Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

Как заполнить раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.

В разделе укажите следующие сведения:

• дату приема (перевода);

• структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;

• должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

• оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Нужно ли в личную карточку вносить сведения о временных переводах сотрудника

Да, нужно.

Личная карточка по форме № Т-2 содержит раздел III, где отражаются сведения о переводах сотрудника. Согласно указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, записи в данный раздел отражаются на основании приказов о переводе по форме № Т-5. Приведенная форма приказов используется при оформлении как постоянных, так и временных переводов. Исходя из этого можно сделать вывод, что в разделе III личной карточки следует вносить информацию как о постоянных, так и о временных переводах.

Нужно ли в личную карточку вносить сведения о повышении оклада

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве не содержится.

В унифицированной форме личной карточки № Т-2 есть графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка», относящаяся к разделу III «Прием на работу и переводы на другую работу». Как следует из названия раздела, в данную графу вносят сведения о величине оклада при приеме на работу и его изменении при переводах сотрудника. Однако повышение оклада переводом на другую работу не является (ст. 72, 72.1 ТК РФ). И если следовать нормам буквально, то необходимость отражать сведения о повышении оклада в личной карточке сотрудника в рассматриваемой ситуации отсутствует.

Вместе с тем, исходя из сути личной карточки и ее назначения сведения о повышении оклада все же уместно в ней отразить. В частности, для организаций государственного сектора и организаций, использующих унифицированные формы, эти данные можно внести в раздел III, продублировав должность и указав новый размер оклада, или в раздел X «Дополнительные сведения». Коммерческие организации, разработавшие и утвердившие свою форму личной карточки, могут предусмотреть в ней раздел или строки для сведений о повышении оклада (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

Как внести в личную карточку запись о переименовании должности

Если компания применяет унифицированную форму № Т-2 личной карточки, то надо иметь в виду, что специального раздела на случай переименования должности данная форма не предусматривает. С учетом имеющихся разделов целесообразно сведения о переименовании внести в раздел III указанной формы, где отражают всю информацию о приеме и дальнейших передвижениях сотрудника. Если компания применяет самостоятельно разработанную форму, то внести сведения можно в аналогичный раздел либо предусмотреть для переименования особый блок.

Отражая сведения в карточке, укажите:

• дату, с которой должность переименована;

• новое название должности;

• основание для переименования (в общем случае это будут реквизиты приказа об изменении названия должности).

С внесенной в личную карточку записью ознакомьте сотрудника под подпись.

Такой порядок следует из пункта 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.