2.4. Алгоритм преобразования входной информации в выходную информацию.

Необходимо рассмотреть основные операции, которые бухгалтеру, совместно с кассиром, приходится выполнять при учете кассовых операций: оформление приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, формирование кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.

 Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Рассмотрим сначала общие положения учета кассовых операций в «1С: Бухгалтерии». Для учета кассовых операций в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса», который имеет субсчета, детализирующие конкретные виды касс, использующиеся на предприятии. По умолчанию (рис. 2.3) к счету 50 открывают субсчета 50.01 "Касса организации", 50.02 "Операционная касса", 50.03 "Денежные документы". Предусмотрены здесь и субсчета для организации учета иностранной валюты - это 50.21 "Касса организации (в валюте)" и 50.23 "Денежные документы (в валюте)".

Субконто «Статьи движения денежных средств» используют счет 50 и большинство его субсчетов. Выбор статьи движения денежных средств система сразу запрашивает при создании кассовых документов, что необходимо для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4).

 Рассмотрим алгоритм поступления денежных средств в кассу в системе «1С: Бухгалтерия».

 Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО состоит из двух частей - ордера и квитанции. При поступлении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

 Как происходит движение ПКО внутри организации: бухгалтер формирует ПКО, записывает электронный документ в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку «Записать в форме документа», но не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не окажет никакого воздействия на состояние учета. Распечатав на принтере, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера. Когда кассир получит по ПКО нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку «Провести в форме документа». Если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет. Также кассиру необходимо зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4).

 Рассмотрим оформление ПКО.

 Для того чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер. В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа (рис. 2.4).

Ниже представлены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств.

Рассмотрим пример: 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей.

Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке, откроется форма ПКО, которую нужно заполнить (рис. 2.5).

Реквизит Сумма – необходимо ввести 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа установить следующие параметры:

­ Банковский счет: "Ростбанк" (Расчетный);

­ Счет учета: 51

­ Статья движения денежных средств: Получение наличных денежных средств в банке.

 Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Чтобы распечатать ПКО, надо нажать на кнопку Печать. На экране (рис. 2.6) отобразится Форма №КО-1.

Нажав кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.

 Для того чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи нужно выделить его и нажать на кнопку Результат проведения документа, которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки видно на рис. 2.7.

 Открывшееся окно позволяет отредактировать проводку вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для получения этой информации нужно нажать на кнопку Отчет по движениям документа в окне Результат проведения документа. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

 При заполнении ПКО и других кассовых документов часто используют механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого, т.к. документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать. Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю, Реализация товаров и услуг, Отчет комиссионера о продажах, Отчет о розничных продажах. ПКО тоже может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС, Расходный кассовый ордер, Счет-фактура выданный.

Рассмотрим выбытие денежных средств из кассы.

 Постановление Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 регламентирует форму Расходного кассового ордера (или РКО), с помощью которого оформляется выбытие денежных средств из кассы. Бухгалтер выписывает РКО, ставит печать и подпись уполномоченного лица, а кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру. Порядок автоматизации совместной работы бухгалтера и кассира при организации движения РКО схож с ПКО.

 Для создания РКО необходимо выполнить: Касса Расходный кассовый ордер. Появится окно списка расходных кассовых ордеров. При добавлении нового РКО выйдет список видов документа, с которыми можно работать (рис. 2.8).

Заполнение и порядок работы с этим документом практически полностью совпадает с порядком работы с ПКО. Так же заполняются реквизиты, вкладки, так же можно распечатать документ.

Еще одной возможностью 1С: Бухгалтерии является автоматическое формирование Кассовой книги. Кассовую книгу (Ф №КО-4) применяют для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе. Законодательно заданы достаточно жесткие нормы ведения кассовых книг. Автоматизированное ведение кассовой книги облегчает работу и кассиров, и бухгалтеров. Ручное ведение кассовой книги заменяет отчет Кассовая книга, который состоит из двух частей. Первая часть отчета называется Вкладной лист кассовой книги. Он служит для формирования кассовой книги. Распечатанные листы брошюруются по мере необходимости или в определенные сроки, например, ежемесячно. Вторая часть называется Отчет кассира. Отчет содержит те же данные, что и вкладной лист. Кассир передает отчет с прилагающимися кассовыми документами в бухгалтерию.

Кассовая книга (Касса  Кассовая книга) в 1С: Бухгалтерии реализована в виде отчета (рис. 2.10).

Кассовые документы регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов (Форма №КО-3). Журнал ведет бухгалтер.

В системе 1С: Бухгалтерия Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Касса Журнал регистрации кассовых документов) реализован в виде отчета (рис. 2.11).В форме отчета есть две вкладки. На одной (Журнал документов) формируется журнал документов, на второй (Обложка) сформирована обложка Журнала.