2.5.Автоматизированная обработка данных в службе приема и размещения.

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице в современных условиях невозможно без применения новых технологий. Новые технологии предусматривают автоматизацию многих гостиничных процессов, в частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы направлены на повышение производительности труда и уровня знаний у высших управленческих работников.

При этом существуют глобальные компьютерные системы (например, системы бронирования Galileo, Amadeus) и системы принадлежащие консорциумам (Utell , SRS, Fidelio)

В качестве примера автоматизации управления гостиницей рассмотрим систему Fidelio Front Office.

Это одна из наиболее распространенных систем для службы приема и размещения в мире. Ее выбрали Hilton, Inter Continental и многие другие международные цепи гостиниц и независимые гостиницы.   Российскими пользователями стали Рэдисон, Лазурная, Мариот Тверская, Славянская, Мариот Аврора Люкс, Мариот Гранд, Балчуг и др.   Система Fidelio Front Office позволяет вести индивидуальные и групповые резервирования номеров, размещение, выписку гостей, а также осуществлять управление номерным фондом.   В информационной сети Fidelio Front Office является центральным звеном, куда стекается вся информация из других программных модулей - тарификатора, звонков, платного телевидения, ресторанного комплекса. Fidelio Front Office упрощает и ускоряет процесс бронировки, поселения, выписки, хранит имена и названия организаций клиентов, когда-либо проживавших в гостинице. Fidelio Front Office имеет мощный аналитический блок, позволяющий получить любую отчетность и статистику за любой период времени. Fidelio Front Office гарантирует защиту от неоплаты гостями проживании и других услуг. Fidelio Front Office - это мощный инструмент, позволяющий существенно повысить уровень обслуживания гостей и увеличить прибыль. Стандартный пакет системы FFO представляет собой полный набор модулей, необходимых для управления гостиницей, включающий в себя «Бронирование», «Службу приема», «Кассирские функции», «Управление номерным фондом», «Ночной аудит», «Управление досугом», «Тарифы и наличие комнат», «Группы и блоки», «История гостей», «Отчеты и безопасность» и многие другие функции.   В системе существует возможность взаимодействия с системами третьих фирм (телефонные станции, телевидение). Дополнительно FFO может быть объединен с другими программами, такими как Sales and Catering, Food and Beverage Accounts. Fidelio Front Office может взаимодействовать с рядом централизованных систем бронирования.   С октября 2000 года система «Fidelio Front Office» поддерживает интерфейс с фискальными принтерами на стойке службы приема и обеспечивает клиентов фискальными чеками.   К преимуществам Fidelio Front Office следует отнести легкость в эксплуатации, обусловленную достаточно простой логикой построения системы и удобством интерфейса; высокий уровень безопасности, обеспеченный строгим разграничением доступа пользователей; гибкость настройки:  Fidelio Front Office может успешно использоваться как в отелях, принадлежащих международным цепям со строгими стандартами работы, так и в независимых отелях и пансионатах с совершенно различной технологией работы.

Бронирование. Fidelio Front Office обеспечивает автоматизацию всех этапов процесса бронирования: от установления тарифов и непосредственного бронирования до внесения изменений, подселение и заполнение профайлов.

Бронирование можно создавать для отдельных гостей, для группы, для нового гостя, компании, агентства или источника. Каждое имя связано с профайлом гостя, на чье имя оно создается. Если вы создаете бронирование для гостя, не имеющего профайл, вы моментально можете создать профайл данного гостя.

Профайл представляет собой запись информации. В профайле гостя можно хранить фотографию гостя. Профайл отображает информацию о будущих и прошлых проживаниях гостя.

Если на момент бронирования в гостинице нет свободных номеров, бронирование можно поставить на лист ожидания и по мере поступления свободных номеров вы можете связаться с гостем и сообщить ему о наличии свободных комнат.

Группы и блоки. Fidelio Front Office эффективно управляет групповыми бронированиями для туристов, съездов, конференций и др. Блоки можно настроить на превышение числа бронирований (эластичные блоки), выбрать специальные групповые тарифы.

Данная функция позволяет:

• создание списка группы;

• автоматическое назначение комнат;

• групповое или индивидуальное заселение;

• групповое изготовление магнитных карточек-ключей;

• начисления на групповой счет или на индивидуальный;

• статистика и отчеты по группам.

Профайлы и истории гостей. Fidelio Front Office аккумулирует данные и управляет информацией, которая делает процесс бронирования более эффективным в плане качества услуг гостям и увеличения выручки. Данный модуль позволяет совершать следующие операции:

• создание профайлов гостей, агентств и источников;

• поддержка программ «Частого гостя»;

• возможность ведения списка гостей с заканчивающимся кредитом и «черного списка» предприятий неплательщиков;

• автоматический расчет комиссионных агентствам, источникам и гостям;

• объединение профайлов и удаление неиспользуемых;

• создание форм писем по критериям, основанным на пожеланиях предприятия, гостиницы;

• отчеты по статистике (приезды, незаезды, выручка и пр.).

Выписка счета и кассирские функции: модуль системы кассир выдает выпиской (расчетом) гостей и ведением счета гостя. Пользователь работающий в данном модуле, может выполнять следующие основные операции:

• вести счета гостей на пяти языках;

• печать полного, предварительного, промежуточного, информационного счетов и счета-фактуры;

• детальный счет, счет по статьям расходов, суммарный ежедневный счет для группы и более 20 др. стилей счета;

• групповая выписка;

• фиксированный стартовый баланс и возможность его уменьшения.

Модуль ночного аудита. Выполнение ночного аудита можно начать только при завершении всех операций за истекший день.

Данный модуль выполняет следующие операции:

• закрытия финансового дня и все бухгалтерские функции за день;

• автоматическое начисление тарифов за проживании и налогов;

• выявления гарантированных неявок, изменения статуса негарантированных неявок;

• показ информации о кассирах с незакрытой кассовой сменой;

• резервное копирование;

• устанавливаемый порядок ведения процедур ночного аудита, выбор управленческих отчетов;

Система Fidelio Front Office предоставляет возможность составлять различного рода отчеты и прогнозы, которые необходимы для дальнейшего планирования деятельности гостиницы.

С помощью модуля отчеты можно составить следующие виды отчетов: отчеты по проживающим гостям, настройки принтеров, сравнения с предыдущим годом/днем/месяцем и бюджетом, отчеты переписки.

Модуль управления номерным фондом предназначен для работы с номерным фондом гостиницы и позволяет выполнять следующие функции:

• изменять статус номерного фонда по типу комнаты;

• назначать комнаты и отчеты по всем распределениям;

• выдавать задание горничным;

• отчеты по несоответствиям состояния комнат;

• изменять статус комнат посредством телефонного интерфейса;

• опция быстрой уборки;

• не заселенные комнаты и «комнаты на ремонте».

Модуль управления досугом позволяет совершать следующие операции:

• неограниченное число занятий, забронированное на определенное время – теннис, гольф, парикмахерская и прочее;

• графическое предоставление расписания досуга;

• бронирование досуга для проживающих гостей, не проживающих, для сотрудников.

Несомненным преимуществом система Fidelio Front Office является модульный принцип построения, легкость в эксплуатации и обучении персонала.