Участие в ведении текущего учета
В нашем примере текущий учет основан на регистрации демографических событий. Необходимость регистрации подобных событий в прошлом была связана с оформлением у католической церкви оплаты верующими совершения обрядов бракосочетания, расторжения брака, решения новорожденных, отпевания умерших.
Церковь вела специальные регистрационные книги. Но с конца XVIII в. в Европе стали вести регистрацию процессов воспроизводства и гражданские органы. Так, текущий учет демографических событий во Франции начали вести с 1792 г., в Бельгии — с 1796, в Голландии — с 1822, в Великобритании — с 1837, в Италии — с 1865, в Испании — с 1871, в Германии — с 1875 г.
В России первые попытки ввести церковную регистрацию демографических событий, относятся к сер. XVII в. В 1702 г. Петр I указом ввел правила проведения записей рождений и смертей в приходских церквах Москвы с обязательным представлением еженедельно ведомости о числе крещений и погребений в Патриарший Духовный приказ. В 1722 г. царем был издан указ уже о повсеместном ведении метрических книг для православного населения.
Текущий учет дает повсеместно информационный материал по многим показателям. При составлении свидетельства о рождении помимо регистрации факта самого события собираются и другие сведения - о поле новорожденного и дате его рождения, каким по порядку родился он у матери, о возрасте и национальности родителей, о занятии и месте работы матери и отца и пр. При регистрации смерти получают сведения о возрасте умершего, его поле, национальности, причине смерти, месте работы или источнике средств существования, т. е. также обширный круг демографической информации. Большая информация собирается и при регистрации браков и разводов.
Чтобы текущий учет населения позволял получать достоверную информацию, он должен быть полным. Однако в отличие от переписи текущий учет основан на том, что в установленные законом сроки население само должно обращаться в органы, ведущие регистрацию, и сообщать о происшедшем событии. Текущий учет населения позволяет получить как данные об общем числе демогр. событий, так и подробные характеристики этих явлений за определенный интервал времени, в то время как перепись характеризует состав населения на какой-то момент. Следует иметь в виду и такой важный момент: программы текущего учета в странах мира, как и в России, имеют динамичный характер, они меняются в соответствии с требованиями того или иного этапа развития государств.
Текущий учет это и учет миграций населения. Перепись и текущий учет взаимодополняют друг-друга.
Участие в ведении учета денежных средств
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники.
Действующим законодательством предусматриваются:
специально оборудованное помещение кассы; полная материальная ответственность кассира;
лимитирование остатков наличных денежных средств;
ограничение срока их хранения;
размеры и продолжительность использования авансов на хозяйственные, командировочные расходы.
Если у организации нет возможности предоставить для кассы специально оборудованное помещение, то для хранения денежных средств необходим сейф.
Кассир при приеме на работу должен быть под расписку ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. Если штатным расписанием должность кассира не предусмотрена, то данные обязанности возлагаются на сотрудника в порядке совмещения.
Организация может хранить в своей кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Первичными документами по кассе являются документы, разработанные ЦБ России.
Прием наличных денежных средств кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.
К оформлению кассовых ордеров предъявляются особые требования. Не допускаются исправления. Исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами («Получено» или «Оплачено»).
Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале (унифицированная форма № К2).
Текущий учет денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. В ней регистрируются остаток средств на начало дня, операции по приходу и расходу (за день), подводятся итоги поступления и выдачи и выводится остаток на конец дня.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр – отрывной – служит отчетом кассира. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы и в конце рабочего дня сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера.
При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм: 1-й лист – вкладной лист кассовой книги, 2-й лист – отчет кассира.
По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.
Помимо повседневного отчета кассира в сроки, установленные администрацией, проводится ревизия кассы. Ревизия должна быть внезапной, и проводить ее следует не реже чем один раз в месяц. Приказом руководства создается инвентаризационная комиссия, в ходе ревизии полистно проверяются все документы и все денежные средства. Результат оформляется актом.