5.4 Связывание рабочих листов

Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения клеток из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе.

Изменение содержимого клетки на одном листе (листе-источнике) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней клеток в листах-приемниках. Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого клеток из одного листа в другой. В зависимости от техники исполнения связывание  бывает “прямым“ и через команду СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

5.5.1 Прямое связывание листов используется при вводе формулы в клетку одного листа, в которой в качестве одного из операндов используется ссылка на клетку другого листа. Если в клетке таблицы (например, в рабочем Листе2) содержится формула, в которой используется ссылка на клетку другого рабочего листа (например, на клетку А1 рабочего Листа1) и оба листа загружены, то такое связывание указанных листов называется “прямым”. Термин “прямое” связывание обозначает, что пользователь сам непосредственно при вводе формулы указывает имя листа и абсолютный адрес клетки из него, разделенные знаком "!".

Примеры формул: = C5*Лист1! A1

= Лист3! В2*100

= Лист1! A1- Лист2! A1

Для указания ссылки на листы, находящиеся в незагруженных рабочих книгах, в формуле нужно без пробелов задать полный путь местонахождения файла. Путь задается в одинарных кавычках, где указывается название диска, каталога, имя рабочей книги в квадратных скобках и имя листа, на который идет ссылка.

Например = 'C:\ EXCEL\[ КНИГА1.XLS] Лист1'!A1*С5

5.5.2 Связывание через команду СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА производится, если какая либо клетка таблицы на одном рабочем листе должна содержать значение клетки из другого рабочего листа.

Чтобы внести в Лист2 значение клетки A1 из исходного Листа1, нужно выделить эту клетку и выбрать команду ПРАВКА-КОПИРОВАТЬ. На втором листе поставить курсор на ту клетку, куда нужно копировать, и выполнить команду ПРАВКА-СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА - ВСТАВИТЬ СВЯЗЬ. На втором листе появится указание на клетку исходного первого листа, например:

 = Лист1!$A$1 .

При таком связывании EXCEL автоматически переводит относительный адрес в абсолютный, т.к. если адрес обращения не абсолютный, это может привести к ошибкам, особенно если обращаться к незагруженным файлам.

17 системное программное обеспечение. Утилиты. Драйверы. Программные оболочки.

Систе́мное програ́ммное обеспе́чение — комплекс программ, которые обеспечивают управление компонентамикомпьютерной системы, такими как процессор, оперативная память, устройства ввода-вывода, сетевое оборудование, выступая как «межслойный интерфейс», с одной стороны которого аппаратура, а с другой — приложения пользователя. В отличие от прикладного программного обеспечения, системное не решает конкретные практические задачи, а лишь обеспечивает работу других программ, предоставляя им сервисные функции, абстрагирующие детали аппаратной и микропрограммной реализации вычислительной системы, управляет аппаратными ресурсами вычислительной системы.

Утилиты— программы, предназначенные для решения узкого круга вспомогательных задач. Иногда утилиты относят к классу сервисного программного обеспечения.

Утилиты используются для мониторинга показателей датчиков и производительности оборудования (например, мониторинга температур процессора или видеоадаптера), управления параметрами оборудования (ограничение максимальной скорости вращения CD-привода; изменение скорости вращения вентиляторов), контроля показателей (проверка ссылочной целостности; правильности записи данных), расширения возможностей (форматирование или переразметка диска с сохранением данных, удаление без возможности восстановления)

Дра́йвер — компьютерное программное обеспечение, с помощью которого другое программное обеспечение (операционная система) получает доступ к аппаратному обеспечению некоторого устройства. Обычно с операционными системами поставляются драйверы для ключевых компонентов аппаратного обеспечения, без которых система не сможет работать. Однако для некоторых устройств (таких, как видеокарта или принтер) могут потребоваться специальные драйверы, обычно предоставляемые производителем устройства.

В общем случае драйвер не обязан взаимодействовать с аппаратными устройствами, он может их только имитировать (например, драйвер принтера, который записывает вывод из программ в файл), предоставлять программные сервисы, не связанные с управлением устройствами (например, /dev/zero в Unix, который только выдаёт нулевые байты), либо не делать ничего (например, /dev/null в Unix и NUL в DOS/Windows).

Программная оболочка - это обычная прикладная программа, которая позволяет пользователю осуществлять действия по управлению ресурсами компьютера в рамках более удобного и понятного интерфейса, обеспечивая: наглядное отображение файловой системы на экране и удобные средства для путешествий по этой системе; простой и гибкий механизм диалога с ОС; всевозможные служебные функции (манипуляции с файлами, информационный сервис и ДР-). К числу наиболее популярных оболочек относятся такие оболочки, как Far Manager, Total Commander, Norton Navigator. К наиболее часто используемым программным оболочкам можно отнести FAR Manager и Total Commander FAR Manager - работающая в текстовом режиме программа управления файлами для Windows 9x/Me/NT/2000/XP, которая обеспечивает обработку файлов с длинными именами и имеет обширный набор дополнительных функций. Более подробно мы остановимся на программной оболочке Total Commander. Total Commander - это еще один способ работы с файлами и папками в среде Windows. Программа в простой и наглядной форме обеспечивает выполнение таких операций с файловой системой как переход из одного каталога в другой, создание, переименование, копирование, перенос, поиск, просмотр и удаление файлов и каталогов, а так же многое другое. Total Commander запускается в Windows, как обычное приложение, таким образом, у пользователя есть возможность работать и с самой Windows, и с другими программами.

18. Консолидация рабочих листов. Связывание рабочих книг.

Консолидация рабочих листов.

   Консолидация - это объединение или накопление информации из двух или более рабочих листов, которые могут находиться в разных рабочих книгах. В некоторых случаях консолидация может включать в себя создание связанных формул. Приведем два типичных примера консолидации:

• Бюджеты отделов фирмы храняться в отдельных рабочих листах одной и той же рабочей книги. Вам нужно консолидировать эти данные и создать итоговый документ бюджета всей фирмы.

• Все руководители отделов представляют свои боджеты в отдельных рабочих книгах. Ваша задача заключается в том, чтобы консолидировать эти файлы в общий бюджет компании.

   Для консолидации информации из нескольких рабочих книг можно воспользоваться одним из следующих методов:

• Использовать формулы, содержащие внешние ссылки.

• Скопировать данные и воспользоваться диалоговым окном Специальная вставка.

• Воспользоваться командой Данные | Консолидация.

• Воспользоваться сводной таблицей.

   Консолидация с помощью формул.    Консолидация с помощью формул предполагает просто создание формул, содержащих ссылки на другие рабочие листы или рабочие книги. Основные преимущества:

• Динамическое обновление. В случае изменения значений в исходной рабочей книге формулы автоматически пересчитываются.

• Во время создания консолидирующих формул исходные рабочие книги необязательно должны быть открыты.

   Если рабочие листы, которые Вы консолидируете, находятся в одной рабочей книге и если способы размещения информации в них идентичны, то в этом случае можно воспользоваться стандартными формулами. Например, для вычисления суммы значений из ячеек A1, находящихся в рабочих листах, начиная с листа Лист2 и заканчивая листом Лист10, надо ввести формулу: =СУММ(Лист2:Лист10!А1).

   Если консолидация затрагивает другие рабочие книги, то для ее выполнения можно воспользоваться формулами, содержащими внешние ссылки. Например, если нужно сложить значения из ячеек A1, которые находятся в рабочих листах (Лист1) из двух разных рабочих книг, с именами Регион1 и Регион2, то можно воспользоваться следующей формулой: =[Регион1.xls]Лист1!А1 + [Регион2.xls]Лист1!А1.

   Формула может включать произвольное число внешних ссылок, при этом число содержащихся в ней символов не должно превышать 1024.

   Консолидация с помощью диалогового окна Специальная вставка    Этот метод применим только в том случае, если все рабочие листы, которые Вы консолидируете, открыты. Недостатком этого метода является то, что консолидация получается нединамичной, т.е. если любые консолидированные данные изменятся, результат будет неправильным. Преимуществом данного метода является то, что при вставке данных из буфера обмена с помощью команды Специальная вставка можно выполнять математические операции. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно выполнить следующие действия:

• Скопировать данные из первого диапазона исходного рабочего листа.

• Активизировать зависимую рабочую книгу и выбрать ячейку, в которую нужно поместить консолидированные данные.

• Выбрать команду Правка | Специальная вставка, установить переключатель Сложить, и щелкнуть на кнопке OK.

   Использование команды Данные | Консолидация    Этот метод универсален, с его помощью можно выполнить статичную (без формул связи) или динамичную консолидацию (с формулами связи). Команда Данные | Консолидация поддерживает следующие методы консолидации:

• По позиции. Применяется в том случае, если способы размещения информации в исходных рабочих листах идентичны.

• По категории. Проводится подбор данных из исходных рабочих листов по заголовкам строк и столбцов.

   На рисунке 1 показано диалоговое окно Консолидация, которое содержит следующие элементы управления:

Рис. 1. Диалоговое окно Консолидация

• Функция. Определяется тип консолидации (Сумма, Количество значений, Среднее, Максимум и т.д.)

• Ссылка. Адрес диапазона для консолидации из исходного файла. После того, как Вы введете адрес диапазона, щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить его в список диапазонов. Если Вы выполняете консолидацию по позиции, не включайте в диапазон консолидации заголовок диапазона. А в случае консолидации по категории Вы должны этот заколовок включить.

• Список диапазонов. Список всех ссылок, которые были зафиксированы с помощью кнопки Добавить.

• Использовать в качестве имен. Опции этого раздела позволяют при выполнении консолидации использовать заголовки в верхней строке, левом столбце или обеих позициях. Используйте эти опции для выполнения консолидации по категории.

• Создать связи с исходными данными. При выборе этой опции в зависимом рабочем листе создается структура, которая содержит внешние ссылки на ячейки назначения. Кроме того, структура содержит такжн формулы вычисления итогов. Если не активизировать эту опцию, то при выполнении консолидации формулы со связями создаваться не будут.

• Кнопка Обзор. Служит для вызова диалогового окна, в котором можно выбрать рабочую книгу.

• Кнопка Добавить. Перенос ссылки из поля Ссылка в поле Список диапазонов.

• Кнопка Удалить. Удаление выбранной ссылки из списка диапазонов.

Связывание рабочих книг.

   Связывание - это использование ссылок на ячейки из внешних рабочих книг в целях получения из них данных для своего рабочего листа. При связывании рабочие листы связываются таким образом, что один становится зависим от другого. Рабочая книга, содержащая связанные формулы (т.е. формулы с внешними ссылками), называетсязависимой. А рабочая книга, в которой находится информация, используемая в форме с внешними ссылками, называется исходной. Исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта в то время, когда открыта зависимая рабочая книга.

   Существует несколько способов создания формулы с внешними ссылками:

• Набрать ссылку на ячейку вручную. Эти ссылки могут быть достаточно длинными, так как они содержат, кроме адреса ячейки, имена рабочей книги и рабочего листа. Приемущество этого метода состоит в том, что исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта.

• Указать ссылку на ячейку. Если исходная рабочая книга открыта, то чтобы создать формулы с внешними ссылками, можно воспользоваться стандартным методом указания.

• Выполнить команду Правка | Специальная вставка, а затем щелкнуть на кнопке Вставить связь. Этот метод требует, чтобы исходная рабочая книга была открыта.

• Воспользоваться командой Данные | Консолидация.

   Общий синтаксис для формулы с внешней ссылкой выглядит следующим образом:  =[Имя_Рабочей_книги] Имя_Листа! Адрес_Ячейки.

   Для того, чтобы создать формулу с внешними ссылками с помощью диалогового окна Специальная вставка, нужно выполнить следующее:

• Откройте исходную рабочую книгу.

• Выберите ячейку (или диапазон), с которой Вы хотите установить связь, и скопируйте ее в буфер обмена.

• Активизируйте зависимую рабочую книгу и выберите ячейку, в которой должна нажодиться связанная формула. Если же Вы вставляете диапазон, выберите только левую верхнюю ячейку вставляемого диапазона.

• Выберите команду Правка | Специальная вставка и в открывшемся диалоговом окне Специальная вставкащелкните на кнопке Вставить связь.

   Excel позволяет создавать формулы, связанные с несохраненными и даже с несуществующими рабочими книгами. Предположим, у Вас открыты две рабочие книги, причем ни одна из них не созранена (их имена - Книга1и Книга2). Если в рабочей книге Книга2 Вы создадите формулу, связанную с книгой Книга1, а затем сохранитеКнига2, то Excel отобразит диалоговое окно, показанное на рисунке 1. Такой ситуации следует избегать.

Рис. 1. Сообщение о том, что в рабочей книге есть ссылка на несохраненный документ

   Excel позволяет также создавать связи с несуществующими документами. Это может понадобиться в случае, если в качестве исходной Вы собираетесь использовать рабочую книгу своего коллеги, но этот файл Вы еще не получили. Когда Вы будете вводить формулу с внешней ссылкой на несуществующую рабочую книгу, Excelотобразит диалоговое окно Файл не найден (рис. 2). Если Вы щелкните на кнопке Отмена, то в формуле останется введенное Вами имя рабочей книги, но эта формула вернет ошибку. А когда станет доступной исходная рабочая книга, ошибка исчезнет, и формула будет возврашать правильное значение.

Рис. 2. Диалоговое окно Файл не найден

   Когда Вы открываете рабочую книгу, которая содержит одну или несколько формул с внешними ссылками, Excelизвлекает текущее значение из исходной рабочей книги и производит вычисления по этим формулам. Если Excel не сможет найти рабочую книгу, ссылки на которую содержатся в связанной формуле, она отобразит диалоговое окноФайл не найден. Вы должны будете указать имя файла исходной рабочей книги.

   Если рабочая книга связана с несколькими другими рабочими книгами, то иногда необходимо просмотреть список всех исходных рабочих книг. Стобы это сделать, выберите команду Правка | Связи. В результате на экране появится диалоговое окно Связи (рис. 3). В нем перечислены все исходные рабочие книги, а также другие типы связей с другими документами.

   Чтобы обновить связанные формулы, активизируйте диалоговое окно Связи, выберите исходную рабочую книгу и щелкните на кнопке Обновить. Программа обновит связанные формулы согласно последней версии исходной рабочей книги. Для связей с рабочими листами в диалоговом окне Связи всегда установлена опция обновленияАвтоматическое, и ее нельзя заменить на опцию По запросу. Это означает, что эти связи будут обновляться во время открытия рабочей книги. Excel не обновляет связи автоматически, если в исходный файл будут внесены изменения.

19. Работа со списками. Сортировка данных в таблице.

Для работы со списками служат пять верхних кнопок панели "Абзац". Списки - это фрагменты текста, пункты которого отмечены специальными знаками. Списки могут быть маркированными, нумерованными и многоуровневыми.

       

Список можно создавать изначально, а можно из уже существующего текста.

Если необходимо сделать список из уже существующего документа, то надо выделить фрагмент текста, который подлежит форматированию и выбрать тип списка. При этом выделенный текст будет разбит по пунктам списка согласно абзацам (каждый абзац - это новый пункт списка). Во время выбора типа списка при наведении курсора на соответствующий вариант выделенный текст будет сразу предварительно форматироваться, давая пользователю быстро оценить пригодность того или иного варианта.

   

При формировании многоуровневого списка, чтобы задать создание маркеров очередного уровня можно использовать клавишу Tab (либо кнопку "Увеличить отступ" на панели "Абзац"). Вернуться к вводу данных предыдущего уровня можно, нажав сочетание Shift+Tab (либо кнопку "Уменьшить отступ" на панели "Абзац").

При работе с маркированными и нумерованными списками можно создавать свой стиль оформления. Для этого нужно в соответствующих диалоговых окнах (см. выше) выбрать пункт "Определить новый маркер" или "Определить новый формат номера".

Иногда бывает необходимо в нумерованном списке начать список не с первого номера. Для этой цели служит пункт "Задать начальное значение". В появившемся окне в зависимости от поставленной задачи надо установить переключатель в одно из двух положений: "Начать новый список" или "Продолжить предыдущий список". В поле "Начальное значение" задайте номер первого пункта списка.

При необходимости редактирования многоуровневого списка, щелкните кнопкой мыши на кнопке "Многоуровневый список" и в появившемся окне - "Определить новый многоуровневый список..". Здесь можно настроить формат номера, расстояние, тип шрифта и другие параметры списка.

Если необходимо сформировать новый стиль списка, то необходимо воспользоваться пунктом "Определить новый стиль списка". В появившемся окне можно настроить все необходимые параметры стиля, а также задать область действия нового формата.

Напоследок можно сказать, что Ворд автоматически создает новый нумерованный список, когда абзац начинается с цифры "один" с точкой.

На следующем занятии будет дано практическое применение использованию списочного форматирования.

Рис. 3. Диалоговое окно Связи