Глава 1. Теоретические аспекты влияния личности помощника руководителя на процесс координации работы приемной организации

1.1.Понятие помощника руководителя

Должностные обязанности помощника руководителя намного шире, чем у простого секретаря. Секретарские обязанности включают в себя ведение входящей, исходящей и внутренней документации, прием звонков, факсов, обработки поступающей электронной внутренней, исходящей и входящей документации, приеме звонков и посетителей. У личного помощника ответственность шире. Мало того, что он отвечает за рабочий климат в офисе, так же еще выбирает подарок для деловых партнеров руководителя. Профессия секретаря впервые появилась в Древнем Риме. В то время так называли людей, которые должны были хранить всю переданную им информацию в тайне. Потому само слово «секретарь» происходит от греческого «секрет». Прошло много времени, прежде чем эта профессия дошла до русских земель.В XII веке появились первые писцы – это работники, которые занимались составлением, подготовкой и рассмотрением документов. Свое развитие профессия получила в приказах XVI-XVIIвв., а именно во время правления Петра I, который начал проводить преобразования в государственном аппарате.С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи, стал Генеральный регламент 1720 года, закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, в том числе и секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

В главе 29 генерального регламента «О секретарском управлении» впервые было записано требование об учтивости секретаря, ответственность за сохранность документов. Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, опоздания наказывались штрафами, более серьезные поступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». В 1722 году был принят «Табели о рангах». Он состоял из 14 рангов чиновников. Наиболее высокий ранг – 5-й был присвоен тайному кабинету-секретарю. Эта должность была отнесена к придворной службе. К 6-ому рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегии. Секретари Сената относились к 8-ому рангу. Секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегии относились в 10-ому рангу. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях. Служащий, получивший чин до восьмого ранга, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого ранга давало только личное дворянство. С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По «Табели о рангах» они относились к 4 рангу. Они имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Канцелярия статс-секретаря была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса.Значения секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. Работа секретаря регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.XIX век по продвижению по карьерной лестнице мало отличался от XVIII века. Но блестящую карьеру сделал русский реформатор М.М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской Империи. В период расцвета Российской Империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. И если изначально профессия секретаря была мужской профессией, то с появлением множительных аппаратов, пишущих машинок, стенографии она стала приобретать женский облик. Постепенно приходило понимание того, что именно женщина может с одинаковой легкостью исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости. Хоть и систему стенографии, и систему печати слепым способом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались лишь женские руки. После 1917 года значение секретарей – помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х годов процесс этот шел достаточно медленно. В 1925 году секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уровняли с машинистками, рассыльными и конторщиками. В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящиеся под патронажем Министерства внешней торговли. Профессия секретаря в это время требует новых умений: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки. В 1932 году секретарей разделили на две группы. В первую вошли помощники и референты, во второю – секретари-машинистки Iи IIкатегории. В начале 1960-х годов в перечне профессия и должностей значились лишь секретари машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга. Большинство руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период «застоя». Секретарь семидесятых – это женщина средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику. Это объясняется тем, что состав советских руководителей сам был далеко не молод. Но в конце 80-х - начале 90-х годов, с появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение». Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся покровительством своего начальника, что чаше всего, сопровождающая его на приемах и презентациях, потому что владеет иностранными языками и хорошо знает основы этикета. В В 2000 году появляется должность секретаря приемной руководителя, а к профессиональным требованиям добавляется владение ксероксом, факсом и компьютерными технологиями. Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые и личные качества. [7]. Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы) Что касается помощника то считается, что первые помощники появились в Древнем Риме. Римская юриспруденция, выработавшая формулы для правовых сделок, нуждалась в облачении их в традиционный письменный вид. Постепенно механическая работа над правовыми материалами становится не только более самостоятельной, творческой, но и почти исключительной. Ее представителями в эпоху республики были scribae и exceptoresetnotarii – писцы, занимавшиеся облечением правового материала в документальную форму. Scribae состояли на государственной службе, exceptoresetnotarii – на службе у частных лиц. Должность scribae могли занимать лишь римские граждане, не лишенные гражданской чести, а лица, подвергшиеся умалению гражданских прав, не имели доступа к этой должности. Избрание их было пожизненным и не ограничивалось сроком службы, а простиралось и на преемников. Scribae мог уступить свое место другому лицу за вознаграждение. Из более способных писцов магистраты избирали себе помощников, в обязанность которых входило изготовление публичных документов (tabulaepublicae) и ведение общественных счетов (rationes), вследствие чего они и назывались scribaelibrarii.

В квалификационном справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание,

В статье М.Е. Тарасовой, руководителя организационно-административной службы ЗАО «НК Руснефтехим», изложены сведения о том, кого берут в личные помощники требования и обязанности помощника руководителя. В статье сказано, что при выборе персонального ассистента, успешный руководитель предъявляет максимально высокие требования не только к образованию, профессиональным качествам, опыту работы, практическим навыкам но и к личностным характеристикам. Персональный ассистент – это не столько должность, сколько особый статус доверенного лица, в котором нуждается руководитель. Персональный ассистент – это профессионал, ответственный человек, способный взять на себя огромные обязанности по обеспечению деятельности руководителя, освободить его от нерациональной траты времени.

Действительно профессионального помощника найти сложно. Опытный специалист по подбору персонала подходит со всей ответственностью к выбору личного помощника руководителя: даже не рассматривает предложения соискателей, часто меняющих работу, без образования, опыта работы, не вызовут его интерес и резюме, составленные с грамматическими и стилистическими ошибками.

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, вт ом числе и представителей элиты административного персонала–личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя— это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается непросто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы. [1]

На российском сайте по поиску работы, имеются сведения, где подготавливают личных помощников руководителя, смежных карьерах и что особенно важно о требованиях к навыкам и умениям к личным помощникам:

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001«Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование–специальность 0611«Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих поэтим специальностям, сегодня достаточно много. В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специальности по документационному обеспечению управления[1]