4 Вопрос

Важнейшая задача службы делопроизводства – владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов.

Информационно-справочную работу можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен ящик или несколько ящиков. Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности. Отдельно ведутся следующие картотеки: на обращения граждан, на законодательно-нормативные и распорядительные документы, на исполненные и неисполненные документы. Общий срок хранения карточек -три года.

До внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам являлась слабым участком работы делопроизводственных служб.

Современные автоматизированные системы позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Компьютерные технологии во много раз уменьшают время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно влияет на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Отправка документов, так же как и получение проводится централизованно. Получив документ к отправке, проверяют наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования. Эти элементы обязательны как при отправке по почте, так и по факсу. Если документ представлен не в полном объеме или неправильно оформлен, его отправляют исполнителю на доработку. Если документы отправляют по почте, то их конвертируют. В случае, когда в один адрес направляется несколько документов, то их вкладывают в один конверт.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было оперативно находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов.

Систематизация (формирование дел) – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Для правильного формирования дел и обеспечения возможности использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с различными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Под номенклатурой дел понимают систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

Наиболее подробно вопросы, касающиеся организации текущего хранения дел, рассмотрим в следующей теме.