3 Вимоги до оформлення самостійної домашньої роботи

Самостійна робота виконується з метою вивчення студентами сучасних теоретичних основ та отримання практичних навичок по курсу «Діловодство».

В процесі написання роботи студент має змогу отримати консультацію викладача у передбачений для цього час – консультацію або у вигляді рецензії після здачі на перевірку викладачеві.

Самостійна робота зараховується в загальної кількості балів, котрі студенти отримають протягом семестру та є обов’язковим.

При виконанні самостійної роботи необхідно враховувати:

- необхідно написати завдання роботи;

- робота оформлюється у відповідності з вимогами стандартів ДВНЗ «ПДТУ»;

- обсяг роботи дорівнює 20-30 сторінок та виконується шрифтом Times New Roman 14 кегель, 1,5 інтервал;

- в кінці роботи додається список використаної літератури.

Виконана робота захищається у викладача.

4 Методичні вказівки і завдання для виконання самостійної домашньої роботи

Студенти денної форми навчання виконують самостійне домашнє завдання відповідно до індивідуального варіанту завдання семестрової роботи.

Структура й обсяг самостійного завдання складається з двох частин.

Частина 1. Теоретичні питання.

У першому завданні самостійної домашньої роботи студент виконує письмове реферативний виклад теми за відповідним варіантом, який визначається за порядковим номером в журналі групи.

Текст виконується самостійно по виробленому логічного плану. Письмовому викладу матеріалу передує самостійний підбір студентом трьох-чотирьох джерел (обов'язково вказуються в списку літератури в кінці роботи), де, на його думку, найбільш вдало викладені питання теми.

Як джерела можуть бути використані підручники, навчальні посібники, статті в спеціальних виданнях, наукові публікації, матеріали Internet. Всі використовувані джерела ретельно опрацьовуються, конспектуються студентом відповідно до зазначеного варіантом роботи. Після проведеної попередньої роботи складається логічний план викладу матеріалу, який наводиться як зміст до роботи. При викладі матеріалу обов'язково виділяються вступ, основні параграфи, висновок, даються необхідні посилання на використані джерела, формулюються необхідні висновки та пропозиції.

Обсяг першої частини повинен бути не менше 12-15 сторінок комп'ютерного варіанту тексту, оформленого відповідно до вимог, зазначених вище.

Теми теоретичних питань з діловодства: Варіанти для виконання першої частини

1. Нормативно-правове забезпечення діяльності служб діловодства, структура і зміст інструкції з діловодства на підприємстві.

2. Роль документаційного забезпечення в управлінні. Поняття «документ», його функція. Класифікація документів за основними ознаками.

3. Поняття «реквізит». Постійні і змінні реквізити. Характеристика реквізитів заголовної та змістовної частин документа, їх перелік та вимоги до оформлення.

4. Бланк документа, види бланків організаційно-розпорядчих документів. Вимоги до бланків, розміри полів бланків.

5. Організаційні документи, їх призначення та роль. Основні види і загальні правила оформлення.

6. Загальна характеристика посадової інструкції. Визначення, структура змісту, порядок оформлення і основні реквізити документа.

7. Штатний розклад. Загальна характеристика документа; форма виконання, структура змісту, порядок оформлення та реквізити документа.

8. Розпорядчі документи, їх призначення та роль в управлінні. Основні види розпорядчих документів і загальні правила оформлення.

9. Наказ з основної діяльності. Структура тексту наказу, порядок його розробки та правила оформлення реквізитів. Витяг з наказу.

10. Розпорядження. Структура тексту, правила оформлення реквізитів.

11. Вказівка. Загальна характеристика документа, структура його тексту, порядок та особливості оформлення, реквізити вказівки.

12. Інформаційно-довідкові документи, їх призначення та роль в управлінні. Перелік основних видів інформаційно-довідкових документів. Загальні вимоги до оформлення.

13. Акт. Загальна характеристика документа, структура тексту, порядок розробки та оформлення реквізитів акту.

14. Протокол. Загальна характеристика протоколу, структура тексту, порядок розробки та оформлення реквізитів протоколу.

15. Доповідна, пояснювальна записка. Загальна характеристика документів, порядок оформлення реквізитів службових записок.

16. Довідка. Види довідок Загальна характеристика документа, реквізити довідок, особливості оформлення.

17. Службовий лист. Види листів. Структура, порядок оформлення, вимоги до листа, реквізити листа.

18. Телеграма і телефонограма. Загальна характеристика документів, порядок оформлення реквізитів.

19. Документи по особовому складу. Перелік документів. Особливості цих документів.

20. Оформлення кадрових наказів, виписка з наказу.

21. Оформлення заяви, автобіографії, характеристики, резюме.

22. Трудова книжка. Правила оформлення трудових книжок.

23. Документообіг. Основні етапи документообігу. Технологія роботи з вхідними документами.

24. Технологія обробки внутрішніх та вихідних документів.

25. Реєстрація документів і контроль виконання документів.

26. Номенклатура справ на підприємстві, формування та оформлення справ.

27. Підготовка документів на архівне зберігання.

28. Організація та особливості прийому відвідувачів керівником.

29. Порядок роботи з письмовими зверненнями громадян.

30. Підготовка та обслуговування нарад.

Література: [1 с.49-62], [4 с.64-85], [7 с.86-114]

Частина 2. Практична частина.

У другій частині завдання для виконання самостійної домашньої роботи студенту пропонується розробити проекти документів.

Основною метою даного завдання є узагальнення, розширення, структуризація і усвідомлення наявних теоретичних знань. При виконанні практичного завдання необхідно дати визначення документа, вказати послідовність його розробки, хто, як правило, готує цей документ. Розкрити структуру тексту, реквізити заголовної, змістовної частин й оформити документи.

Варіант розробленого документа повинен мати всі необхідні реквізити.

Від імені керівника фірми створити ескіз фірмового бланка (загального, бланка листа і бланка конкретного виду документа) організації з усіма необхідними реквізитами (реквізити вигадані).

На створених бланках необхідно розробити проекти документів за запропонованим завданням.

Складання ділових документів включає: дотримання викладу всіх факторів, відповідних дійсності і не викликають різного тлумачення; простоту і ясність викладу фактів, що передбачають доступність розуміння кожним виконавцем, хто має справу з даним документом; систематичність викладу думки в логічній послідовності і без повторень; переконливість зазначених у документі фактів, підтверджених вагомими доказами; повноту охоплення всіх викладаються факторів.

Розподіл індивідуальних варіантів для виконання самостійної роботи на основі даних таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 – Розподіл індивідуальних варіантів для виконання завдань другої частини

Варіант	Номер практичних завдань	Варіант	Номер практичних завдань	Варіант	Номер практичних завдань
1	1, 11, 21	11	1, 12, 25	21	1, 15, 30
2	2, 12, 22	12	2, 13, 24	22	2, 14, 29
3	3, 13, 23	13	3, 14, 23	23	3, 13, 28
4	4, 14, 24	14	4, 15, 22	24	4, 12, 27
5	5, 15, 25	15	5, 16, 21	25	5, 11, 26
6	6, 16, 26	16	6, 17, 30	26	6, 20, 25
7	7, 17, 27	17	7, 18, 29	27	7, 19, 24
8	8, 18, 28	18	8, 19, 28	28	8, 18, 23
9	9, 19, 29	19	9, 20, 27	29	9, 17, 22
10	10, 20, 30	20	10, 11, 26	30	10, 16, 21

Практичні завдання.

1. Складіть лист-повідомлення малого підприємства «Екосан» підприємству «Партнер» про причини затримки поставок машин і устаткування. Вкажіть терміни поставок. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

2. Складіть інформаційний лист про продаж приватним особам і державним підприємствам персональних комп'ютерів за договірною вартістю і про можливість приймати замовлення на складання програм. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

3. Складіть лист-запрошення організаційного комітету «Експоцентр» з пропозицією відвідати міжнародну спеціалізовану виставку «Економія матеріальних та паливно-енергетичних ресурсів у будівництві та промисловості». Виставка проходить у павільйоні виставкового комплексу. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

4. Складіть гарантійний лист малого підприємства «Родзинка» заводу «Прогрес» про надання технічної допомоги в розробці робочих креслень насосної станції. МП «Родзинка» просить здійснити цю роботу безпосередньо на майданчику. Терміни та вартість робіт необхідно вказати у листі. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

5. Складіть договірний лист про підписання договору товариства «Пілон» з приватною фірмою «Алекс» на постачання будівельних матеріалів. Перелік будівельних матеріалів, їх вартість, обсяг замовлення та обсяг повної поставки зазначаються у листі. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

6. Складіть лист-відповідь друкарні видавництва «Наука» малому підприємству «Тритон» про можливість виконати замовлення на виготовлення бланків обліку та звітності. Перелік матеріалів, їх вартість, обсяг замовлення та обсяг повної поставки зазначаються у листі. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

7. Складіть лист-прохання заводу залізобетонних конструкцій адміністрації області про виділення ліміту на склоплитки «Іриска» у кількості 50 тис.кв.м для обробки зовнішніх стінових панелей серії 135, які завод починає випускати з 2013 року для тресту «Заптрансбуд». Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

8. Складіть лист-відмову виробничого управління пасажирських перевезень виробничому об'єднанню «Вектор» з питання забезпечення запасними частинами парку автобусів. Вкажіть причину відмови. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

9. Складіть лист-прохання виробничо-комерційного підприємства «Вікторія» сирійської фірмі «Дейрітекс» про поставку тканини, текстилю для пошиття чоловічого, жіночого та дитячого одягу. Перелік матеріалів, їх вартість, обсяг замовлення та обсяг повної поставки зазначаються у листі. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

10. Складіть лист адміністрації Донецької області в асоціацію японо-української торгівлі з проханням надати докладний список експортної продукції з зазначенням цін за номенклатурою продукції та обсяги можливих поставок. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

11. Складіть лист-прохання державної торгової компанії «Укрторг» в болгарську фірму «Мальва» про можливість поставки в Донецьку область екологічно чистого дитячого харчування. Перелік продукції, її вартість, обсяг замовлення та обсяг повної поставки зазначаються у листі. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

12. Складіть лист-запрошення об'єднання «Експоцентр» з пропозицією взяти участь у виставці на міжнародному загальногалузевому ярмарку у м.Маріуполі, який проходитиме з 20 листопада по 10 грудня поточного року. Ярмарок є одним з найбільших торгових заходів. У тексті треба вказати, що участь у цьому ярмарку дозволяє широко представити експортну продукцію організації, продати експонати зі стенду, вивчити особливості ринку, обмінятися з іншими учасниками ярмарку науково-технічною інформацією та укласти вигідні угоди. Лист оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

13. Складіть протокол засідання інвентаризаційної комісії заводу газової апаратури, на якому розглядалося питання про результати інвентаризації по складу № 2 допоміжних матеріалів. На засіданні було прийнято постанову про затвердження результатів інвентаризації та віднесення за рахунок завідуючого складом недостачі допоміжних матеріалів в сумі 6 тис.грн., А також зачитані порівняльна відомість по складу № 2 і пояснювальна записка зав.складом. Інші дані визначте за своїм розсудом. Протокол оформлюється за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

14. Складіть повний протокол загальних зборів робітників кооперативу «Троянда», на якому обговорювалося питання про створення виробництва будівельних матеріалів для будівництва житлових будинків. На зборах було заслухано інформацію голови про можливість створення такого цеху та перспективи його роботи. Після обговорення було прийнято рішення доручити голові та його заступнику з будівництва протягом 6 місяців розгорнути роботу і виділити для цих цілей 15 млн.грн. Протокол оформлюється за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

15. Складіть протокол виробничої наради працівників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробці техпромфинплана на наступний рік. Після обговорення виробнича нарада прийняло рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно. Протокол оформлюється за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

16. Складіть доповідну записку бухгалтера Тимошиної І.П. головному бухгалтеру фірми «Рубін» Бабічеву Н.П. від 15 вересня поточного року про проведення Тимошиною І.П. перевірці виконання наказу директора фірми № 92 від 12.01.2009 «Про стан бухгалтерського обліку на будівництві бази відпочинку в районі Азовського моря». У наказі були вказані конкретні терміни ліквідації недоліків, виявлених при перевірці. У доповідній записці має бути зазначено виконання всіх пунктів наказу, за винятком пунктів про організацію рівномірної щоденної здачі робітниками нарядів бухгалтеру. Виявлено, що 25 лютого поточного року було здано тільки 35% всіх нарядів. Решта нарядів здані 1 березня. За графіком термін здачі останніх нарядів за минулий місяць встановлено першого числа наступного місяця. Інші дані вкажіть самостійно. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

17. Складіть доповідну записку головного бухгалтера директору про підсумки роботи із централізації розрахунків з робітниками і службовцями в ВЦ заводу. Централізація розрахунків дала можливість перевести на іншу роботу п'ять бухгалтерів цехів, зменшити помилки в розрахунках з робітниками і службовцями, посилити контроль за витрачанням фондів заробітної плати. На закінчення необхідно поставити питання про преміювання працівників бухгалтерії та ВЦ, що забезпечують перехід на централізований розрахунок заробітної плати по заводу. Інші дані вкажіть самостійно. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

18. Складіть доповідну записку секретаря-референта керівнику підприємства про втрату працівником Степановим Г.І. листа-запиту, що надійшов на адресу підприємства два місяці тому. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

19. Складіть доповідну записку начальника відділу керівнику підприємства про факт невиконання розпорядження про монтаж обладнання на ділянці унаслідок слабкого контролю з боку головного механіка. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

20. Складіть доповідну записку про причини несвоєчасного подання інформації про виконання наказу директора. Інші реквізити вкажіть самостійно. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

21. Складіть доповідну записку головного бухгалтера керівнику підприємства про необхідність централізації розрахунків з працівниками підприємства. В обов'язки облікових працівників цехів повинно входити лише оформлення первинних документів з обліку виробітку. У доповідній записці необхідно подати пропозицію про перегляд штатів звітних працівників у цехах і головної бухгалтерії з розрахунку загального скорочення штатів не менше ніж на 20%. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

22. Складіть доповідну записку начальника планово-економічного відділу керівнику підприємства про забезпечення відділу чотирма комп'ютерами. Інші реквізити вкажіть самостійно. Доповідна записка оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

23. Складіть і оформите телеграму фірми «Юнісіб» підприємству «Кристал» про повну відмову від оплати за продукцію у зв'язку з тим, що ця продукція не була замовлена. Інші реквізити вкажіть самостійно. Телеграма оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

24. Складіть і оформите телеграму підприємства «Агат» підприємству «Каскад» про відправку вантажу для будівництва літаком. Інші реквізити вкажіть самостійно. Телеграма оформлюється з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

25. Складіть наказ по ВАТ «Завод хімконцентратів» про затвердження інструкції з діловодства на заводі. У констатуючій частині вкажіть, що відповідно до Типової інструкції з діловодства у міністерствах, відомствах, затвердженої за розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24.06.2001 № 1118-р головою Комітету у справах архівів при Кабміні України Піхоя Р.Г., і з ГОСТ 6.38-91, канцелярією заводу розроблені порядок проходження документів і стандарти на організаційно-розпорядчу документацію. У розпорядчої частини затвердьте інструкцію і доручіть завідувачу канцелярією забезпечити методичне керівництво організацією діловодства на підприємстві і встановити контроль за дотриманням вимог інструкції. Наказ оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

26. Складіть проект наказу по електровакуумним заводу про встановлення єдиного режиму роботи централізованих складів. У констатуючій частині відзначте, що відпустку цехам матеріалів зі складів підприємства протягом робочого дня порушує нормальну роботу складського апарату. У розпорядчої частини вкажіть конкретні години відпустки матеріалів зі складів, назвіть конкретних посадових осіб (в дирекції та цехах), які відповідають за переклад складів на більш раціональний режим роботи. Інші пункти в розпорядчої частини, та інші реквізити вкажіть самостійно. Проект наказу оформлюється за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

27. Складіть проект наказу по «ВАТ «Азов» про підсумки документальної ревізії роботи підприємства з 01 лютого по 01 вересня поточного року. В акті ревізії зафіксовані такі недоліки: не впорядкований облік особового складу, деякі особисті справи ІТП перебувають у занедбаному стані; у завідувача складом металів Петрова І.В. виявилися надлишки листової сталі (320 кг) і недостача сталевої стрічки (185 кг); допускається необґрунтоване списання пакувального паперу, цвяхів і запасних частин для ремонту обладнання; в механічному цеху допущений перевитрата припою в кількості 60 кг; завідувачем складським господарством Яковлевим П.І. несвоєчасно відвантажена постачальникам поворотна тара, за що заводом сплачено штраф у сумі 1,5 тис.грн. Інші реквізити вкажіть самостійно. Проект наказу оформлюється за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

28. Складіть наказ по будівельному кооперативу «Запуск» про неправильне використання будівельних відходів. У вступній частині вкажіть, що при перевірці роботи складу пиломатеріалів встановлені факти відпуску в котельню для спалювання відходів пиломатеріалів довжиною понад 20 см. У заключній частині слід запропонувати завідувачу складом організувати роботу з реалізації відходів приватним особам. Наказ оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

29. Складіть наказ по підприємству «Сайл» про підсумки ревізії з перевірки фінансового обліку. У констатуючій частині вкажіть, що ревізією виявлено факти грубого порушення фінансового обліку, повна відсутність обліку та звітності по відрядженнях, відсутність журналу обліку довіреностей. Наказ оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.

30. Складіть наказ про підсумки роботи з документами в поточному році в ПРАТ «Україночка». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. Наказ оформлюється на офіційному бланку за підписами необхідних осіб з урахуванням необхідних реквізитів документу та правил складання.