Сортировки

Программа позволяет производить сортировки в списках данных по возрастанию, по убыванию или в порядке созданном самим пользователем. Сортировки можно производить сразу по нескольким полям (в версии 2003 по 3 полям, в версиях 2007 или 2010 по большему количеству уровней). На рисунке приведено окно сортировки Excel 2007.

Чтобы отсортировать список, сначала выделите в нем какую-нибудь ячейку. Затем выберите на ленте Данные команду Сортировка. Excel просмотрит данные для определения размера списка, выяснит, содержит ли список строку заголовка, которую нужно исключить из сортировки, и затем выведет на экран окно диалога Сортировка. Критерий сортировки задают кнопкой <Добавить уровень>

17. Отсортируйте ваш список в следующем порядке: Подразделение, Должность, Фамилия.

M S Excel не ограничивает вас применением стандартного порядка сортировки. Если нужно отсортировать некоторое множество названий в определенном неалфавитном порядке, можно задать пользовательский порядок сортировки. Предположим, Вы хотите чтобы в столбец Подразделение информация выводилась в порядке: Администрация, Производственный ЦЕХ, Отдел продаж, Бухгалтерия, Склад. Для этого:

• В окне <Сортировка> укажите параметр «Настраиваемый список»

• Выберите НОВЫЙ СПИСОК

• В области Элементы списка введите названия подразделений в том порядке, который вы хотите использовать при сортировке.

18. Создайте сортировку с применением списка

Фильтры

Отфильтровать список - значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для этого можно использовать команду Фильтр на ленте Данные. Перед использованием этой команды нужно выделить любую одну ячейку списка. После активизации команды Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца.

Щелчок по кнопке со стрелкой раскрывает список значений, которые можно использовать для задания условий отбора. Фильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для этого сначала отфильтровывается список по одному столбцу, затем полученный список отфильтровывается по другому столбцу и т.д

19. Примените Фильтр.

Выведите в список только руководителей. Затем верните скрытые записи.

Покажите работников Производственного цеха.

Покажите всех Рабочих оклад, которых меньше пяти тысяч.

Если фильтр вам уже не нужен, покажите все записи и еще раз щелкните по кнопке Фильтр. Вы также можете использовать формы для нахождения строк, удовлетворяющим заданным условиям.

Дополнительный фильтр

В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых на несколько столбцов, а также условия, создаваемые как результат выполнения формулы.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе в отдельном диапазоне создается список условий, который отделяется от основного списка хотя бы одной пустой строкой. В диапазон условий копируют заголовки столбцов, на которые накладывают фильтр, под заголовками указывают данные отбора.

Примеры формирования и применение диапазонов приведены на рисунке.

П рименение диапазона В37:В39 (несколько условий для одного столбца – связка ИЛИ) оставит в списке только записи о работниках бухгалтерии и администрации

Применение диапазона D37:E38 (одно условие для нескольких столбцов - связка И) оставит в списке записи о рабочих чей оклад превышает 5000 рублей.

Д иапазон А41:С44 (Разные условия для разных столбцов) отберет данные обо всех работниках администрации, обо всех начальниках и менеджерах чей оклад превышает 7000 рублей.

18. Проверьте работу Расширенного фильтра на примерах

Если в окне Расширенного фильтра поменять положение переключателя «Обработка», то откроется для заполнения поле «Поместить результат в диапазон». Здесь можно указать ссылку на ячейку для копирования отобранных записей.