5. Создание базы данных (таблиц и связей между ними)

в Access 2007

Рассмотрим этапы создания БД «Деканат» с помощью СУБД Access 2007. Сначала составляем модель "сущность – связь" для базы данных «Деканат».

Рассмотрим предметную область: Деканат (Успеваемость студентов) В БД «Деканат» должны храниться данные о студентах, группах студентов, об оценках студентов по различным дисциплинам, о преподавателях, о стипендиях и т.д. Ограничимся данными о студентах, группах студентов и об оценках студентов по различным дисциплинам. Определим сущности, атрибуты сущностей и основные требования к функциям  БД с ограниченными данными.

Основными предметно-значимыми сущностями БД «Деканат» являются: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.

Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:

• студенты – фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, группа студентов;

• группы студентов – название, курс, семестр;

• дисциплины – название, количество часов

• успеваемость – оценка, вид контроля.

Основные требования к функциям БД:

• выбрать успеваемость студента по дисциплинам с указанием общего количества часов и вида контроля;

• выбрать успеваемость студентов по группам и дисциплинам;

• выбрать дисциплины, изучаемые группой студентов на определенном курсе или определенном семестре.

Из анализа данных предметной области следует, что каждой сущности необходимо назначить простейшую двумерную таблицу (отношения). Далее необходимо установить логические связи между таблицами. Между таблицами Студенты и Успеваемость необходимо установить такую связь, чтобы каждой записи из таблицы Студенты соответствовало несколько записей в таблице Успеваемость, т.е. один – ко – многим, так как у каждого студента может быть несколько оценок.

Логическая связь между сущностями Группы – Студенты определена как один – ко – многим исходя из того, что в группе имеется много студентов, а каждый студент входит в состав одной группе. Логическая связь между сущностями Дисциплины – Успеваемость определена как один – ко – многим, потому что по каждой дисциплине может быть поставлено несколько оценок различным студентам.

На основе вышеизложенного составляем модель сущность – связь для БД «Деканат»

  - стрелка является  условным обозначением связи: один – ко – многим.

После создания модели запускаем приложение Access 2007 и создаем Новую базу данных.

При создании новой пустой базы данных окно приложения Access 2007 открывается на контекстной вкладке "Режим таблицы". В окне отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица.

Рис. Новая пустая таблица.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на пиктограмме Вид и выбрать режим Конструктор.

Рис. Смена Режимов.

Откроется окно Сохранение, в котором надо указать имя Группы студентов и нажать кнопку ОК.

Рис. Диалоговое окно Сахранение.

Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор

Рис. Таблица «Группы студентов» в режиме Конструктор.

Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:

• Имя поля;

• Тип данных;

• Описание. Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

• Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)

• Поле МЕМО - длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)

• Числовой - текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)

• Дата/время – даты и время (8 байт)

• Денежный - используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)

• Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)

• Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)

• Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)

• Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)

• Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных. Затем введите в третью колонку описание поля.

Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку колонки "Имя поля" вводим код группы студентов (КодГруппы) и нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных. Access по умолчанию назначает тип данных - Счетчик. Нажимаем клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Описание, при необходимости вводим описание данных.

Первой строке таблицы (поле КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются). Далее заполняем вторую строку (второе поле таблицы), Имя поля - Название, Тип данных - текстовый. Третья строка: Имя поля - Курс, Тип данных - числовой и четвертая строка Имя поля - Семестр, Тип данных - числовой. При этом для имени поля "Название" в разделе свойства поля необходимо установить размер поля - 10.

Рис. Таблица «Группы студентов»

Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость. Обязательно соблюдайте указанную последовательность создания структуры таблиц.

Необходимо отметить, что в структуре таблицы "Студенты" для поля КодГруппы (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок. В структуре таблицы "Успеваемость" для поля КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ) установите значение Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных - мастер подстановок.

При выборе типа данных Мастер подстановок, вызывается мастер создания подстановок и открывается диалоговое окно

Рис. Диалоговое Создание подстановки.

В наше случае в данном окне нужно выбрать пункт «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажать кнопку Далее.

Следующим шагом нужно выбрать объект из которого будут выбираться данные. В нашем случае выбираем таблицу Группы студентов.

Рис. Выбор таблицы для подстановки.

Далее нужно выбрать какие значения будут отображаться в столбце подстановки. Для нашей таблицы достаточно выбрать поле Название.

Рис. Выбор поля для объекта «столбец подстановки».

В следующем окне указывает порядок сортировки элементов списка. Потом указываем ширину столбцов, которые содержит столбец подстановки. Также нужно поставить галочку в пункте Скрыть ключевой столбец.

Рис. Задание ширины столбцов.

Последним шагом будет задание подписи, которую содержит столбец подстановки. Также нужно поставить галочку в пункте Сохранить несколько значений для этой подстановки.

Рис. Задание подписи столбца подстановки.

В результате столбец КодГруппы в таблице Студенты примет вид поля со списком.

Рис. Поле со списком.

Структуры остальных таблиц: Студенты, Дисциплины, Успеваемость, создаются аналогично:

Рис. Структура таблицы Студенты.

Рис. Структура таблицы Дисциплины.

Рис. Структура таблицы Успеваемость.

После этого необходимо установить логические связи между всеми таблицами.