Основные затраты организатора

Основные затраты организатора таковы:

♦ гонорар тренера или процент от прибыли;

♦ трансфер: самолет или поезд;

♦ проживание;

♦ организация самого тренинга: конференц‑зал, раздаточные материалы и т. д.;

♦ реклама мероприятия.

На чем можно сэкономить?

♦ Райдер. Нередко спикеры предъявляют весьма обширный райдер, многие пункты из которого исполнять совсем не обязательно. В райдере должны быть прописаны условия проживания тренера: обычно это гостиница или квартира. Иногда бывает уместен бартер: участие на мероприятии в обмен на предоставление квартиры или комнаты тренеру. Во избежание недоразумений обязательно обсудите этот вопрос с самим тренером.

♦ Гонорар. В зависимости от уровня квалификации и популярности спикера, сезонности планируемых мероприятий и прочих факторов можно добиться значительного снижения запрашиваемого изначально гонорара.

♦ Трансфер. Основной способ уменьшения затрат на перелет – это покупка билетов заранее, за несколько месяцев. Необходимо также отслеживать акции и спецпредложения, дающие возможность приобрести авиабилеты едва ли не за полцены. Менее популярный, но от этого не менее эффективный вариант – попросить у тренера контакты потенциальных организаторов из соседних городов, договориться с ними о совместной оплате перелета тренера и организации тренингов одного за другим в близлежащих городах. Кроме того, в этом случае можно получить скидку за организацию двух мероприятий подряд.

Письменный договор с тренером

Формат договора зависит от характера взаимоотношений с тренером. Если вы берете его на постоянную работу и платите зарплату, то здесь можно обойтись договором трудоустройства.

Если же вы намерены продавать его выступления и инфопродукты, выплачивая процент от прибыли, – необходим договор о партнерстве. Этот вариант подходит для продюсирования тренера, особенно если вы на уровне стартапа.

В договоре должны быть прописаны такие пункты, как:

♦ порядок организации мероприятий в различных регионах;

♦ гонорар;

♦ тема мероприятия, объем выдаваемой информации и запрет на ее распространение по иным каналам, вне мероприятия;

♦ место и время проведения занятий;

♦ условия, на которых спикер имеет право предоставлять индивидуальные консультации;

♦ обязанности сторон.

Желательно составить универсальный общий договор, который вы сможете заключить с любым тренером.

Как выбрать надежного организатора?

Важно, чтобы тренер и организатор мероприятий находили общий язык и имели схожие позиции относительно организационных моментов. Условно всех организаторов, берущихся устраивать мероприятие, можно разделить на три типа, и каждый тренер самостоятельно определяет, кто ему подходит более всего:

♦ организатор‑новичок;

♦ организатор среднего звена;

♦ организатор‑звезда.

Организатор‑новичок Начинающий организатор и начинающий тренер – идеальная пара, они понимают друг друга с полуслова и при этом не понимают ничего. Впрочем, это нисколько не мешает им добиваться успеха.

Начинающий организатор смел и дерзок. Возможно, он имеет опыт в организации одного‑двух мероприятий или не имеет опыта вообще. Трудолюбие и упорство начинающего организатора могут сыграть решающую роль, и ваше мероприятие пройдет на ура, главное, чтобы тренер не подкачал.

Организатор среднего звена В данную категорию попадают организаторы, имеющие опыт в реализации десяти и более мероприятий. Это золотая середина. Работать с такими организаторами легко и приятно, они достаточно опытны, чтобы все делать правильно, но недостаточно популярны, чтобы отказываться от небольших проектов.

Организатор‑звезда Сложный тип. Берется за организацию трудных крупных мероприятий. Его рекомендуют другие, он знает себе цену и сам решает, кого и как организовывать. Начинающий тренер едва ли может рассчитывать на поддержку такого организатора.

При выборе организатора прислушайтесь к отзывам коллег, но помните о том, что хороший менеджер буквально горит желанием сделать выдающееся мероприятие и приложит все усилия, чтобы оно состоялось. Кстати, для этого вовсе не обязательно искать крутого парня. Амбиции, находчивость и целеустремленность способны творить чудеса.