16) Создание приказов по личному составу, виды приказов и требования к их оформлению

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа.

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам: · создания, реорганизации или ликвидации организации, · утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, · создания новых структурных подразделений, · создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий, · установления режима работы и внесения изменений в него, · утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов), · утверждения внутренних типовых форм документов, · аттестации персонала, · делегирования полномочий, · распределения зон ответственности, · планирования деятельности, · осуществления контроля за деятельностью (отчетность), · информационного и документационного обеспечения деятельности,

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Виды приказов по личному составу:

Приказ о приеме на работу	Личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор
Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска	Личное заявление или график отпусков
Приказ об увольнении	Личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения
Приказ об изменении личных данных работника	Личное заявление и копии регистрационных документов, подтверждающих такие изменения, выданных органами загса
Приказ о переводе по инициативе работника	Личное заявление
Приказ о переводе по инициативе работодателя при согласии работника	Представление о переводе
Приказ о переводе при производственной необходимости, когда согласия работника не требуется	Докладная записка руководителя подразделения, приказ по основной деятельности или документы, подтверждающие причины перестановки кадров в связи с производственной необходимостью
Приказ о командировании	Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

• название вида документа;

• дата;

• порядковый номер приказа;

• место издания приказа;

• индекс документа;

• заголовок к тексту приказа;

• сам текст приказа;

• подпись руководителя организации;

• виза о согласовании;

• данные исполнителя.

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа.