3. Меморіально-ордерна форма обліку

Сутність організації бухгалтерського обліку за меморіально-ордерною формою полягає в тому, що на основі первинних документів складаються меморіальні ордери, де проставляється кореспонденція рахунка.

Меморіальні ордери складаються на кожний первинний, один документ — доказ.

Меморіальні ордери фіксуються в реєстраційному журналі та використовуються для запису на синтетичних рахунках в Головній книзі.

Аналітичний облік ведеться паралельно синтетичному, використовуються первинні документи, картки, відомості, книги.

На рис. 1. наведено схему меморіально-ордерної форми обліку.

Рис. 1. Схема меморіально-ордерної форми обліку

При використанні обчислювальної техніки машинні носії після групування по дебету синтетичних рахунків є основою для складання машинограм по дебету рахунка, а після вторинного групування по кредиту рахунків — для складання відомості по кредиту рахунків. Для автоматизації процесу формування аналітичного обліку паралельно створюються

машинограми аналітичного обліку. Після цього на основі синтетичного і аналітичного обліку складається Головна книга. Перевірка правильності ведення синтетичного і аналітичного обліку здійснюється складанням у кінці місяця оборотних або сальдових відомостей по рахунках аналітичного обліку і звірянням їх підсумків з відповідними даними оборотної відомості за синтетичними рахунками. Технологія обробки за такої форми обліку не передбачає автоматичне формування періодичної і річної звітності.

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є: простота і гнучкість, що дає змогу пристосовувати її до різних типів підприємств; використання меморіальних ордерів, що сприяє упорядковуванню синтетичного обліку; посилення контрольних функцій обліку, звіряння даних синтетичного і аналітичного обліку. Водночас меморіально-ордерна форма обліку має істотні недоліки, а саме: необхідність формування великої кількості меморіальних ордерів; незначний ступінь відповідності обліку потребам аналізу і аудиту; не надає можливості на основі облікової інформації приймати управлінські рішення.

На підприємствах тривалий час застосовувалася меморіально-ордерна форма обліку, при якій складалися книжкові й карткові облікові регістри. Нині цю форму обліку використовують переважно на невеликих підприємствах. Синтетичний облік при цій формі ведеться у книгах або відомостях. Для аналітичного обліку використовують книги, відомості, картки. Бухгалтерські проводки оформлюють меморіальними ордерами, які складаються за звітний період і реєструються у реєстраційних журналах. Облік наявності грошових коштів ведеться у спеціальній касовій книзі.

4. Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна

Журнал-Головна форма - комбінована форма обліку. Вона є варіантом меморіально-ордерної форми обліку. Журнал-Головна форма розвинулась на початку XIX ст. і потім знайшла велике поширення. Особливістю цієї форми є те, що всі операції у синтетичному обліку відображені в одному реєстрі - Журнал-Головній книзі. У ній поєднано хронологічний запис (Журнал) із систематичним (Головна книга). У Журналі-Головній книзі ліва частина призначена для хронологічних записів, а права частина використовується для систематизації записів за синтетичними рахунками.

Кожному синтетичному рахунку відводяться дві графи для запису оборотів за дебетом і кредитом. У Журналі-Головній книзі є стільки граф, скільки синтетичних рахунків повинно бути відкрито на певному підприємстві для обліку всіх господарських операцій (записи роблять на розгорнутому аркуші). Через велику кількість балансових рахунків виникає необхідність вкладати всередину додаткові аркуші.

Журнал-Головна форма обліку - різновидність синхронної форми бухгалтерського обліку, де хронологічний і систематичний записи збігаються в часі й місці їх відображення. Це робить її компактною, простою і наочною.

Журнал-Головна книга відкривається записами у першому рядку за всіма рахунками за станом на 1 січня. Сума балансу, яка відповідає загальному підсумку окремо дебетових і кредитових залишків, записується в колонці "Сума обороту за меморіальним ордером". Потім відображуються всі операції за місяць. Запис операцій у Журналі-Головній книзі здійснюють на підставі меморіальних ордерів, наприкінці місяця підсумовують місячні обороти і виводять залишки на 1 число наступного за звітним місяця. Наявність в одному реєстрі систематичних і хронологічних записів звільняє від необхідного складання оборотної відомості за синтетичними рахунками.

Зберігається складання оборотних відомостей тільки за аналітичними рахунками. Звірка синтетичного обліку з аналітичним виконується безпосередньо за даними Журналу-Головної книги.

Схема організації бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна книга подана на рисунку 2.

Рис. 2. Схема організації бухгалтерського обліку за формою Журнал-Головна книга

Основним недоліком такої форми обліку є те, що Журналом-Головною книгою незручно користуватися при великій кількості синтетичних рахунків. Крім того, цій формі притаманні всі недоліки меморіально-ордерної форми.

Тому Журнал-Головна форма може бути з успіхом застосована тільки на підприємствах з невеликим обсягом господарських операцій.