Глава 1. Теоретические основы организации закупок и продаж розничного торгового предприятия

1.1 Сущность, понятие, роль закупок товаров. Выбор поставщиков

Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров в целях последующей их продажи.

Основная задача закупочной деятельности приобретение товара в целях удовлетворения потребительского спроса. Закупочная деятельность является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков.

Закупочная деятельность дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Закупка товаров — это приобретение (купля) товаров для дальнейшего целевого использования.

По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуществляемый торговыми предприятиями (оптовыми, розничными) или частными лицами в целях перепродажи закупленных товаров.

Закупка и продажа товаров, составляющие содержание коммерческих связей торговых предприятий, участвующих в поставках товаров, являются начальной стадией в организации доведения товаров из сферы производства в сферу потребления.

Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров в рыночных условиях базируется на принципах современного маркетинга. Коммерческие работники с помощью стратегий маркетинга получают информацию и на ее основе должны определить: что закупить, сколько закупить, у кого закупить, на каких условиях закупить.

Решения по первым двум вопросам должны приниматься во взаимодействии с менеджерами (продавцами) отдела продаж, складскими работниками.

Принятие решения, у кого закупить и на каких условиях, является непосредственной обязанностью лица, занимающегося закупочной деятельностью.

К предварительным операциям по закупке относятся:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;

• определение потребности в товарах;

• выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков;

• составление заявок и заказов на поставку товаров;

• разработка требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно закупочные операции включают:

• заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;

• уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;

• приемку товаров и их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам включают:

• оперативный учет выполнения договоров поставки;

• предъявление штрафных санкций за нарушение договоров поставки;

• контроль над ходом выполнения оптовых закупок.

Осуществление закупок товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по оптовым закупкам товаров.

Существуют следующие принципы закупки товаров:

а) на ранних этапах формирования ассортимента закупать и продавать лишь ограниченное количество наименований товаров, чтобы коммерческие службы могли сосредоточить свои усилия на повышении качества и установлении стандартов на качество основных товаров. Только после этого можно дальше расширять ассортимент;

б) установить тесное сотрудничество на всех уровнях между товароведами коммерческих служб и технологами производства, между поставщиками и оптовыми покупателями;

в) приветствовать совместную работу по формированию ассортимента, формированию качества, разработке новых товаров [8, С. 126].

Предприятия могут осуществлять закупки товаров различными способами.

Закупка товара одной партией предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Этот способ характеризуется простотой оформления документов, гарантией поставки всей партии, повышенными торговыми скидками. Недостатками данного способа являются большая потребность в складских помещениях и замедление оборачиваемости капитала.

Следующий способ закупки товаров – регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного способа таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки заключаются в вероятности заказа избыточного количества товаров и необходимости оплаты всего количества товаров, определенного в заказе [12, 274].

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям широко используются там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода – это ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот способ похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество поставляемых товаров определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного способа закупки – это отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых, товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода заключается в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков.

Закупки товаров могут производиться различными методами и способами, которые наиболее подходят оптовому покупателю, зависят от специфики его деятельности, размеров и других факторов.

Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач закупочной деятельности. Возможны два направления выбора поставщика:

• выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда);

• выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать деятельность).

Существует четыре основных этапа поиска поставщиков. На рисунке 1 приведена стандартная схема.

Рисунок 1 – Поэтапная схема поиска поставщиков

1. Поиск потенциальных поставщиков - проведение торгов-конкурсов, аукционов; изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации, сайтов в Интернете и так далее); посещение ярмарок, выставок; личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные беседы, деловые встречи).

2. Проверка поставщика. Условием долгосрочной работы с новым поставщиком служат надежность, финансовая ликвидность организации. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников: личной встречи с руководством организации; финансовой отчетности поставщика; местных источников (действующие на данной территории юридические лица); банков и финансовых институтов; конкурентов потенциального поставщика; торговых ассоциаций; информационных агенств; государственных источников (регистрационных палат, налоговой и другой, обладающих открытой для ознакомления информацией). Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3. Анализ выявленных поставщиков. В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров. Критериями, на базе которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков, служат цена и качество продукции, а также надежность поставок.

4. Оценка надежности поставщика. Оценка результатов работы проводится по уже заключенным договорам.

К критериям выбора поставщика относятся:

• информация о положении фирмы на существующем рынке;

• сложившиеся связи с поставщиком;

• поставляемая продукция – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;

• ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;

• надежность поставок – соблюдение графика поставок и экстренных заказов, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг;

• наличие резервных мощностей;

• повышение качества выпускаемой продукции, сопутствующие услуги в виде организации, возможность возврата бракованной продукции, способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого товара, а также произвести ремонт;

• географическое расположение поставщика;

• отсутствие негативных сообщений о ней от партнеров по бизнесу или средствах массовой информации;

• профессиональный уровень персонала, текучесть кадров и так далее.

Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:

• возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;

• возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);

• возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).

Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее устанавливается их значимость экспертным путем. Например, допустим, что предприятию необходимо закупить товар, причем его дефицит недопустим. Соответственно, на первое место при выборе поставщика будет поставлен критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет самым большим.

Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10 – бальной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев. В таблице 1 представлен метод рейтинговых оценок.

Таблица 1 – Метод рейтинговых оценок

Критерий выбора	Удельный вес критерия	Оценка значения критерия по 10- бальной шкале	Произведение удельного веса критерия на оценку
Надежность поставки	0,30	7	2,1
Цена	0,25	6	1,5
Качество товара	0,15	8	1,2
Условия платежа	0,15	4	0,6
Финансовое состояние поставщика	0,10	7	0,7
Возможность внеплановых поставок	0,05	4	0,2
ИТОГО:	1		6,3

Из других методов выбора поставщиков можно отметить метод оценки затрат. Этот метод иногда называют затратно-коэффициентный метод или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений. Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора миссий выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли).

По существу это – разновидность метода ранжирования по стоимости. Метод интересен с точки зрения стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

В качестве примера, можно привести перечень логистических издержек, связанных с закупкой конкретного товара:

• маркетинговые затраты, связанные с изучением конъюнктуры цен на рынке данного товара;

• издержки, связанные с поиском возможных поставщиков и установление с ними деловых контактов (командировки, телефонные переговоры, обработка данных и другие);

• издержки, связанные с поиском и получением информации о себестоимости производства аналогичных товаров у разных поставщиков;

• затраты, связанные с анализом качественных показателей товара у разных поставщиков (рекламации, затраты на отбраковку, возможности ремонта или восстановления качественных показателей товара у заказчика и другие);

• затраты на грузопереработку, складирование и хранение товаров;

• транспортные расходы поставщика и покупателя, оплата таможенных, экспедиторских, страховых услуг по пути доставки товара;

• затраты на страхование логистических рисков и так далее.

Все эти элементы затрат необходимо учитывать, оценивать и контролировать.

Метод доминирующих характеристик. Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и другие. Преимущество этого метода – в простоте, а недостаток – в игнорировании остальных факторов – критериев отбора.

Сегодня в небольших компаниях почти вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным образом. Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном контакте, и существует быстрая обратная связь с оценкой деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен [15].