Глава I. Организация коммерческой деятельности фирмы

1.1.Организация закупочной деятельности

Снабжение есть единство покупки (закупки), транспортировки (доставки) и складирования продукции.[1,41] Снабженческая деятельность состоит из трех групп следующих один за другим процессов: покупки, транспортной доставки, складирование продукции. Процесс снабжения состоит не только из различного рода процедур, посредством которых осуществляются операции по закупке, транспортировке и складированию, но он включает и ряд предварительных действий:

• выбор закупаемой продукции;

• выбор способа снабжения (транзитом или через склад);

• установление критериев снабжения;

• создание снабженческих органов;

• обеспечение увязки снабжения с другими логистическими процессами.

Торговая функция в снабженческом процессе есть его начальная функция, но она играет центральную роль, так как именно в результате ее реализации продукции становится собственностью покупателя.

Содержанием данной торговой функции снабжения являются следующие операции:

• выбор поставщика продукции;

• заключение договора на поставку;

• исполнение договора поставки.

После завершения торговых процедур покупатель осуществляет процесс транспортировки продукции на свой склад.

Транспортная функция снабжения означает перемещение продукции от ее поставщика к покупателю.

Транспортировка продукции может осуществляться самим покупателем (самовывозом) или транспортной организацией, но независимо от того, кто осуществляет эту транспортировку, все транспортные расходы в конечном счете все равно оплачивает покупатель продукции.

К транспортным функциям в снабжении относят:

• выбор вида транспорта;

• выбор транспортной организацией;

• заключение договора на перевозку груза;

• погрузка продукции на транспортное средство;

• контроль за процессом транспортировки закупленной продукции.

Транспортная функция плавно переходит в складскую функцию снабжения, которая завершает снабженческий процесс, но в то же время дает начало следующему процессу - процессу использования закупленной продукции.

Складская функция включает следующие последовательные операции:

• разгрузка транспортного средства на территории покупателя;

• приемку продукции;

• складирование купленной продукции.

Складские операции в отличие от торговых и транспортных практически полностью производятся силами и средствами самого покупателя.

Совокупные затраты на снабженческие процедуры включают расходы на приобретение продукции, ее транспортировку и складирование.

Торговая функция снабжение.

Торговая функция процесса снабжения с рыночной позицией – самая главная его функция, ибо только в результате покупки продукции она становится собственностью покупателя. С этой функции и начинается весь процесс снабжения.

Торговая функция снабжения – это покупка продукции участником рынка на основе заключения соответствующего договора купли-продажи, оплаты этой продукции и оформление документов, свидетельствующих о праве собственности на нее.

Торговая функция представляет собой начало процесса снабжения, поскольку купленная продукция окажется в распоряжении покупателя лишь после ее доставки ему, что обычно означает ее перемещение каким-то транспортом на склад покупателя.

Считается, что наиболее важная часть снабжения – поиск квалифицированных поставщиков, которые:

• финансово стабильны и деятельность которых имеет долгосрочные перспективы;

• имеют мощности для поставки необходимых материалов;

• доставляют в точности требуемые материалы;

• отправляют материалы гарантированно высокого качества;

• обеспечивают надежную и своевременную поставку, выполняя заказы за короткое время;

• предлагают приемлемые цены и условия финансирования;

• имеют хорошую репутацию;

• ранее добивались успеха и могут формировать долгосрочные отношения.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших им в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Что касается поставок дорогостоящей продукции, то здесь требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.

После того как поставщик найден с ним заключается договор на поставку.

Договор поставки является разновидностью договора купли-продажи, для которой характерны два признака:

договор заключается между продавцом и покупателем, но при этом продавец – обязательно участник рынка, осуществляющий коммерческую деятельность;

предметом данного договора являются только товары, используемые для предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобного рода использованием.

В договоре поставки предусматриваются все необходимые условия снабженческого процесса: описание поставляемого товара, количество поставляемого товара, цена натуральной единицы товара и общая стоимость поставляемой партии товара, порядок расчетов, сроки и способы поставки купленного товара.

В договоре поставки обычно оговариваются еще и такие моменты: договор может заключаться на поставку товара одной партией или отдельными партиями; сроки на который заключается договор; порядок принятия товара покупателем; порядок возврата брака продукции.

К документам, свидетельствующим о праве собственности на продукцию относятся следующие документы: товарные накладные, складские расписки и свидетельства. Документы, удостоверяющие собственность на купленный продукт, необходимы не только для того, чтобы забрать купленную продукцию от ее продавца или со склада, но и для внутренней бухгалтерского учета покупателя.

Транспортная функция снабжение.

Транспортная функция снабжения позволяет переместить продукцию от ее поставщика к покупателю.

Транспортировка закупленной продукции может осуществляться либо самим, либо ее продавцом (поставщиком), либо специализированной организацией.

Во всех перечисленных вариантах — это транспортная функция данного покупателя, ибо в любом случае все расходы по транспортировке продукции оплачивает только он сам и соответственно выбор способа перевозки он делает таким образом, чтобы минимизировать свои затраты.

Существующий снабженческий процесс обычно включает следующие главные транспортные функции:

выбор вида транспорта и вида транспортного средства;

выбор транспортной организации-перевозчика;

заключение договора на перевозку груза и получение грузо-отправительных документов;

погрузка продукции на транспортное средство;

собственно процесс транспортировки до склада покупателя и/или контроль за ним.

Выбор способа доставки. Исходно покупатель обязательно де- лает тот или иной выбор между двумя способами доставки куп- ленной продукции: собственными силами и средствами или пу- тем привлечения к этому процессу других участников рынка, прежде всего специализированных транспортных организаций.

В общем случае он принимает решение о том, кто будет осу- ществлять процесс транспортировки купленной продукции, исходя из двух оснований:

сравнительный уровень затрат на транспортировку куп- ленной продукции указанными способами;

возможность доставить купленную продукцию собственными силами.

В первом случае, если покупателю дешевле самому привезти продукцию, чем нанять транспортную организацию, то естественно, что он доставит ее сам. В противном случае наймет для этого специализированного перевозчика.

Однако очень часто покупатель не располагает необходимы- ми транспортными средствами для доставки всей закупаемой им продукции, тем более что она может быть самой разнообразной и требовать для своей доставки разные виды транспортных средств. Поэтому он уже вынужден (должен) использовать наем- ный транспорт и оплачивать его по тем ценам (транспортным тарифам), которые сложились на рынке.

В результате в процессе своей снабженческой деятельности покупатель обычно выбирает не столько между указанными способами доставки, сколько между разными перевозчиками (транс- портными организациями).

Основные транспортные функции снабжения.

Укрупнено снабженческий процесс последовательно включает следующие основные транспортные функции:

• выбор транспортного средства;

• выбор перевозчика;

• заключение договора на перевозку груза и получение грузоотправительных документов;

• погрузка продукции на транспортное средство;

• процесс транспортировки до склада покупателя.

Складская функция.

Данная функция состоит из следующих друг за другом процедур:

• разгрузка транспортного средства

• приемка продукции

• размещение продукции на складе

Разгрузка продукции. Доставленная покупателю купленная продукция сгружается с транспортного средства обычно силами и средствами самого покупателя непосредственно в месте, пред- назначенном для разгрузочных операций.

Как правило, место разгрузки массовых грузов максимально приближено к месту, где эта продукция должна какое-то время храниться. Данное место всегда выделяется тем, что на нем сосредоточены соответствующие машины и механизмы (транспортеры, краны и др.), необходимые для разгрузки достаточно тяжелых грузов или грузов, имеющих большие габариты.

Небольшие грузы могут разгружаться в любом подходящем месте на территории покупателя, и обычно это производится силами рабочих-грузчиков.

Приемка продукции. Данная операция очень ответственная, поскольку необходимо удостовериться, что прибывшая продукция именно та, которая должна быть доставлена. Проверяется ее количество, сохранность упаковки или внешнего вида, комплектность.

Происходит сверка документов на продукцию с фактической ее поставкой, с условиями договора на поставку.

Результаты приемки оформляются соответствующим образом со стороны лица, принимающего продукцию, и лица, доставив- шего ее. Документы о приемке доставленной продукции переда- ются в бухгалтерию покупателя и другие службы, которым она необходима для работы.

Размещение доставленной продукции. В зависимости от того, что представляет собой доставленная продукция, она либо поме- щается в специально предназначенное для ее хранения место или помещение (склад), либо сразу передается в те функцио- нальные звенья, для которых она предназначена. Например, если закуплены канцелярские товары, они часто сразу передают- ся в те подразделения организации, для которых предназначены. Если же речь идет о предметах труда, необходимых для производственного процесса, частично они могут сразу поступать в производственный цикл (в производственное звено, цех), а час- тично отправляться на склад, с которого будут отпускаться на производство по мере надобности.

Оплата поставок.

Получение счетов на оплату заказанных товаров – заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверить, и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется, как правило, безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. Допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Формы расчетов

Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежными поручениями банк обязуется по поручению плательщика, за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке в срок, установленный законом, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Расчет по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платеж получателю средств и оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель либо дать полномочие другому банку произвести платеж получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель.

Расчет по инкассо. При расчете по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

Расчет чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку. В любом случае платеж оговаривается в контракте.

Существует ряд преимуществ в пользу оплаты счета до получения, проверки и оприходования товара:

финансовое положение предприятия-покупателя может быть устойчивым;

неспособность к предоплате не только исключает скидку, но и неблагоприятно отражается на репутации покупателя;

при осуществлении закупок у надежных поставщиков в случае возникновения проблем с неудовлетворительным качеством товара легко могут быть выяснены приемлемые коррективы даже после оплаты счета.

Применение современных технологий при осуществлении закупок

Применение технологий при осуществлении закупок приводит к повы­шению производительности процесса закупки. Это прежде всего элект­ронный обмен данными с поставщиками, кодирование информации и ав­томатизированный ввод данных.

Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей. Персонал отдела снабжения затрачивает треть своего време­ни, разбираясь с проблемами, вызванными отклонением процесса снабже­ния от предписанного. Укажем некоторые типичные проблемы, возникаю­щие из-за наличия множества бумаг:

• длительное время, необходимое для обработки всей процедуры

зависимость от большого числа форм и документов, перемещаемых через различные объекты;

необходимость большого числа сотрудников для сбора всех доку­ментов, их анализа, обработки, хранения и других операций;

необходимость в других сотрудниках, которые должны контролиро­вать административные процедуры;

управлять ими;

ошибки, неизбежно возникающие при большом количестве доку­ментов и занятых сотрудников; .

невозможно уделять достаточно внимания системам, работающим совместно, например контролю состояния запасов.

Основным шагом в совершенствовании снабжения стали электронные закупки. Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает вре­мя разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Суще­ствует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название «электронное снабжение» (e-procurement), или «электронные закупки» (e-purchasing). Эти варианты снабжения могут вы­полняться в различных формах, но в любом случае в их основе лежит пря­мой обмен данными между компьютером поставщика и заказчика. Прин­ципиально можно выделить два типа электронного снабжения; их обозна­чают В2В (business-to-business — когда одна организация закупает материалы у другой) и В2С (business-to-customer — когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель).

Каждый упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку. Это метка обычно представляет собой штрих-код, информацию с которого можно считывать автоматически в любое время и в любом месте перемещения товара.

Вторая технология – электронный перевод денежных средств (electronic funds transfer, EFT). Когда поступает подтверждение о доставке материалов, EFT автоматически дебетует банковский счет заказчика и кредитует счет поставщика.

Таким образом EDI размещает заказы, кодировка товара позволяет их отслеживает, а EFT отвечает за платежи.