2.2.Организация взаимодействия внутренних массивов информации в ооо «нск-Транслес»

Обмен информацией в организации характеризуется формированием массивов информации, которые создаются и используются в результате информационного взаимодействия.массивы информации в организации предназначены для управления основной деятельностью, а также для сопровождения текущей деятельности. В результате информационное взаимодействие внутри организации формирует специфические и неспецифические массивы информации, которые включают в себя как внутренние, так и внешние данные компании.

Система массивов информации представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Система информационных массивов в ООО «НСК-Транслес»

Из рисунка 2.2 видно, что информационная система с точки зрения управления и контроля организована весьма эффективно, поскольку, с одной стороны, имеется система неспецифических массивов данных, связанных между собой на основе коммуникаций, обеспечиваемых системами коммуникаций и внутренним электронным документооборотом (Массивы Бухгалтерской и Управленческой информации), с другой стороны, выделены и четко структурированы специфические массивы данных, связанные с основной деятельностью организации. Взаимодействие между массивами данных централизовано через массив управленческой информации, что отвечает возможностям долгосрочного развития организации.

Внутренние коммуникации с массивом управленческой информации обеспечиваются за счет коммуникаций с хранилищами, представленными электронными и бумажными хранилищами, причем сам массив данных управленческой информации структурирован для обеспечения замкнутого цикла контроллинга, что обеспечивает, с одной стороны, бесперебойность работы организации, с другой стороны, является важнейшим источником постоянных организационных изменений, направленных на долгосрочное развитие компании.

Владельцами массива управленческой информации выступают директор организации и его заместитель. В формировании массива данных участвует также менеджер по продажам. Массив структурирован формально. Структура массива представлена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Массив управленческой информации ООО «НСК-Транслес»

В основе формирования массива лежит организационная стратегия, которая не имеет четкой формулировки и не закреплена во внутренних документах. Тем не менее, поскольку руководство организации имеет вполне определенные приоритеты управления, возможная формулировка данного информационного массива.

Поскольку организация ориентирована на активное взаимодействие с рынком, в основе массива управленческой информации лежит маркетинговая стратегия. Данная стратегия вырабатывается с учетом данных массива маркетинговой информации. Стратегия не формализуется, однако, определяются наиболее перспективные сегменты рынка, а также наиболее значимые направления взаимодействия. На основе данных, представляемых менеджером по продажам, проводится совершенствование продукта организации.

Исходя из выработанной маркетинговой стратегии, определяется стратегия производства, которая предполагает принятие решений по количеству и видам транспорта, а также по дополнительным услугам, например, по возможности доступа потребителей к информации о местоположении груза.

Исходя из имеющихся данных по маркетингу и предполагаемому расширению производства, определяются критерии по персоналу. Данные критерии учитывают численность работников организации, а также необходимость в их обучении. В результате по работникам устанавливаются требования в отношении комплектации кадрами и профессионализма.

Для формирования массива бухгалтерской информации привлекается главный бухгалтер, который участвует в составлении итоговой сметы на год с учетом маркетинговых целей организации, а также необходимых расходов по производству и персоналу. В результате формируется план по прибыли. Других плановых показателей не используется, в то же время, организация устанавливает планы по отдельным направлениям деятельности, которые служат основой ее деятельности в течение года.

Как следствие, массив планирования и целеполагания не является единым документом, не закрепляет всех плановых показателей в виде единой системы информации. Тем не менее, в целом, учитывая масштабы деятельности организации, подобная система управления информацией вполне приемлема.

Последовательность коммуникаций в ходе формирования массива планирования и целеполагания представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Коммуникации формирования массива управленческой информации ООО «НСК-Транслес»

Недостатки массивам управленческой информации:

- не предусмотрено использования официальной информации органов власти;

- отсутствует закрепление в виде единого документа;

- отсутствует установление целевых показателей, за исключением плана по прибыли;

- отсутствует детальная последовательность выработки стратегии организации и стратегий по отдельным направлениям деятельности.

Далее рассматриваются прочие массивы информации по отдельным составляющим.

Массив бухгалтерской информации представляет собой совокупность информации о хозяйственных операциях ООО «НСК-Транслес», которые генерируются в результирующие показатели в форме хранилищ на бумажных и электронных носителях. Для управления данным массивом информации используется 1С:Бухгалтерия.

Пользователем массива бухгалтерской информации является Главный бухгалтер ООО «НСК-Транслес». Косвенно информация используется также директором организации и его заместителем.

Состав массива бухгалтерской информации – информация является гетерогенной, поскольку обобщаются все факты финансово-хозяйственной деятельности организации, по характеру источников информации – информация является и синтетической, и аналитической, что определяется существующими требованиями к организации бухгалтерского учета.

В массив бухгалтерской информации входят не только данные, отражающие хозяйственные операции ООО «НСК-Транслес», но также данные, которые подтверждают сам факт осуществления хозяйственных операций, как показано на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Общая характеристика массива бухгалтерской информации ООО «НСК-Транслес»

Данная система является односторонне открытой относительно внешней среды организации, поскольку фактическим носителем входящей информации выступают массивы данных на бумажных и электронных носителях, представляющие собой документы первичного бухгалтерского учета.

Основную часть внутреннего потока информации, формирующей данный массив, составляют данные, генерируемые 1С Бухгалтерия, это данные, отражающие использование различных запасных частей, топлива и т.д. в организации при организации технического сопровождения деятельности компании. Другие внутренние коммуникации, влияющие на формирование массива Бухгалтерской информации, связаны, в основном, с текущей деятельность.

В качестве итога рассмотрения массива данных Бухгалтерской информации можно представить систему коммуникаций и массивов данных в виде рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 – Система коммуникаций и массивов данных Бухгалтерской информации в ООО «НСК-Транслес»

В ООО «НСК-Транслес» поступающие от контрагентов первичные документы, к которым отнесены и внутренние электронные документы по ремонту транспорта, в дальнейшем подтверждаемые документами на бумажных носителях, регистрируют сам факт хозяйственной операции, служат только источником информации для формирования массивов данных Регистров бухгалтерского учета, в которых все хозяйственные операции регистрируются уже в качестве массива данных. Массив управленческой информации представляет собой группировку результатов финансово-хозяйственной деятельности в разрезе управленческого учета, то есть достоверную систематизацию фактов финансово-хозяйственной деятельности ООО «НСК-Транслес» с позиций интересов собственников. Этот массив информации делится на два массива нижнего уровня – оперативный и финансовый управленческий учет.

Особенность управленческого учета в ООО «НСК-Транслес» состоит в крайне большом количестве коммуникаций, имеющих однообразный характер, причем все коммуникации формируются на основе внешней (по отношению к массиву) информации и обобщаются в массивах данных в виде натуральных (оперативный управленческий учет) и финансовых (финансовый управленческий учет) показателей.

Результирующим массивом данных в ООО «НСК-Транслес» является составление управленческих отчетов. Здесь имеется одна особенность. Финансовый результат определяется на основе сопоставления агрегированных данных управленческого учета за вычетом сумм уплаченных налогов. Последние фиксируются также первичными документами в виде платежных поручений на перечисление налогов и сборов в банк (с отметкой банка об исполнении).

Следовательно, с точки зрения коммуникаций, систематизировать управленческий учет в ООО «НСК-Транслес» можно так, как показано на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Коммуникации управленческого учета в ООО «НСК-Транслес»

Следовательно, в ООО «НСК-Транслес» управленческий учет предназначен, прежде всего, для определения фактического финансового результата в интересах собственника. Также особенностью коммуникаций в информационной системе организации можно считать использование в массиве управленческой информации показателей Управленческого финансового результата. Данный показатель является основным целевым показателем с точки зрения данного массива, используется как целевой в отношении всей деятельности организации. Как следствие, позволяет определить эффективность.

С точки зрения управления это, безусловно, более корректно, поскольку целью функционирования организации является не отражение на счетах бухгалтерского учета суммы прибыли, а получение фактической прибыли.

Тем не менее, относительно системы управленческого учета в ООО «НСК-Транслес» можно выделить ряд проблемных аспектов:

- управленческий учет не обеспечивает выявления резервов роста организации, не дает полной картины формирования финансового результата, поскольку используются данные первичного учета (что, безусловно, корректно), тем не менее, факторы, повлиявшие тем или иным образом на финансовый результат, не фиксируются, что снижает управленческую ценность рассматриваемого массива данных;

- отсутствует такой процесс управления как интерпретация данных управленческого учета. Дело в том, что в интересах собственника управленческий учет должен отражать не только финансовый результат (это, безусловно, конечная цель деятельности организации), но и процесс формирования финансового результата на различных этапах хозяйствования, равно как и промежуточную интерпретацию данных управленческого учета. В частности, с точки зрения управления могут рассчитываться показатели рентабельности, ликвидности, платежеспособности, проводиться экономическая интерпретация активов и пассивов организации, оцениваться их качество. Словом, эффективное использование данных управленческого учета подразумевает также и разъяснение собственнику функциональных особенностей формирования финансового результата. На этот вопрос призван отвечать такой косвенный процесс управления как анализ финансово-хозяйственной деятельности компании.

Массив информации по кадрам представляет собой обобщенную систематизацию всех данных по персоналу ООО «НСК-Транслес». Владельцем массива данных также является Главный бухгалтер, поскольку в Штатном расписании организации не предусмотрено работника кадровой службы.

Пользователями информации являются руководство организации, а также работники компании.

Массив данных является гомогенным, поскольку в нем обобщается однообразная информация, хотя и разбитая на отдельные блоки. Массив данных является синтетическим, поскольку происходит только обобщение данных по персоналу.

Формирование массива данных происходит как на регулярной основе (начисление заработной платы), так и на нерегулярной основе (регистрация фактов приема на работу, увольнения, перевода на другую должность, повышения разряда работника и т.д.).

С точки зрения коммуникаций массив данных не является автономным, поскольку взаимодействует с массивом данных бухгалтерской информации по следующим аспектам:

- начисление заработной платы;

- начисление премиальных;

- регистрация фактического фонда рабочего времени;

- регистрация причин несовпадения фактического и нормативного фонда рабочего времени.

Регистрация причин несовпадения фактического и нормативного фонда рабочего времени ведется для оценки потерь производительности труда работников вследствие снижения продолжительности фактически отработанного времени, включая анализ по различным причинам снижения продолжительности рабочего времени, результаты используются для определения оплаты труда работников, а также для учета времени работы в праздничные и выходные дни, а также в сверхурочное время.

С точки зрения назначения данных, входящих в массив информации по кадрам, могут быть выделены группы данных, в зависимости от функционального назначения, представленные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Состав массива информации по персоналу ООО «НСК-Транслес»

Данные	Описание
Справочные данные	Справочники квалификационных требований к работникам, данные по ставкам оплаты труда как внутренний документ организации и т.д.
Регулирующие данные	Должностные инструкции, трудовые договоры
Учетные данные	Совокупность данных о численности, квалификации, характере деятельности, объемах выполненных работ и других фактических показателях деятельности работников организации
Регламентирующие данные	Совокупность приказов, распоряжений и других директивных документов организации, уточняющих, видоизменяющих данные, выполняющие регулирующую функцию, а также данные, определяющие другие составляющие деятельности работников

Массив данных по персоналу имеет специфический характер, поскольку он не только формирует и систематизирует данные о работниках организации, но также обеспечивает правовую защиту их интересов, в связи с чем на массив данных воздействует ТК РФ. Для наглядности массив данных информации по персоналу и связанные с ним коммуникации представлены на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Массив данных информации по персоналу ООО «НСК-Транслес»

Относительно массива данных информации по персоналу следует отметить, что, возможно, для организации было бы актуально формировать также данные по планам обучения работников, поскольку указанные данные включаются в массив управленческой информации, хотя и не регистрируются. В отсутствие планов по обучению работников снижается эффективность достижения целей организации с точки зрения стратегии по персоналу. ООО «НСК-Транслес» работает в сфере, где потребность в соответствующем уровне знаний работников весьма высока, поскольку происходят изменения в условиях рынка, особенностях продаж продукта и в логистических технологиях, а также в технологиях работы с массивами данных, например, появление новых версий 1С. Поскольку, однако, обучение работников организации проводится в необходимых объемах, данный недостаток является формальным.

В качестве недостатка массива данных по кадрам можно назвать отсутствие на выходе массива данных по анализу кадрового потенциала организации, который формировался бы на основе оценки таких характеристик персонала как стаж работы, уровень образования и т.д.

Массив маркетинговой информации представлен системой планов по продвижению услуг организации и системой контроля входящего потока потребителей.

По существу, в ООО «НСК-Транслес» представлен только массив данных продвижения продукта. Этот массив ориентирован на рынок, поскольку включает в себя систему маркетингового контроля, при разработке мероприятий по продвижению продукта учитывается опыт прошлых взаимодействий с потребителями, как следствие продвижение продукта организовано, в целом, достаточно рационально. Другие элементы маркетинговой системы в ООО «НСК-Транслес» не представлены.

В то же время, маркетинговая стратегия предполагает выделение целевых сегментов рынка и новых характеристик продукта. Однако, в принятии решений по данным направлениям участвует ограниченное количество пользователей информации, как следствие, отсутствует значимая потребность в регистрации маркетинговой информации в виде единого массива данных.

Также в массив маркетинговой информации включаются данные текущего взаимодействия с рынком, представленные в таблице 2.3.

Таблица 2.3 – Дополнительные данные массива маркетинговой информации ООО «НСК-Транслес»

Данные	Описание
Договоры	На основе договоров, которые различаются по значимости контрагентов, устанавливаются данные о ценах, по которым осуществляются поставки, а также о требованиях к оказанию услуг, в основном, по графикам доставки товаров
Данные договоров с поставщиками	Совокупность договоров с поставщиками запасных частей, топлива и т.д. По каждому поставщику учитываются данные о поставляемых запасных частях, об условиях поставки и оплаты. Устанавливаются данные о соответствии перечня продукции потребностям организации
Данные логистики	Включает в себя совокупность данных складского учета запасных частей и т.д.

Массив маркетинговой информации и формирующие его коммуникации может быть представлен в виде рисунка 2.9.

Рисунок 2.9 - Массив маркетинговой информации и формирующие его коммуникации ООО «НСК-Транслес»

Организация рассматривает тендеры только как одну из составляющих ее коммерческих планов. По существу, целенаправленного взаимодействия с органами власти с массивом маркетинговой информации не ведется, а участие в тендерах не рассматривается как приоритет в коммуникациях организации. В результате организация за 2012-2014 гг. хотя и участвовала в пяти тендерах, не побеждала в них.

Взаимодействие с массивом бухгалтерской информации ведется через составление планов снабжения организации запасными частями и топливом, которое основывается на массиве плановой информации и графиков доставки.

Недостатки массива маркетинговой информации:

- отсутствует четко выраженная маркетинговая стратегия, что не создает возможностей долгосрочного расширения масштабов деятельности организации;

- отсутствует единый массив данных по ценам с учетом характеристик потребителей, имеется только система условий для потребителей, но данная система не формализована;

- по продукту отсутствует возможность определения характеристик продукта с учетом возможностей рынка и перспектив для потребителей, только текущие запросы контрагентов;

- в массиве маркетинговой информации не систематизируются данные внешней среды организации, вследствие чего отсутствует возможность принятия обоснованных маркетинговых решений;

- система маркетинговой информации не обеспечивает единой системы маркетингового управления в организации, что снижает эффективность управления маркетингом, а также организацией в целом, поскольку стратегия организации ориентирована именно на маркетинг.

Массив данных технической информации – совокупность описаний технических характеристик транспорта, используемого организацией. Поскольку ООО «НСК-Транслес» использует различный транспорт, кроме того, самостоятельно выполняет техническое обслуживание, систематизируются данные по техническому обслуживанию имеющегося транспорта. Также включаются данные по запасным частям и другим используемым комплектующим, поставляемые из массива маркетинговой информации.

Массив плановой информации и графиков доставки представляет собой совокупность данных о времени доставки грузов потребителям, а также условиям отгрузки. Пользователями массива являются сотрудники Бухгалтерии, Отдела доставки и руководство организации.массив ведется в виде простой таблицы, созданной как документ, на основе которой составляются путевые листы. В данной таблице указываются сроки и условия доставки в зависимости от потребителя. Владельцем массива является начальник отдела доставки.массив является гомогенным, формируется ежемесячно, а путевые листы составляются ежедневно.

Коммуникации, формирующие массив, представлены на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Коммуникации массива плановой информации и графиков доставки ООО «НСК-Транслес»

Данный массив является одним из конкурентных преимуществ организации, поскольку позволяет организовать доставку в соответствии с запросами потребителей, тем самым создавая организации внешние конкурентные преимущества, делающие предлагаемый продукт привлекательным для потребителей.

Недостатки массива плановой информации и графиков доставки:

- высокая трудоемкость формирования;

- отсутствует обратная связь с массивом маркетинговой информации, поскольку владелец массива не взаимодействует с внешним поставщиком информации. Как следствие, снижается эффективность формирования массива с точки зрения соответствия продукта запросам потребителей.

Массив правовой информации представлен на рисунке 2.11. Правовая информация в организации представлена двумя блоками. Общая информация относится к деятельности большинства организаций. Включает в себя, в первую очередь, правила договорной работы, правила организации труда работников и т.д., которые устанавливаются для всех организаций действующим законодательством. К данному же блоку информации относится и информация в области правил проведения тендеров, а также другие правила. Целевая информация непосредственно относится к деятельности организации и включает правила перевозки, а также организации труда водителей.

Рисунок 2.11 – Массив правовой информации

Информация о правилах перевозок связана с организацией перевозок грузовым транспортом в целом, а также с правилами перевозок отдельных грузов. В целом, данный блок информации характеризует особенности управления грузовыми перевозками.

Таким образом, проблемами организации деятельности ООО «НСК-Транслес» с точки зрения информационного обмена являются:

- недостатки массива управленческой информации:

а) не используется официальная информация органов власти;

б) отсутствует закрепление в виде единого документа;

в) отсутствует установление целевых показателей, за исключением плана по прибыли;

г) отсутствует детальная последовательность выработки целей организации и управленческих решений по отдельным направлениям деятельности;

- недостатки системы управленческого учета:

а) управленческий учет не обеспечивает выявления резервов роста организации, не дает полной картины формирования финансового результата;

б) отсутствует интерпретация данных управленческого учета;

- недостатки массива маркетинговой информации:

а) не формируется массива тендерной информации;

б) не используется официальной информации при управлении деятельностью организации;

в) отсутствует четко выраженная маркетинговая стратегия, что не создает возможностей долгосрочного расширения масштабов деятельности организации;

г) отсутствует единый массив данных по ценам с учетом характеристик потребителей, имеется только система условий для потребителей, но данная система не формализована;

д) по продукту отсутствует возможность определения характеристик продукта с учетом возможностей рынка и перспектив для потребителей, только текущие запросы контрагентов;

е) в массиве маркетинговой информации не систематизируются данные внешней среды организации, вследствие чего отсутствует возможность принятия обоснованных маркетинговых решений;

- недостатки массива плановой информации и графиков доставки:

а) высокая трудоемкость формирования;

б) отсутствует обратная связь с массивом маркетинговой информации, поскольку владелец массива не взаимодействует с внешним поставщиком информации. Как следствие, снижается эффективность формирования массива с точки зрения соответствия продукта запросам потребителей.