Обов’язкові реквізити документів

• найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ,

• назва документу (форми),

• дата і місце складання,

• зміст та обсяг господарської операції,

• одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі),

• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення,

• особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Додаткові реквізити документів

• ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру,

• номер документа,

• підстава для здійснення операцій,

• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

В

Розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності

ідповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи.

Встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

2. Класифікація первинних документів

Ознаки класифікації первинних документів

► за місцем складання,

► за призначенням,

► за порядком складання,

► за способом використання,

► за змістом

Документи за місцем складання

Внутрішні: __________________________________________

____________________________________________________

Зовнішні: ___________________________________________ ____________________________________________________

Розпорядчі: __________________________________________

____________________________________________________

Виконавчі___________________________________________

____________________________________________________

Документи бухгалтерського оформлення: ________________

_________ ___________________________________________ Комбіновані документи _______________________________

____________________________________________________

Документи за призначенням

Первинні: ___________________________________________

____________________________________________________

Зведені: _____________________________________________ ____________________________________________________

Документи за порядком складання

Разові: ______________________________________________

____________________________________________________

Накопичувальні: _____________________________________ ____________________________________________________

Документи за способом використання

Грошові: ____________________________________________

____________________________________________________

Розрахункові: _______________________________________ ____________________________________________________

Матеріальні:_________________________________________

____________________________________________________

Документи за змістом

3. Сутність документообороту

Рух документів з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до їх обробки в бухгалтерії і наступної передачі до архіву

Документооборот

Встановлюється наказом керівника підприємства з метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів

Графік документообороту

Оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт

Витяг з графіку документообороту

Перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи

кожному виконавцю – працівнику підприємства, які створюють і подають первинні документи, що відносяться до сфери їх діяльності

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві здійснюється головним бухгалтером

В бухгалтерії проводиться перевірка і опрацювання пер­винних документів.

Перевірка

за формою 

Перевірка заповнення реквізитів

Перевірка первинних документів

Перевірка

за сутністю 

Перевірка змісту та відповідності операції діючому законодавству

Арифметична

перевірка 

Перевірка правильності підрахунків

Бухгалтерське опрацювання первинних документів

Таксування

Групування

Контировка

Переведення натуральних та трудових вимірників в грошовий

Документи підбирають в пачки, однорідні за економічним змістом, зафіксованих в них господарських операцій

Вказівка на первинному документі бухгалтерського запису, тобто кореспонденції рахунків за господарською операцією

Зберігання документів

Поточний архів –

для зберігання документів звітного року. Поточний архів організують у бухгалтерії у спеціальних закритих шафах

Постійний архів –

розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання як бухгалтерських документів і звітів, так і справ інших підрозділів підприємства

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України

Це цікаво

► Сучасні носії первинної облікової інформації є певними аналогами стародавніх документів.

В стародавньому Шумері реєстрація фактів господарського життя здійснювалась на глиняних табличках. Виготовлення папірусу в стародавньому Єгипті спряло появі «вільних аркушів». Первинними носіями інформації у Вавилоні були глиняні «картки». В стародавній Індії для обліку використовувалися камінчики та горнята. Перші являли собою «первинні документи», другі - «облікові регістри». Облік древніми греками вівся переважно на дощечках, вибілених гіпсом, іноді – на папірусі…

Виникнення паперу в Китаї (105 р. н.е.) та розповсюдження паперового ремесла в інших країнах світу привело до використання паперових документів.

В сучасних умовах господарювання поширення набувають «електронні документи».

Додаткові записи за темою:________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контрольні питання:

1. В чому значення документування господарських операцій?

2. Що є первинним документом?

3. Які вимоги ставляться до скла­дання та оформлення первинних документів?

4. Які обов’язкові реквізити документу?

5. Які додаткові реквізити документів?

6. За якими ознаками класифікують документи?

7. Які види перевірки документів в бухгалтерії? В чому їх суть?

8. В чому полягає бухгалтерське опрацювання документів?

9. Що таке документооборот?

10. В чому значення графіку до­кументообороту?