3. Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.

Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.

Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться: при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов и в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов.

4. Технология подписания документов эцп

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

5. Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Идеальная система электронного документооборота должна обеспечивать все функции бумажного документооборота, поддерживать технологии электронного документооборота:

• контроль взаимодействия клиентов и партнеров;

• выполнение долгосрочного хранения электронных документов;

• поддерживать современный набор функций для работы с электронными документами;

• преобразование бумажных документов в электронные;

• организация защиты и разграничения доступа;

• маршрутизация;

• механизмы обсуждения и согласования документов;

• публикации;

• подписка на рассылку извещений об изменениях в документах;

• механизмы контекстного поиска;

• взаимодействие с системами электронной почты;

• использование современных web-технологий документальных порталов и многое другое.

В мае 2012 года компания Cognitive Technologies провела исследование рынка систем электронного документооборота в государственном секторе.

Согласно полученным данным, общий объем средств, выделенных на приобретение электронного документооборота госорганами в 2011 году составил более 5 млрд. рублей. Из этой суммы порядка 45% приходится на расходы силовых ведомств. Исследование основывалось на информации, размещенной на сайте zakupki.gov.ru (всего было проанализировано 465 закупок от 457 заказчиков), а также данных, полученных непосредственно от заказчиков компании. По данным Cognitive Technologies в 2012 году затраты на внедрение систем автоматизации процессов и документооборота в госсекторе увеличатся на 40%.

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обслуживания управления. На сегодняшний момент среди ведущих компаний-разработчиков СЭД и ЕСМ-систем по количеству внедрений по России Электронные Офисные Системы (ЭОС) занимают 1 место и 28% рынка (у ближайшего конкурента 22%).