Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

Цель: научиться разрабатывать информационно-справочную документацию организации (предприятия).

Задание:

1. Из таблицы 1 в соответствии с последней цифрой зачетной книжки выберете информационно-справочный документ. Выбранному документу, дайте письменную характеристику, включающую назначение документа, правила его составления и оформления.

Таблица 1 – Информационно-справочная документация

№ варианта	Наименование документа
1	Докладная записка
2	Объяснительная записка
3	Служебная записка
4	Заявление
5	Протокол заседания
6	Акт
7	Справка
8	Предложение
9	Заключение, отзыв
10	Сводка

2. Составьте докладную записку руководителю выбранной Вами (при выполнении контрольной работы №1) организации (предприятия) или подразделения.

3. Составьте протокол заседания коллегиального или совещательного органа выбранной Вами организации (предприятия).

4. В таблице 2 представлены виды служебных писем. В соответствии с последней цифрой зачетной книжки выберете Ваш вариант письма. Выбранному виду письма дайте письменную характеристику, включающую его назначение, правила его составления и оформления.

5. Составьте это служебное письмо в соответствии с ранее описанными Вами правилами его составления и оформления.

Таблица 2 – Виды писем

№ варианта	Наименование документа
1	Сопроводительное письмо
2	Письмо-просьба
3	Письмо-запрос, письмо-ответ
4	Письмо-сообщение, гарантийное письмо
5	Письмо-подтверждение
6	Инструктивное (директивное) письмо
7	Письмо-извещение, письмо-предложение
8	Письмо-напоминание, письмо-требование
9	Письмо-заявка, письмо приглашение
10	Письмо-благодарность, письмо-поздравление

Теоретическая часть:

Функции и состав информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

В состав информационно-справочной документации входят:

• докладная записка;

• объяснительная записка;

• служебная записка;

• заявления;

• протокол заседания;

• акт;

• справка;

• предложение;

• заключение, отзыв;

• сводка;

• переписка.

Контрольные вопросы:

1. Каковы правила составления и оформления докладной, служебной и объяснительной записок и предложений?

2. Каковы требования к содержанию и оформлению протокола заседания и выписки из протокола?

3. Назовите основные требования к оформлению служебной переписки.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №4