8.3. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установленные "Положением о документах и записях в бухгалтерском учете организаций и хозяйственных организаций". Только правильно оформленный документ служит достоверным основанием для бухгалтерских записей и имеет юридическую силу.

Общие правила составления документов:

1) Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги) чернилами, химическим карандашом или на пишущей машинке.

2) Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документов.

3) Точно и ясно излагать содержание документа.

4) Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5) Незаполненные пробелы в бланке документов прочеркивать.

6) Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.

7) Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции. Копии получают путем оттиска через подложенную копировальную бумагу.

Правила исправления ошибок в документах следующие.

Для исправления ошибки в документе необходимо: неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надписать над ней правильную запись и о произведенном исправлении сделать на документе оговорку, которая должна быть заверена лицами, подписавшими документ.

В кассовых документах (ордерах, чеках, платежных поручениях и т.д.) исправления не допускаются вовсе.

Ответственность за нарушения в составлении документов несут прежде всего лица, участвующие в оформлении документа. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы. До оформления учетных записей все документы подвергаются всесторонней проверке и контролю:

1) в отношении соблюдения установленной формы,

2) по существу,

3) с арифметической стороны.

Проверка соблюдения установленной формы имеют целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты, правильно ли они заполнены, есть ли надлежащие подписи и т.д.

Проверка по существу включает:

• проверку необходимости, целесообразности и законности указанной в документе операции,

• встречную проверку, заключающуюся в составлении счетной формулы или проводки корреспонденции счетов.

8.4. Инвентаризация, техника ее проведения

Под инвентаризацией понимается установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников путем проверки их в натуре. Целью инвентаризации является сличение фактического наличия хозяйственных средств с данными текущего бухгалтерского учета, т.е. выявление излишков, недостач, пересортиц и неточностей в учете, приведение данных учета в соответствие с фактическим наличием средств.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на: полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства организации. Она обязательно проводится не реже одного раза в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств, например, материалы, расчеты с покупателями и т.д.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внезапные.

Техника проведения инвентаризации:

• Приказом по организациисоздается комиссия в составе материально-ответственного лица, представителя бухгалтерии и независимого лица.

• Комиссия предъявляет материально-ответственному лицу приказ, берет у него расписку в том, что последний отчет он сдал в бухгалтерию и никаких документов на руках не имеет.

• Склад опечатывается и начинается проверка. Ценности подсчитываются, измеряются, взвешиваются и записываются в особый документ "Опись остатков материальных ценностей". Эта опись имеет следующие реквизиты:

• номер по порядку,

• наименование ценностей,

• единица измерения,

• количество,

• цена,

• сумма.

Итоги по каждой странице описи подсчитываются по сумме и количеству товарных единиц. И то и другое записывается прописью. Каждая страница подсчитывается всеми членами комиссии. На последней странице подсчитывается общая сумма и общее количество товарных единиц.

На последней странице описи заполняется юридическая справка о том, что "инвентаризация проводилась в моем присутствии, претензий к комиссии по количеству ценностей и весу не имею. Ценности на сумму ______ принял на ответственное хранение". Подпись. Дата.

Опись составляется в 3-х экземплярах. Один из них под расписку вручается материально-ответственному лицу. Два первых экземпляра передаются в бухгалтерию.

• По материалам инвентаризации составляется сличительная ведомость. В ней указываются данные описи, данные бухгалтерского учета, недостача, излишки, пересортица. Сличительная ведомость подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Согласительная подпись ставится материально-ответственным лицом.