2. Средства, ускоряющие ввод данных в таблицу

Для быстрого ввода данных используются процедуры копирования, прогрессии, автозаполнения, автозамены и выбор из списка.

1. Копирование можно осуществлять обычными способами. Кроме этого в Excel существует удобное средство – маркер заполнения, который находится в правом нижнем углу ячейки. Для копирования надо потянуть маркер левой клавишей мыши в нужную сторону.

Замечание. Для того, чтобы в нижнем правом углу активной ячейки появился маркер заполнения, необходимо выполнить команды Сервис/Параметры/Правка и установить флажок Разрешить перетаскивание ячеек.

2. Использование прогрессии. Используя маркер заполнения удобно вводить последовательности чисел отличающиеся на постоянную величину, например, номера по порядку. Для этого надо ввести в 2 соседние ячейки нужные числа, например, 1 и 2, затем выделить эти 2 ячейки и потянуть маркер в нужную сторону.

2 способ: использовать при заполнении контекстное меню. С этой целью:

1. ввести в начальную ячейку какое-либо значение (например,1).

2. переместить маркер заполнения правой кнопкой в ячейку, которая расположена рядом (справа или внизу).

3. в появившемся контекстном меню выбрать команду Прогрессия и выбрать параметры заполнения

3) Автозаполнение (автозавершение) – средство, которое завершает за вас ввод данных. Чтобы воспользоваться этим средством: Сервис/Параметры/вкладка Правка/флажок Автозаполнение значений ячеек. Excel просматривает все элементы, введённые в столбец, и по ходу ввода нового элемента автоматически вводит в ячейку ранее введённый элемент, если элемент начинается с той же буквы, что и элемент, введённый ранее.

4) Автозамена, используется в процессе набора текста. Например, можно использовать автозамену для замены абревиатуры, т.е. набирается НПО, а записывается - научно-производственное объединение. Для этого:

1. Сервис/Автозамена/ Заменять при вводе

2. заменять - указать что заменять

3. на - указать на что и кнопка Добавить.

Чтобы снять: Автозамена /Заменять при вводе /Удалить

5) Использование списка. Для формирования часто встречающихся последовательностей данных можно использовать списки, например, список названий месяцев.

В Excel есть встроенные списки. В том случае, если нужного списка нет, его можно создать.

Из меню: Сервис/Параметры/Список/Добавить

Для выведения списка достаточно ввести первый элемент списка, затем курсор поставить на маркер заполнения ячейки и потянуть в нужную сторону.

Выбор из списка можно осуществлять, используя контекстное меню, если в столбец вначале внесены некоторые значения.

3. Редактирование данных и таблицы

Перед тем, как приступить к копированию (удалению) необходимо выделить ячейки с которыми будет производиться операция. Для этого используется: клавиша Shift +стрелки, либо нажатая левая клавиша мыши. Для выделения всей таблицы используется кнопка в левом верхнем углу.

1) Редактирование данных при вводе можно выполнять, используя клавиши <Backspace> и <Esc>. Для редактирования содержимого ячейки после того, как ввод завершен, необходимо выделить ее и нажать клавишу <F2> или дважды щелкнуть на ячейке, вводить и изменять данные можно и в сроке формул.

2) Вставка столбцов и строк таблицы. Для этого следует установить маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый столбец и выполнить команду Вставка/Столбец или Строка.

3) копирование, перемещение данных - стандартно через буфер обмена.

4) Изменение ширины столбцов и высоты строк.

1 способ: можно изменить ширину столбцов или строк с помощью мыши. Для этого указатель мыши необходимо поместить на вертикальную линию, разделяющую заголовки столбцов или строк (вид указателя изменится) и при нажатой левой кнопке перетащить ее в нужном направлении.

2 способ: щелкнуть два раза на правой границе, то ширина столбца будет изменена автоматически. Аналогично можно уменьшить ширину строки.

3 способ: можно изменять размеры строк и столбцов в меню Формат команды Столбец и Строка. После выбора нужной команды открывается подменю, в котором выбирается элемент Ширина или Высота соответственно. В появившемся диалоговом окне задается ширина столбца в символах или высота строки в пунктах.

5) удаление ячеек, столбцов, строк: выделить участок и использовать меню – Правка/Удалить… в окошке выбрать один из вариантов: Строку, Столбец, Ячейку со сдвигом влево, Ячейку со сдвигом вверх

6) Для очистки ячеек, столбцов, строк необходимо выделить клетку и нажать клавишу Del.

7) Задание примечания. После того как таблица заполнена, с целью предоставления подробных сведений о данных, можно использовать примечание. Для этого необходимо выделить ячейку, к которой пишется примечание. Далее использовать меню Вставка/ Примечание. Ввести текст примечания. В верхнем правом углу ячейки появится красный треугольник, свидетельствующий о наличии примечания. Чтобы убрать примечание: Правка/ Очистить/ Примечание.

8) Снятие сетки.

В меню: Сервис/Параметры/Вид и выключить команду Сетка

9) Прокрутка окна с фиксацией заголовков строк и столбцов

Если таблица очень большая и надо ее просмотреть, то удобно зафиксировать заголовки строк и столбцов

Для этого надо: курсор установить в ячейку выше и левее которой надо зафиксировать строки и столбцы, долее в меню выбрать команду Окно/Закрепить области, для отмены – Снять закрепление областей.

10) Деление окон осуществляется, если надо вызвать на экран одновременно различные части таблицы. Для этого надо: курсор установить на горизонтальный или вертикальный разделитель, затем из меню Окно/Разделить.

11) Для проверки орфографии используется кнопка стандартной панели ''Орфография '' или из меню Сервис/Орфография.