1. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

1. Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами (напр. «документ принят к исполнению», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.). Пользователями являются – сотрудники ограниченного числа структурных подразделений (напр. управление делами, секретариаты, канцелярии и т.д.);

2. Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Пользователями являются – отдельные сотрудники подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс.

3. Информационные системы управления документами. Обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации и их защиту. Эти документы хранятся в специализированных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. Пользователями являются – все сотрудники организации.

Основные функции исуДокументационным обеспечением предприятия

1. Обработка и хранение документов, регистрация;

2. Работа с взаимосвязанными документами;

3. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

4. Передача документов между исполнителями;

5. Регламентация прав доступа;

6. Интеграция с внешними системами электронной почты;

7. Контроль исполнительской дисциплины;

8. Списание документов

Если рассматривать иерархию ИСУД по мере их расширения от частных к более общим, то она будет следующая:

1. Системы управления делопроизводством;

2. Системы управления документооборотом;

3. Системы управления документами.

4. Защита электронной документации

Информационная безопасность включает в себя:

• комплексную программу обеспечения безопасности информационных ресурсов предприятия,

• экономически обоснованную технологическую систему защиты.

Система защиты информации – это совокупность организационных и технологических мер, программно-технических средств, правовых и морально-этических норм, необходимая для безопасности информации.

Безопасность информации ¾ это обеспечение ее конфиденциальности, целостности и доступности законным пользователям.

Безопасность информации – состояние защищённости информации, обрабатываемой средствами вычислительной техники, находящейся на машинных и традиционных носителях от внутренних и внешних угроз.

Статья 21 Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" определяет, что защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб её собственнику, владельцу и иному лицу.

Закон подразделяет информацию по уровню доступа на следующие категории:

• общедоступная,

• открытая информация,

• информация о гражданах (персональные данные),

• конфиденциальная информация.

Конфиденциальная информация ¾ документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

По характеру угрозы электронным документам их можно разделить на следующие типы:

• угроза раскрытия информации;

• угроза нарушения целостности документа;

• угроза потери доступа к документу;

• угроза подделки документа.

По типу воздействия угрозы подразделяются на следующие типы:

• природные;

• техногенные катастрофы;

• деятельность людей (преднамеренные действия – злоумышленники, непреднамеренные ошибки персонала - нарушители).

Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:

1. обеспечение надежности функционирования технических средств;

2. обеспечение резервирования каналов связи;

3. резервное дублирование информации;

4. ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;

5. разграничение прав доступа к файлам и папкам;

6. внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;

7. защита от вирусов;

8. защита от "взлома" сетей.

Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами в 2002 году был принят федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.

Применяемые методы и способы защиты можно объединить в четыре подсистемы, устанавливаемые в информационных системах: