2.4. Подвійний запис, його сутність і значення

Подвійним записом називають відображення кожної господарської операції двічі, за дебетом одного і за кредитом другого рахунків в одній і тій же сумі.

Подвійний запис не тільки принцип однакового відображення операцій на рахунках, а й основний технічний прийом бухгалтерського обліку, тому що забезпечує горизонтальний взаємозв'язок між рахунками, а також важливий контрольний прийом, оскільки очевидно, що скільки не було б операцій, загальна сума записів за дебетом рахунків завжди дорівнюватиме загальній сумі записів за кредитом рахунків.

Взаємозв'язок між рахунками, що виникає шляхом подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків, а такі рахунки кореспондуючими. Як синонім кореспонденції рахунків використовують терміни: бухгалтерська проводка, контирування.

Бухгалтерською проводкою (записом) називається зазначення двох рахунків (одного за дебетом, іншого за кредитом) і суми господарської операції.

Кореспондуючими називаються рахунки, які вступають у зв'язок в господарських операціях.

Оскільки господарські операції здійснюються на основі первинних документів, то у формуванні господарської операції і при кореспонденції рахунків необхідно вказувати підставу (документ). Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку є певною моделлю взаємопов'язаних рахунків, і тому конструювання чи складання бухгалтерської проводки є творчою роботою фахівця-бухгалтера, яка вимагає глибокого розуміння суті господарської операції і уявлення про зміни, до яких вона приведе.

Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості й складні бухгалтерські проводки.

Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну і ту ж суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки.

Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, декілька кредитується на загальну суму, або навпаки - один кредитується, а декілька дебетуються на загальну суму.

Для того, щоб скласти бухгалтерську проводку необхідно:

1) уважно вивчити господарську операцію, її зміст;

2) визначити два рахунки які кореспондують;

3) дати характеристику рахункам (активний чи пасивний);

4) по кожному рахунку визначити зміни: збільшення чи зменшення;

5) використовуючи формули А+ А-, П+ П-, А+ П+, А- П- скласти бухгалтерську проводку.

Приклад 3.1.

Складемо кореспонденцію рахунків до господарської операції: придбано матеріали у постачальників на суму 200 грн.

1. Уважно вивчаємо господарську операцію, її зміст. За умовою прикладу придбання матеріалів призведе до збільшення їх на складі підприємства. З іншої точки зору, постачальник матеріалів є для підприємства кредитором, перед яким з моменту отримання і оприбуткування матеріалів виникає збільшення кредиторської заборгованості на суму 200 грн

2. Визначаємо два рахунки, які кореспондують. Придбано матеріали, отже, перший рахунок - це 201 «Сировина і матеріали». В підприємства виникла кредиторська заборгованість (зобов'язання сплатити кошти) перед постачальниками за придбані матеріали, тому інший рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

3. Даємо характеристику визначеним рахункам: «Сировина і матеріали» належать до засобів - активний рахунок, «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» (кредиторська заборгованість) належить до залучених джерел господарських засобів - пасивний рахунок.

4. По кожному рахунку визначаємо зміни. На підприємстві відбулось збільшення матеріалів на 200 грн, а також збільшення заборгованості за розрахунками з постачальниками і підрядниками на 200 грн Отже, відбулось збільшення за двома рахунками.

5. Використовуючи формулу А+П+ складаємо кореспонденцію.

Рахунок активний 201 «Сировина і матеріали»

Рахунок пасивний 631 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

Для складання кореспонденції вибираємо сторони рахунків (дебет або кредит), які відображають збільшення відповідних рахунків для типу змін А+П+.

Бухгалтерська проводка матиме вигляд:

Дебет рахунку 201 «Сировина і матеріали» на суму 200 грн

Кредит рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» на суму 200 грн

Скорочений запис:

Дт 201 - Кт 631 = 200 грн, або 201 - 631 - 200.00 грн

Увага! Першим завжди записується рахунок, який дебетується, а другим - який кредитується. Це практичний прийом 5 ( для зручності і швидкості записів,а також для взаєморозуміння І між бухгалтерами.