термин команда. И так как этот термин был включён в научный лексикон совсем недавно, то до сих пор отсутствует чёткое, единое понимание смысла этого термина, его жесткое аксиоматическое определение.

Командой называют небольшое количество человек (чаще всего 5-7, реже до 15-20), которые разделяют цели, ценности и общие подходы к реализации совместной деятельности, имеют взаимодополняющие навыки; принимают на себя ответственность за конечные результаты, способны изменять функционально-ролевую соотнесенность (исполнять любые внутригрупповые роли); имеют взаимоопределяющую принадлежность свою и партнеров к данной общности (группе). Управленческая команда состоит из группы специалистов, принадлежащих к различным сферам организационной деятельности и работающих совместно над решением тех или иных проблем.

В ООО «БухгалтерФон Сервис» единицей структурного подразделения была выбрана команда. Генеральному директору подчиняются команда разработки, команда эксплуатации и техподдержки, а также команда продвижения.

Команда эксплуатации и техподдрежки включает в свой состав системных администраторов (2 штатные единицы), специалистов по качеству продуктов (4 штатные единицы), специалистов технической поддержки (1 сотрудник), подчиняющихся исполнительному директору.

Исполнительный директор выполняет следующие функции (должностные обязанности):

- руководит командой эксплуатации и технической поддержки, обеспечивает поддержку текущего функционала у партнеров, вендоров и клиентов, ввод в эксплуатацию нового функционала, документирование и информирование заинтересованных участников;

- отвечает за доступность инфраструктуры и ее техническую поддержку, до-кументацию и структурирование опыта эксплуатации;

- является руководителем обособленного подразделения (ОП) в г.Оренбурге, в связи с этим курирует административные вопросы по деятельности ОП и вопросы бизнес-процессов компании.

Подчиняется генеральному директору ООО «БухгалтерФон Сервис». Исполнительный директор является лицом компании по вопросам эксплуатации инфраструктуры, технической поддержки партнеров и вендоров, отвечает за правильность бизнес процессов внутри компании.

Функции (должностные обязанности) специалиста по качеству продукта:

- занимается контролем работы компонентов Инфраструктуры (следит за их правильной работой, логикой, скоростью, удобством пользования и документацией). Контролирует передачу пожеланий в разработку (полноту описания, логику, эскизы, соотношения с другими свойствами). Участвует в бета-тестировании вводимых функций;

- отвечает за качество описания функционала и пожеланий, скорость и пра-вильность работы эфирного функционала, бета-тестирование вводимого функционала и документирование;

- взаимодействует с программистами по вопросам реализации задач (логика, скорость и пользовательских качества). Протоколирует изменение задач при возникновении новых обстоятельств во время реализации.

Подчиняется исполнительному директору. Является первой инстанцией при решении вопросов с разработчиками.

Задачи специалиста по качеству продукта: улучшать качественные характеристики продукта (скорость работы, удобство, простоту), снижать количество обращений партнеров и вендоров на техподдержку (категория «Ошибки» и «Неправильные действия»), повышать внутреннюю связность задач в Redmine, документировать функционал.

Функции (должностные обязанности) старшего специалиста технической поддержки:

- осуществляет оперативное управление и контроль работы специалистов технической поддержки. Консультирует всех заинтересованных (партнеров, сотрудников) по техническим вопросам пользования инфраструктурой (разъясняет, обучает, помогает разобраться), проводит вебинары по вопросам технической поддержки, собирает опыт партнеров по эксплуатации инфраструктуры, выявляет и регистрирует пожелания;

- отвечает за оперативное решение технических вопросов (трудностей/пре-пятствий) у партнеров и вендоров.

Подчиняется исполнительному директору. Является первой инстанцией при решении технических вопросов у партнеров и вендоров, взаимодействует со специалистами по качеству продукта и региональными менеджерами.

Задачи старшего специалиста технической поддержки: обеспечивать оперативную помощь Партнерам, решать технические проблемы, структурировать частые вопросы и предлагать пути снижения их количества.

Функции (должностные обязанности) специалиста технической поддержки:

- консультирует всех заинтересованных (партнеров, сотрудников) по тех-ническим вопросам пользования инфраструктурой (разъясняет, обучает, помогает разобраться), собирает опыт партнеров по эксплуатации инфраструктуры, выявляет и регистрирует пожелания;

- отвечает за оперативное решение технических вопросов (трудностей/пре-пятствий) у партнеров и вендоров.

Подчиняется исполнительному директору и старшему специалисту технической поддержки. Является первой инстанцией при решении технических вопросов у партнеров и вендоров, взаимодействует со специалистами по качеству продукта и региональными менеджерами.

Задачи специалиста технической поддержки: помогать партнерам решать технические проблемы, структурировать частые вопросы и предлагать пути снижения их количества.

Функции (должностные обязанности) старшего системного администратора:

- обеспечивает бесперебойную работу серверных частей инфраструктуры, техники и программного обеспечения, эксплуатируемого в компании, развитие серверных и компонентов инфраструктуры, проведение регламентных работ и автоматизацию бизнес процессов компании;

- отвечает за доступ, резервирование и сохранность данных, доступность ин-фраструктуры и информационной системы компании.

Подчиняется исполнительному директору.

Задачи старшего системного администратора: обеспечивать непрерывную работу инфраструктуры и информационных систем компании, профилактику и устранение сбоев, резервирование данных.

Еще одним структурным подразделением компании является команда продвижения. Возглавляется команда директором по региональному развитию. В его подчинении находятся пять региональных менеджеров.

Функции (должностные обязанности) директора по региональному развитию:

- руководит командой региональных менеджеров, участвует в развитии сбы-товой стратегии, тактики, продуктовой и ценовой политики, структурирует опыт продвижения и внедрения, обеспечивает сбор и регистрацию пожеланий;

- отвечает за продвижение продуктов и услуг компании в канале дистрибу-ции, развитие канала, подготовку методических и обучающих материалов;

Подчиняется генеральному директору. Является лицом компании по вопросам продвижения, отвечает за «пропаганду», продвижение продуктов и услуг, взаимодействие с каналом дистрибуции.

Задачи директора по региональному развитию: обеспечивать рост подключений, внедрений и потребления продукта, увеличивать продажи доп. функций.

Функции (должностные обязанности) регионального менеджера:

- занимается продвижением продуктов и услуг компании, консультационной поддержкой, агитирует, обучает, проводит вебинары, участвует в семинарах дистрибьюторов;

- взаимодействует с дистрибьюторами, партнерами и вендорами, выявляет и регистрирует пожелания.

Подчиняется директору по региональному развитию. Является лицом компании по вопросам продвижения, занимается «пропагандой», сбором и структурированием обратной связи и пожеланий.

Задачи регионального менеджера: повышать уровень подключений, внедрения, потребления продукта и продаж дополнительных функций.

1.2.2 Функции команды разработки ООО «БухгалтерФон Сервис»

ООО «БухгалтерФон Сервис» специализируется, как было сказано в подразделе 1.1 дипломной работы, на разработке и сопровождению программного обеспечения, а также бизнескоммуникационной технологии Buhphone. Именно поэтому центральным звеном в организационной структуре предприятия занимает команда разработки. Команда осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Общества, описанных в пункте 1.2.1.

Основными задачами команды разработки ООО «БухгалтерФон Сервис» являются:

- сопровождение и дальнейшее совершенствование разработанного ранее ПО; 

- разработка нового ПО.

Для выполнения указанных задач команда реализует следующие основные функции:

- осуществляет разработку технических проектов ПО, построение архитек-туры программных систем, определение технических и программных требований к ПО;

- проводит анализ поступающей информации о сбоях в работе ПО, связан-ных с ошибками в ПО и принимает меры к их оперативному устранению;

- оказывает консультативную помощь команде эксплуатации и техподдержки по вопросам функционирования используемого программного обеспечения и используемым технологиям;

- осуществляет доработку и разработку нового ПО;

- осуществляет разработку новых версий ПО;

- осуществляет предварительное тестирование новых версий ПО на правиль-ность реализации алгоритмов и соответствие техническому заданию;

- осуществляет передачу команде эксплуатации и техподдержки новых вер-сий ПО для осуществления последующего тестирования и сдачи в эксплуатацию;

- анализирует полученные от команды эксплуатации и техподдержки заклю-чения о результатах тестирования. Вырабатывает решение совместно с командой эксплуатации и техподдержки о дальнейших работах с ПО;

- осуществляет разработку документации по установке ПО и руководства ад-министратора;

- осуществляется изучение и внедрение новых информационных технологий в части разработки ПО и его совершенствования.

Команда разработки состоит из главного программиста (1 штатная единица), старшего программиста (3 штатные единицы), программисты и тестировщики (12 и 4 штатные единицы соответственно), которые подчиняются руководителю команды - технический директор.

Функции (должностные обязанности) технического директора:

- руководит командой разработки, участвует в развитии продуктовой, технологической стратегии, интеграции, консультирует сотрудников по вопросам архитектуры, разработки и технологий;

- отвечает за развитие и конкурентноспособность архитектуры, применяемые технологии, процессы создания, отладки и выпуска кода.

Подчиняется генеральному директору. Является лицом компании по вопросам архитектуры, разработки, интеграции и технологий.

Задачи технического директора: проектировать и производить конкурентоспособные продукты для партнеров, вендоров и клиентов в разумные сроки.

Технический директор действует на основании нормативных правовых актов Российской федерации и Оренбургской области и трудового договора. Технический директор непосредственно подчиняется генеральному директору ООО «БухгалтерФон Сервис», а также руководителю офиса г.Оренбург исполнительному директору по вопросам, отнесенным к его компетенции.

Функции (должностные обязанности) главного программиста:

- осуществляет оперативное руководство программистами и тестировщиками в команде разработки, участвует в развитии технологической стратегии;

- отвечает за подготовку и реализацию оперативного плана разработки.

Подчиняется техническому и генеральному директору. Является координатором работы программистов и тестировщиков.

Задачи главного программиста: организовать выполнение оперативного плана, производить конкурентноспособный продукт в разумные сроки.

Функции (должностные обязанности) старшего программиста:

- занимается созданием и отладкой кода по поставленным задачам самостоятельно и совместно с отраслевой группой программистов, участвует в развитии технологической стратегии;

- отвечает за качество кода и выполнение сроков реализации отраслевой группой программистов;

- взаимодействует со специалистами по качеству продукта.

Подчиняется техническому директору и главному программисту.

Задачи старшего программиста: обеспечить выполнение оперативного плана разработки и выпуск отраслевой группой программистов качественного кода (без ошибок, с хорошей читаемостью, оптимальностью и достаточной гибкостью).

Функции (должностные обязанности) программиста:

- занимается созданием и отладкой кода по поставленным задачам внутри отраслевой группы программистов;

- отвечает за качество выпускаемого кода и выполнение сроков реализации;

- взаимодействует с тестировщиками и специалистами по качеству продукта.

Подчиняется главному и старшему программисту. Программисты располагаются как в офисе на Украине в г.Кривой Рог, так и в самом многочисленном офисе г.Оренбург.

Задачи программиста: в заданный срок выпускать код высокого качества (без ошибок, с хорошей читаемостью, оптимальностью и достаточной гибкостью).

Функции (должностные обязанности) тестировщика:

- занимается тестированием разрабатываемого кода, поиском участков нестабильного поведения продукта (в т.ч. барьеров), является фильтром качества при выпуске кода в эфир, совершенствованием способов тестирования;

- отвечает за техническую стабильность кода, соответствие техническим требованиям, снижение количества ошибок, присутствующих в эфире.

Подчиняется главному и старшему программисту. Располагаются сотру-дники данной специальности в г.Кривой Рог Днепропетровской области, Украина.

Задачи тестировщика: снижать количество ошибок в эфире, помогать программистам выпускать качественный код в заданные сроки.

Не смотря на то, что часть представителей команды разработки расположены на Украине, а большая часть в г.Оренбург, технический директор, а следовательно и все функции контроля и управления аккумулированы в офисе г.Оренбург.