Нормативная база делопроизводства

Для того чтобы ввести понятие "нормативная база делопроизводства", рассмотрим конкретный пример. Представьте себе, что спортивная команда обратилась к трем организациям с просьбой об оказании спонсорской помощи, и в ответ пришло три письма, в каждом из которых сообщается, что организация готова перечислить запрашиваемую сумму. Но одно письмо подписано начальником отдела рекламы, другое заведующим производства, а третье пришло за подписью генерального директора. Какое письмо имеет юридическую силу³⁾?

Очевидно, что нельзя доверять документу, если человек, его подписавший, не имел на это полномочий. Очевидно также, что на всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Должны быть определены нормы (правила) в которых прописано, как оформляются те или иные документы, кто имеет право подписи того или иного документа, какие печати должны удостоверять его подлинность и т.п.

Иными словами, необходимо иметь четко прописанные нормы создания, оформления и работы с документами (нормативная база делопроизводства), которые обеспечивают юридическую силу документа.

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 3.14.

Рис. 3.14.  Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Как уже говорилось, для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в  ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ). Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение (рис. 3.15).

Рис. 3.15.  Стандартизация документов упрощает их создание, учет и хранение

Основные требования к оформлению документов Реквизиты документов

Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 3.2).

Таблица 3.2. Основные форматы документов
Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841х1189	А6	105х148
А1	594х841	А7	74х105
А2	420х594	А8	52х74
А3	297х420	А9	37х52
А4	210х297	А10	26х37
А5	148х210	А11	18х26

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16., а пример бланка с реквизитами - на рис. 3.17. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.

Рис. 3.16.  Схема расположения реквизитов

Рис. 3.17.  Пример использования реквизитов в письме

Описание реквизитов, показанных на рис. 3.16, дано в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Описание реквизитов
01	Государственный герб Российской Федерации
02	Герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема4) организации или товарный знак (знак обслуживания)
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф5) утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст документа
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования документа
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис. 3.16).

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля (рис. 3.18).

Рис. 3.18.  Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля