8.3. Конструирование таблиц и форм

После того, как новый файл базы данных создан, задают структуру таблицы. Для этого выбирают режим создания таблицы. Таких режимов несколько:

1. Режим таблицы – применяется для заполнения и редактирования полей таблицы.

2. Конструктор – режим для задания имен полей и типов данных.

3. Мастер таблиц – создание таблицы с помощью мастера таблиц.

4. Импорт таблиц – создание таблицы путем ввода данных из внешнего файла.

5. Связь с таблицами – установление связи между базой данной Access и данными из внешнего файла.

После того, как режим создания таблицы выбран, нужно определить состав таблицы. Для этого в диалоговом окне Новая таблица выбираем позицию Конструктор, нажимаем кнопку ОК. В открывшемся окне Конструктора определяем состав таблицы, заполнив для каждого поля таблицы три колонки: Имя поля, Тип данных и Описание.

В создаваемой таблице удобно иметь ключевое поле, которое содержит числа, однозначно определяющие ту или иную запись таблицы. Например, классный журнал. В нем роль ключевого поля играет порядковый номер записи.

При создании ключевого поля курсор устанавливается в строку этого поля и нажимается кнопка Ключевое поле на панели инструментов.

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле (столбец), например, текст или число.

В Access предусмотрены следующие типы данных:

1. Текстовый – предназначен для ввода текста длиной до 255 символов.

2. Поле МЕМО – для ввода заметок или длинных описаний (до 64 000 символов).

3. Числовой – для ввода числовых данных (для этого отводится 1, 2 или 4 байта).

4. Дата/время – для ввода даты и времени (8 байт).

5. Денежный – используется для работы с денежными величинами (8 БАЙТ).

6. Счетчик – для ввода числа, которое автоматически увеличивается на единицу при добавлении в таблицу новой записи (4 байта).

7. OLE-объекты – для хранения в таблице OLE-объектов (рисунков, звуков, документов Word и т.п.). объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу.

8. Логический – для хранения логического значения ДА или НЕТ, ИСТИНА или ЛОЖЬ.

9. Гиперссылки – для записи в таблицу гиперссылок.

10. Мастер подстановок – с ее помощью выбираются значения из другой таблицы или из списка значений.

В базы данных информация вводится с помощью форм.

Форма – это объект базы данных, предназначенный для ввода и отображения информации и обязательно содержит элементы (поля), в которые вводятся данные.

Используем для выбора формы вкладку Формы в окне БД, нажимаем кнопку Создать.

В открывшемся окне Новая форма выбираем режим Мастер форм. Далее в раскрывшемся списке выбираем таблицу, для которой будет создаваться форма. Нажимаем ОК.

4. Ввод данных и создание отчетов

Для ввода данных в таблицу нужно перейти в Режим Таблицы. Этот режим устанавливается, если после открытия базы данных вы дважды щелкните мышью по пиктограмме таблицы. На экране появится окно с изображением строк таблицы.

При заполнении таблицы используются стандартные приемы редактирования (так же как, например, в Word).

Создание таблиц можно существенно упростить, если использовать созданные заранее таблицы Excel или другие внешние таблицы и базы данных. Внешние таблицы в этих случаях импортируются в базу данных Access. Причем они ничем не будут отличаться от таблиц, созданных непосредственно в Access.

Чтобы представить в привычном виде данные, которые собраны в базе, нужно сформировать отчет. Для его создания в Access предусмотрено несколько средств. Наиболее часто используют Мастер отчетов, Конструктор и Мастер диаграмм.